Apa Itu E-Sourcing

apa-itu-e-sourcing

E-Sourcing merupakan salah satu bentuk aktivitas dari e-procurement, mengacu pada proses identifikasi pemasok baru untuk kategori tertentu dari keperluan pembelian dengan menggunakan teknologi internet. Jadi sebenarnya Apa Itu E-Sourcing?

Untuk lebih jelasnya, berikut akan kami ulas mengenai Apa Itu E-Sourcing dan bagaimana manfaatnya untuk bisnis.

Apa Itu E-Sourcing?

Sebelum Anda memahami apa itu E-Sourcing, mari kita pahami apa itu sourcing. Sourcing sendiri merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk menemukan sumber barang serta jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Pada umumnya, sourcing adalah sub-bagian dalam suatu proses pengadaan. Ini berbeda dengan procurement yang berkaitan dengan kegiatan logistik untuk memperoleh barang atau jasa, dengan fokusnya untuk menggunakan pemasok terbaik dan harga pasar yang sesuai untuk barang-barang tersebut.

Jadi, secara ringkas, ketika suatu perusahaan memutuskan untuk mengeluarkan uang dalam pengadaan barang atau jasa, ini disebut dengan sourcing. Kemudian, sumber ini melibatkan analisis yang cermat pada kebutuhan perusahaan, bagaimana pemasok atau pasarnya, cara bernegosiasi dengan pemasok hingga menyusun kontrak.

Saat sourcing ini dilakukan secara elektronik atau dengan menggunakan perangkat lunak online, hal ini disebut dengan E-Sourcing. Suatu perusahaan akan memproses penawaran, proposal serta penawaran secara elektronik (melalui eAuctions) dari pemasok yang berbeda serta membandingkan hasilnya, sebelum nanti Anda memutuskan apa yang akan dibeli, barangnya dari siapa serta berapa harganya.

Dengan E-sourcing ini memungkinkan perusahaan agar dengan mudah memeriksa pemasok berbeda, yang menawarkan harga kompetitif serta produk berkualitas tinggi dari seluruh penjuru dunia.

E-sourcing juga menjadi cara untuk mengurangi risiko pasokan terkait dengan kategori pembelian. Seperti contoh, pemasok cadangan yang baru bisa diidentifikasi lebih cepat dalam kasus keberadaan pemasok yang gagal dalam menyerahkan serat evaluasi yang lebih mendalam dari adanya calon pemasok yang potensial dan dapat difasilitasi.

Apa Itu E-Sourcing dari Segi Manfaatnya

Electronic sourcing atau e-sourcing ini tentu memiliki manfaat bagi sebuah perusahaan, seperti diantaranya:

  1. Lebih hemat biaya, yang mana dengan adanya akses ke kumpulan pemasok yang lebih luas, penawaran serta negosiasi pun menjadi lebih kompetitif. Hingga kemudian akan menghasilkan penemuan harga yang cukup efisien bagi perusahaan Anda.
  2. Hubungan pemasok dan klien lebih transparan, karena dengan menggunakan portal atau perangkat lunak online, informasi mengenai barang, waktu pengiriman, status, harga dan lainnya, akan tersedia dengan baik. Tentunya ini juga akan lebih transparan bagi semua pihak yang terlibat.
  3. Lebih teratur, maksudnya dokumen atau informasi mengenai barang yang Anda beli, semuanya akan disimpan di satu tempat, jadi akan memudahkan audit. Selain itu, sistem yang transparan juga akan membuat kepatuhan pada prosedur peraturan menjadi lebih mudah, dengan informasi mengenai bagaimana pemasok dipilih.
  4. Dapat meningkatkan efisiensi serta hemat waktu, yang mana dengan adanya bantuan perangkat lunak ini, E-sourcing bisa mengurangi waktu yang dihabiskan untuk proses tender dengan mengurangi waktu yang dihabiskan dalam memberi kontrak kepada para pemasok.

Itulah beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan dari menggunakan e-sourcing bagi perusahaan Anda. Jika tertarik, Anda bisa mempercayakannya kepada Procurite, sebagai aplikasi dan software pengadaan untuk mempermudah segala keperluan perusahaan Anda.

Cara Kerja E-Sourcing

E-sourcing, merupakan bagian kecil, namun sangat penting untuk tercapainya proses e-procurement. Untuk lebih memahami apa itu E-Sourcing, berikut adalah cara kerjanya yang perlu Anda ketahui:

1. PPQ atau Kuesioner pra pembelian - sebelum berbisnis dengan pemasok manapun, Anda perlu mengidentifikasi, apakah mereka cocok untuk bisnis Anda. Perusahaan dapat melakukannya dengan PPQ ini, yang merupakan dokumen rinci, dirancang untuk menilai kesesuaian pemasok barang.

