4 Cara Sistem Pengadaan Staf Purchasing Perlu Kalian Tahu

4-cara-sistem-pengadaan-staf-purchasing-perlu-kalian-tahu

Pengadaan adalah seluruh aktivitas penyediaan kebutuhan barang atau jasa baik melalui kontrak atau pembelian langsung. Dengan demikian, sistem pengadaan adalah sistem atau alur yang melingkupi aktivitas pengadaan.

Pengadaan sangat mempengaruhi keseluruhan proses operasional juga produksi perusahaan. Oleh karena itu, staf purchasing sebagai divisi yang menangani pengadaan barang dan jasa, perlu mewaspadai hal ini.

Sistem Pengadaan Barang dan Jasa yang Perlu Diketahui Staf Purchasing

Kemajuan zaman mempengaruhi cara atau sistem pengadaan barang, dengan kelebihan dan kekurangannya masing-masing.

Apabila Anda staff purchasing, maka wajib menguasai sistem procurement yaitu proses mendapatkan barang yang dibutuhkan perusahaan dengan biaya paling murah.

Hal ini bertujuan untuk menekan biaya sekecil mungkin sehingga keuntungan perusahaan dapat dimaksimalkan. Berikut 4 sistem pengadaan barang yang perlu Anda pahami:

1. Direct dan Indirect Procurement

Procurement adalah aktivitas dalam pengadaan barang atau jasa sesuai dengan bidang usaha yang dijalankan. Procurement memiliki dua tipe, direct dan indirect.

Direct procurement adalah pengadaan barang dan jasa yang berkaitan dengan produksi perusahaan. Sebagai contoh: sebuah perusahaan sepatu akan membutuhkan lembaran kulit, karet, benang nilon, atau komponen kemasan.

Pengadaan akan kebutuhan ini dinamakan direct procurement. Sedangkan indirect procurement adalah pengadaan barang dan jasa terkait kelancaran sektor operasional.

Contohnya, kebutuhan alat tulis, kebersihan kantor, atau mesin cetak, perlu disediakan agar operasional kantor dapat berjalan lancar.

2. Sistem Pengadaan Dengan RFQ

RFQ atau Request for Quotation adalah permintaan quotation (penawaran) harga dari barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan pada penyedia jasa. 

Dalam dokumen RFQ, sertakan daftar persyaratan dalam item baris, yang berpusat pada kemampuan penyedia jasa, biaya, juga persyaratan pembayaran.

Isi RFQ meliputi daftar detail produk, fungsionalitas yang diperlukan, fitur, durasi atau kuantitas yang dibutuhkan, tanggal pengiriman dan syarat pembayaran.

RFQ digunakan hanya jika Anda sudah mengetahui dengan persis apa yang dicari, jenis fitur dan fungsionalitas yang ingin dipastikan. Selain itu juga memiliki komitmen untuk melakukan pembelian. 

Setelah penyedia jasa memberikan proposal penawaran, perusahaan akan mengevaluasinya, dan mencari solusi pengadaan kebutuhan berdasarkan harga. Selanjutnya kandidat terbaik untuk diberikan PO dan pembelian selesai.

3. Request For Proposal

Request for Proposal (RFP) adalah proposal formal dari perusahaan pada sejumlah penyedia jasa. Proposal berisi uraian proyek yang akan dikerjakan secara spesifik, termasuk persyaratan dan ketentuannya.

Hal ini sangat penting agar dapat memberikan gambaran yang jelas sejak awal pada calon penyedia jasa akan pengadaan yang diinginkan. Penyedia jasa yang tertarik akan menjawab proposal dengan memberikan penawaran.

Selanjutnya perusahaan akan memilih dan memilah penawaran yang diajukan. Jika ada yang sesuai dengan kriteria, maka perusahaan akan mengirimkan surat kerjasama.

4. Penyedia Jasa Tunggal

Ketika barang atau jasa sangat dibutuhkan pengadaannya, sementara waktu untuk mengadakan tender tidak ada, perusahaan dapat menggunakan penyedia jasa tunggal.

Dalam kondisi darurat, waktu pasti terbatas, sehingga menyempitkan pilihan hanya pada satu penyedia jasa yang memenuhi persyaratan teknis perlu dilakukan. Apabila ini terjadi, maka persetujuan dari pihak manajemen dibutuhkan untuk mengkaji penawaran.

Hal ini dapat meminimalisir kesalahan pemilihan. Jika cocok, perusahaan dapat melanjutkan kerjasama ke tahap selanjutnya.

Jika Anda merasa repot menangani pengadaan barang atau jasa di perusahaan, saatnya mengenal Procurite, aplikasi pengadaan barang tanpa repot atau ribet dengan sistem cloud.

Dengan fitur Katalog dengan menggunakan kata kunci yang umum, Anda akan mudah menemukan barang atau jasa yang diperlukan. Selanjutnya lakukan transaksi dan pantau statusnya melalui ponsel di mana saja dan kapan saja tanpa membebani memori HP.

Procurite (Procurite Bisini Indonesia - PBI) memiliki pengalaman 15 tahun lebih akan pengadaan di Indonesia, baik secara kebiasaan atau regulasi pemerintah.

Dengan demikian, aplikasi pengadaan Procurite yang dikembangkan telah meliputi semua regulasi dalam sistem pengadaan di Indonesia.

logo procurite

Tebet Timur Dalam Raya No 43 Jakarta, Indonesia

procurite phone icon+(62-21) 8357385

procurite phone icon085811417123