Pertanyaan tentang apa arti purchase order seringkali keluar dari beberapa individu, karena istilah tersebut kerap digunakan dalam dunia bisnis.

Meski kerap digunakan, tidak semua orang mengetahui dengan baik apa arti purchase order, termasuk pelaku bisnis itu sendiri.     

Apa Arti Purchase Order? Simak Penjelasan Berikut Ini

Apabila diartikan dalam bahasa Indonesia, arti dari purchase order adalah pesanan pembelian.

Adapun untuk arti secara keseluruhan, purchase order adalah dokumen resmi yang dikirimkan pembeli kepada penjual tanpa harus melakukan pembayaran terlebih dahulu.

Purchase order biasa disingkat dengan PO, dan nama singkatannya jauh lebih populer daripada nama panjangnya.

Terkait purchase order  ini, masih ada beberapa fakta yang harus Anda ketahui. Berikut ini beberapa fakta tersebut:   

1. Purchase Order Dibuat oleh Pembeli

PO dibuat oleh pembeli, dan bukan penjualnya. Dalam sebuah perusahaan, divisi yang mengurusi pembuatan PO ini adalah divisi purchasing.

Sebagai contoh, perusahaan kontraktor mekanikal elektrikal memenangi tender pengerjaan listrik hotel di kota Jakarta. 

Agar proses pengerjaan bisa segera dilakukan, bagian purchasing harus segera membuat PO kepada supplier lampu dan juga kabel.

PO tidak dibuat oleh sang supplier, melainkan dibuat oleh staf purchasing dari perusahaan kontraktor tersebut.     

2. Tidak Harus Melakukan Pembayaran Terlebih Dahulu

Dalam dunia PO, pembeli tidak harus melakukan pembayaran terlebih dahulu. Umumnya, pembayaran akan dilakukan dengan sistem cicil.   

Meskipun belum melakukan pembayaran, staf purchasing tetap bisa membuat PO baru sehingga proses pemesanan tetap bisa dilakukan.

Melalui purchase order ini, kerja sama juga bisa terjalin satu sama lain, dan biasanya akan berjalan cukup lama.      

3. Purchase Order Memiliki Nomor Unik

Setiap PO memiliki nomor yang unik, di mana fungsinya untuk membantu pembeli dan juga penjual dalam melakukan pelacakan, baik itu pelacakan dalam pengiriman barang maupun pembayaran.

Selain nomor, ada beberapa informasi lain yang tertera di PO, di antaranya adalah:

1.  Produk yang akan dibeli.

2.  Detail produk, dari merek hingga spesifikasi.

3.  Jumlah produk yang akan dibeli.

4.  Harga produk per unit.

5.  Diskon produk.

6.  Pajak pertambahan nilai (PPN).

7.  Tanggal pengiriman.

8.  Lokasi pengiriman.

9.  Syarat dan ketentuan yang berlaku.

Untuk syarat dan ketentuan, umumnya berisi tentang masalah pembayaran yang sudah disepakati oleh pembeli dan penjual. 

4. Purchase Order Bukan Invoice

Sebagian besar masyarakat menganggap bahwa PO adalah invoice. Anggapan tersebut sudah pasti salah, karena PO berbeda dengan invoice.

Perlu diketahui, invoice adalah dokumen tagihan dari produk yang dibeli. Dalam bahasa Indonesia, invoice dikenal dengan nama faktur.

Umumnya, faktur ini dikirim bersamaan dengan barang pesanan dari divisi purchasing. Jadi PO bukanlah invoice, karena keduanya berbeda satu sama lain.    

5. Purchase Order Merupakan Penopang Bisnis

Sebagian besar bisnis yang ada di Indonesia, bahkan dunia mengandalkan perkembangan usahanya melalui purchase order.

Oleh karena itu, tidak terlalu berlebihan apabila mengatakan PO adalah penopang dari sebuah bisnis. 

Dengan adanya PO, bisnis tetap bisa berjalan tanpa harus mengeluarkan uang terlebih dahulu, karena pembayaran bisa dilakukan setelah barang terkirim.

Mengetahui Apa Arti Purchase Order Sangat Penting

Mengetahui apa arti purchase order sangat penting sekali, khususnya untuk orang-orang yang akan melamar di bagian purchasing.

Usai mengetahui fakta tentang purchase order, sekarang Anda juga perlu mengetahui tugas dari seorang staff purchasing.

Berikut ini tugas-tugas dari seorang staff purchasing:

1. Menganalisis Kebutuhan Perusahaan

Dalam perusahaan terdiri dari beberapa divisi, dan tiap divisi pasti memiliki kebutuhannya masing-masing.

