6 Cara Kerja Purchasing yang Sederhana Dan Multitasking

6-cara-kerja-purchasing-yang-sederhana-dan-multitasking

Purchasing artinya membeli, dalam dunia retail disebut buyer (pembeli). Cara kerja purchasing adalah memastikan kebutuhan departemen lain kemudian mencari vendor dan memastikan semua dokumentasi kebutuhan dan pembelian tersusun rapi.

Oleh karena itu staff purchasing selain memiliki keahlian dalam bidang dokumentasi surat menyurat, pembukuan, juga wajib memiliki network yang luas. Hal ini untuk memudahkan melaksanakan tugasnya.

Cara Kerja Purchasing, Sederhana Namun Multitasking

Setiap perusahaan pasti memiliki divisi purchasing, agar semua pembelian keperluan perusahaan dan pengeluaran terkoordinir dan terdokumentasi. 

Apabila Anda seorang staff purchasing, maka wajib mengetahui barang dan jasa yang diperlukan bagi setiap departemen ketika melakukan koordinasi.

Dengan demikian bisa dengan cepat menyortir mana yang perlu didahulukan dan mana yang perlu diajukan pada pimpinan terlebih dahulu.

Selanjutnya Anda perlu menggunakan network yang dimiliki untuk menemukan vendor yang sesuai dengan keperluan perusahaan, juga ada dalam jangkauan budget. Berikut adalah beberapa cara kerja purchasing staff:

1. Mendata Kebutuhan Seluruh Divisi

Keahlian pertama seorang staff purchasing adalah komunikasi dengan divisi lain. Pandai-pandailah mencari hati dengan semua penanggung jawab divisi, agar sigap memberikan daftar barang dan jasa yang diperlukan.

Jika tidak, seluruh agenda pekerjaan Anda akan berantakan. Setelah mendapatkan semua keperluan divisi, pecah daftar menjadi beberapa bagian, seperti keperluan bulanan juga keperluan sesekali. Selanjutnya buat plan untuk perusahaan.

2. Network Dalam Cara Kerja Purchasing

Setelah memiliki plan pembelian, maka Anda perlu mencari supplier, vendor, juga service company dan freelancer.

Hal ini untuk mengetahui ajuan dana yang diperlukan untuk menyelesaikan semua rencana tersebut. Disinilah network Anda akan sangat dibutuhkan.

3. Negosiasi Pembelian 

Akan jauh lebih cepat dan mudah melakukan negosiasi dengan berbagai pihak ketiga yang telah dikenal sebelumnya, dibanding mencari-cari dahulu.

Selesaikan negosiasi dengan total harga pembelian barang atau jasa yang lebih murah dibandingkan harga pasaran. Kemampuan memperkecil dana yang akan dikeluarkan perusahaan, termasuk dalam skill staff purchasing yang handal.

4. Keahlian Pembukuan dan Dokumentasi

Skill dalam Microsoft Office dan komputer memang terlihat sederhana, namun sangat menentukan dalam ruang lingkup pekerjaan perkantoran.

Sebagai staf purchasing, Anda akan berhadapan dengan banyak pembuatan PO, pencatatan, tracking pengiriman, atau lainnya yang berhubungan dengan dokumentasi pembelian. 

5. Dokumentasi Terorganisir

Dokumentasi berbagai pengadaan barang dan jasa wajib tersusun rapi. Anda akan sangat terbantu dengan keterampilan dokumentasi yang rapi dan detail.

Dengan demikian, ketika atasan atau divisi lain datang tiba-tiba menanyakan dan mengecek sesuatu, Anda mudah mencarinya. Permudah pekerjaan Anda di lain waktu, dengan kerapian dan ketelitian ketika mengerjakan dokumentasi.

6. Paham Perpajakan

Membeli barang untuk perusahaan, berbeda dengan membeli barang pribadi yang bisa langsung dipakai. Barang-barang untuk perusahaan yang dibeli, wajib dibayarkan juga pajaknya.

Setiap supplier, vendor dan service jasa, yang barang dan jasanya dibeli, bisa jadi memiliki pajak yang berbeda. Dengan pengetahuan perpajakan, Anda akan tahu biaya yang harus dibayar, kapan dan kemana membayarnya.

Adalah Procurite, aplikasi dalam pengadaan barang yang diperlukan perusahaan Anda. Anda akan dapat memenuhi pengadaan barang juga memantau status transaksi dengan mudah kapan saja, dimana saja.

Fitur utama Procurite adalah Sourcing, dimana Anda dapat mencari barang kebutuhan perusahaan dengan cepat, dengan kategori katalog yang mudah digunakan. Pekerjaan purchasing jadi lebih mudah dan cepat, terpantau hanya dengan satu aplikasi.

Fitur katalog di Procurite akan membantu Anda memesan barang yang dibutuhkan dari tempat yang tepat.

Cara kerja purchasing sepintas memang terlihat sederhana, namun ternyata membutuhkan skill yang kompleks dan saling mendukung.

Meski demikian Purchasing tetap membutuhkan bantuan dari berbagai pihak dalam pekerjaannya. Apalagi dalam proses pengadaan barang. Seorang Purchasing wajib mendata semua keperluan yang dibutuhkan di semua divisi untuk mendukung efektivitas kerja perusahaan. 

Dalam proses pengadaan barang agar lebih mudah mengelolanya. Seorang Purchasing kini bisa menggunakan bantuan aplikasi untuk mengelola barang yang dibutuhkan. Aplikasi tersebut adalah Procurite yang telah terindikasi memiliki fitur on cloud dan base cloud dalam penggunaan aplikasinya. Pelajari aplikasinya terlebih dahulu sebelum menggunakannya disini.

 

logo procurite

Tebet Timur Dalam Raya No 43 Jakarta, Indonesia

procurite phone icon+(62-21) 8357385

procurite phone icon085811417123