PPQ, pada industri lain prosesnya bisa disebut dengan permintaan informasi atau RFI. Sebelum hadirnya e-sourcing, tim pengadaan harus mengisi berbagai dokumen ini secara manual dengan tangan maupun melalui perangkat lunak seperti Ms. Word atau Ms. Excel.

Akan tetapi dengan hadirnya e-sourcing, prosesnya menjadi lebih mudah, karena pemasok bisa mengunggah jawaban mereka ke dalam perangkat ini, yang didistribusikan secara langsung ke perusahaan. Hal ini memungkinkan perusahaan Anda untuk mengumpulkan informasi dari lebih banyak pemasok dalam waktu yang singkat serta memastikan konsistensi penyelesaian.

2. Invitation to Tender (ITT) - ITT ini dikenal juga sebagai panggilan untuk tender, yakni proses dalam menghasilkan penawaran bersaing dari pemasok yang berbeda. Setelah mereka mengisi PPQ ini dan sudah dipilih untuk melanjutkan ke tahapan berikutnya dari proses pengadaan, pemasok pun akan dikirimi ITT.

Dokumen ITT akan menetapkan semua persyaratan organisasi, termasuk barang dan jasa apa yang diperlukan, serta menguraikan berbagai informasi yang nantinya akan diminta oleh organisasi pemasok untuk diserahkan.

Hal itu mengenai kebijakan, praktik, serta prosesnya sampai bagaimana evaluasinya. Pemasok akan mengisi dokumen ini untuk dibawa ke tahap selanjutnya.

3. Request for quotation/ RFQ (permintaan penawaran) - Memasuki proses ini, harga menjadi faktor utama dalam memilih pemasok. Pembeli akan mengirimkan formulir untuk pemasok, kemudian meminta mereka memberikan harga untuk layanan yang bisa mereka berikan.

RFQ ini bisa digunakan sebelum RFI dan ITT, apabila pembeli ingin memahami kisaran harga di pasar. 

4. eAuction - Sama halnya dengan RFI, PQQ serta RFQ, eAuction bisa dijalankan kapan saja dalam proses e-sourcing. Ini bisa mengikuti tender atau digunakan setelah proses tender.

Setelah memilih pemasok, mereka akan diundang untuk berpartisipasi dalam eAuction, yang merupakan suatu proses para pemasok menawar hak untuk menyerahkan kontrak kepada pengundang. Banyak layanan e-sourcing yang menawarkan jenis eAuction yang berbeda-beda, sesuai dengan manfaatnya masing-masing.

Proses lelang ini dibuat untuk mendorong para calon pemasok untuk bersaing satu sama lainnya. Dengan begitu, dapat memberi kesepakatan terbaik bagi para profesional pengadaan.

5. Pemberian kontrak - Setelah proses tender dan lelang selesai, serta pembeli sudah dipilih. Kontrak pun nantinya akan diberikan kepada pemasok yang menang. Elemen dari proses yang satu ini bisa diotomatisasi, dengan otomatis mengirimkan kontrak kepada penawar yang menang.

Gunakan Layanan E-Sourcing dari Procurite

Itulah cara kerja dari electronic sourcing atau e-sourcing ini yang penting juga untuk Anda ketahui. Jadi, apa itu E-sourcing? Ini menjadi salah satu bentuk aktivitas dari e-procurement yang mengacu pada proses penyediaan baru dalam kategori tertentu dari keperluan pembelian dengan menggunakan teknologi internet.

Untuk memudahkan proses yang satu ini, ada alternatif yang kami rekomendasikan untuk kelancaran perusahaan Anda, yakni dengan mempercayakannya bersama Procurite. 

Procurite yang merupakan software dan aplikasi pengadaan berbasis on-cloud/cloud base ini dapat memenuhi seluruh pengadaan barang. Anda pun dapat selalu memantau status transaksi perusahaan Anda dengan mudah di mana saja dan kapan saja hanya melalui satu aplikasi ini.

Baca Juga: Supplier Tangan Pertama

Kami selalu memastikan transparansi dan efisiensi dari kami untuk perusahaan Anda. Lebih lengkapnya, Anda dapat melihat portofolio kami di website ini maupun berkonsultasi langsung dengan tim kami melalui kontak yang telah disediakan. 

Dengan semua penjelasan mengenai apa itu E-Sourcing, semoga bisa menambah pengetahuan Anda dalam dunia bisnis. Tidak lupa, gunakan Procurite, agar perusahaan Anda lebih berkembang lebih efisien!

logo procurite

Tebet Timur Dalam Raya No 43 Jakarta, Indonesia

procurite phone icon+(62-21) 8357385

procurite phone icon085811417123