Sebagai seorang staf purchasing, tugas Anda adalah membelikan peralatan yang dibutuhkan. Namun sebelum melakukan pembelian, Anda harus melakukan analisis terlebih dahulu.

Analisis perlu dilakukan untuk mengetahui apakah peralatan yang dibutuhkan itu harus benar-benar dibeli oleh divisi yang memerlukan.

2. Mencari Supplier

Ketika sebuah produk benar-benar dibutuhkan, langkah staf purchasing selanjutnya adalah mencari supplier.       

Langkah ini perlu dilakukan untuk mendapatkan supplier yang memiliki harga terjangkau, namun tetap memberikan kualitas kepada para pembelinya.

Dalam melakukan tugas ini, staf purchasing tidak cukup membandingkan harga dari dua supplier saja, karena sebaiknya mereka membandingkan harga dari tiga hingga lima supplier.

3. Melakukan Pemesanan

Apabila sudah mendapatkan supplier yang tepat, langkah selanjutnya adalah segera melakukan pemesanan.

Sebelum melakukan pemesanan, seorang staf purchasing bisa melakukan negosiasi kembali terkait diskon yang diberikan oleh pihak supplier.

Biasanya, seorang supplier masih memiliki diskon sekian persen terhadap produk yang dijual, sehingga penting untuk senantiasa menanyakan kembali berapa diskon yang diberikan.

4. Memantau Pengiriman Barang dari Supplier

Ketika pemesanan sudah dilakukan, langkah selanjutnya adalah memantau pengiriman barang dari supplier.

Ketika barang datang, silakan cek jumlahnya dengan melihat salinan PO. Apabila jumlah sudah sesuai, maka staf purchasing bisa menandatangani surat jalan yang disertakan saat pengiriman barang.

Mengingat pekerjaan staff purchasing membutuhkan ketelitian, sudah seharusnya pihak perusahaan menunjang kinerja mereka dengan purchasing software.

Baca Juga: Pentingnya Purchasing Software dalam Dunia Bisnis

Manfaat Purchasing Software

Berikut ini manfaat dari purchasing software:

1. Bisa Melacak Produk dengan Cepat

Data produk memang bisa direkap menggunakan Microsoft Excel. Namun ketika hendak melakukan pelacakan, prosesnya akan jauh lebih lama, karena data biasanya disimpan per folder.

Untuk menghindari hal tersebut, penggunaan purchasing software sangat disarankan sekali, karena proses pelacakan produk akan bisa dilakukan dengan lebih cepat dan mudah.

2. Tersedia Komputasi Awan

Purchasing software memiliki kapasitas penyimpanan yang begitu besar. Dengan demikian, data dari perusahaan bisa disimpan di dalamnya tanpa harus takut hilang.

Selain menyediakan ruang penyimpanan yang besar, komputasi awan juga memungkinkan para penggunanya bisa mengakses data perusahaan di mana saja dan kapan saja selama 24 jam.

3. Mampu meminimalisir Kesalahan

Membuat kesalahan dalam bekerja adalah sesuatu yang lumrah, karena banyaknya pekerjaan terkadang membuat seorang karyawan tidak fokus.

Guna menghindari kesalahan yang lebih fatal, pihak perusahaan harus melakukan antisipasi dengan menghadirkan purchasing software agar kerja karyawan menjadi lebih mudah.

Dapatkan Purchasing Software dari Procurite 

Procurite adalah purchasing software yang bisa Anda gunakan untuk mendukung kinerja para karyawan, khususnya divisi purchasing.

Berikut ini fitur yang ada di Procurite:

1.  Menyediakan self-service onboarding untuk pengguna, baik untuk seller (penjual) maupun buyer (pembeli).

2.  Tersedia pengaturan organisasi perusahaan untuk buyer.

3.  Tersedia pengaturan produk yang dijual untuk seller.

4.  Bisa membuat purchase request.

5.  Tersedia RFQ dan RFI untuk buyer ke seller.

6.  Tersedia proses pembelian oleh buyer.

7.  Bisa membuat purchase order.

8.  Terdapat fitur konfirmasi order oleh seller.

Perlu diketahui, Procurite adalah penyedia perangkat lunak untuk pengadaan barang dan jasa yang memudahkan kinerja para karyawan, khususnya di bagian purchasing agar lebih maksimal.

Adapun untuk pemesanan, silakan hubungi kami di website ini. Dengan menggunakan Procurite, pekerjaan yang berhubungan dengan PO akan berjalan lebih mudah.

Jadi itulah pembahasan terkait apa arti 

purchase order

, dan jangan lupa gunakan Procurite dari kami agar bisnis Anda semakin maju.