Apa itu invoice? Sekilas terdengar familiar, namun tidak jarang orang menyamakan invoice dengan nota. Padahal, keduanya berbeda, meski secara garis besar memiliki fungsi yang serupa. 

Agar semakin paham, mari baca penjelasan dibawah ini untuk mengetahui pengertian invoice, cara membuatnya, dan hal-hal penting terkait pembuatannya. 

Mengingat, invoice merupakan ‘alat’ yang penting untuk mendokumentasikan transaksi keuangan. 

Dengan tujuan, baik penjual atau pembeli, sama-sama merasa aman dan nyaman, karena ada kejelasan transaksinya. 

Selain itu, dengan adanya invoice ini, dapat meminimalisir terjadinya kecurangan. Jadi, mari simak penjelasan dibawah ini. 

5 Detail Penting Terkait Apa itu Invoice?

Apa itu invoice ? 

Invoice merupakan dokumen atau bukti fisik yang penjual berikan kepada pembeli. Dengan tujuan, ada detail jelas mengenai transaksi yang ditagih. 

Misalnya saja, jumlah barang, nominal, tanggal order, tanggal pengiriman dan lain sebagainya. 

Adapun detail lain yang harus diperhatikan mengenai invoice adalah sebagai berikut.

1. Komponen Penting dalam Invoice

Dalam membuat invoice, ada beberapa komponen yang harus Anda ingat dan cantumkan. 

Lantaran, komponen tersebut menjadikan validasi invoice yang Anda buat, akurat atau tidak. Oleh karena itu, mari simak dalam poin-poin berikut ini. 

• Nama pembuat – Cantumkan secara jelas, baik itu logo dan kop surat resmi pembuat invoice. Ini bertujuan, agar penerima paham bahwa ini dari Anda.
• Kode unik – Dalam pembuatan invoice, pakai kode unik yang Anda ciptakan sendiri. Ini bertujuan agar invoice tidak mudah dipalsukan, atau meminimalisir kesalahan pekerja. Misalnya, dobel cetak, dobel input, atau lainnya. Dengan demikian, akan mudah ketika melacaknya.
• Tanggal pembuatan  - Ini sesuaikan dengan kapan invoice dibuat. Misal untuk bulanan, maka cantumkan di bulan yang sesuai penagihannya.
• Kontak penerima – Cantumkan secara jelas, invoice akan diterima oleh siapa, nama jelas baik itu perusahaan atau perorangan, jabatannya, dan juga departemennya. Ini berguna agar invoice tidak salah masuk ke bagian lain jika tujuan adalah perusahaan atau lembaga yang besar.
• Informasi pembayaran – Berikan keterangan kapan pembayaran harus dilunasi, nomor rekening, nama pemilik rekening, dan jenis bank. Jika ada sistem pembayaran lebih dari satu kali, cantumkan kapan masa tenggangnya.
• Informasi penagihan – Buat detail mengenai jumlah barang yang hendak ditagih, nominal, ukuran barang, dan hal-hal terkait penentuan harga pembayaran.
• Memasukkan diskon dan total pembayaran – Jika memang ada potongan harga, maka masukkan ke dalam invoice. Sehingga penerima paham, jika harga total yang tertera sudah dikurangi oleh potongan harga.

Selan hal-hal di atas, tinggal sesuaikan saja dengan kepentingan Anda atau penerima. 

Contohnya untuk lembaga resmi, maka buatkan tembusan untuk klarifikasi pembayaran, sehingga meminimalisir kecurangan oknum tertentu.

2. Cara Membuat Invoice

Nah, kalau semua komponen mengenai invoice diatas telah lengkap, kini saatnya mengetahui bagaimana membuatnya: 

• Pertama, buat sesuai format resmi yang ada. Jangan pernah membuat dengan ganti-ganti format. Lebih baik siapkan template yang pakem, sehingga setiap kali membuat, tinggal masukkan detailnya saja.
• Jika sudah, maka cetak file dalam bentuk hard copy. Meski nantinya akan dikirimkan bentuk soft copy, haruslah tetap cetak. Ini berguna untuk dokumentasi arsip keuangan, dan juga membubuhkan stempel basah sebagai bentuk validasi invoicenya.
• Setelah ada stempel basah, maka buat salinannya.
• Dokumen asli kirimkan pada penerima, sedangkan salinannya, arsipkan sesuai kebutuhan.
• Misalkan hendak kirim bentuk soft copy, maka bisa scan, dan dokumen asli yang hard copy simpan ke dalam arsip.

Setelah semua selesai, jangan lupa untuk melakukan double cek. Terutama di bagian jumlah pembayaran, potongan harga, nomor rekening pembayaran dan nomor invoice (kode uniknya). 

Kalau yakin sudah benar semua, maka tinggal kirimkan ke penerima. 

3. Cara mengirimkan Invoice

Ketika mengirimkan invoice, maka ada etika dasar yang harus diketahui. 

Akan tetapi, ini kembali lagi kepada siapa yang mengirim dan siapa yang menerima. Pahami saja, secara garis besar dapat dirangkum sebagai berikut: 

• Lewat offline – Pastikan alamat penerima jelas, terbungkus amplop coklat rapat, dan di amplop ada logo serta nama jelas pengirim.
• Lewat online – semisal mengirimnya lewat e-mail, maka harus ada subject, isi e-mail dan juga etika dasar mengirim e-mail lainnya. Seperti, perkenalan siapa pengirim, tujuan mengirim e-mail, catatan penting lain, dan terakhir ucapan penutup serta signature teks. 

Kalau sudah, maka tinggal kirim dan tunggu respon penerima. Atau, bisa juga melakukan double check, dengan menelepon langsung penerima untuk konfirmasi apakah sudah diterima apa belum. 

4. Fungsi Invoice

Setelah memahami apa itu invoice dan detailnya, maka secara menyeluruh dapat disimpulkan bahwa invoice ini memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut:

• Sebagai bukti penagihan atau pembayaran – Ini berguna saat akan membayar transaksi yang sudah ada. Mengenai nominal, nomor rekening dan informasi lain terkait pembayaran sudah lengkap ada di dalam invoice. Sehingga, di kemudian hari, jika ada kesalahan lebih mudah tracking-nya.
• Bukti lapor pajak – Saat melakukan pembayaran pajak, ada banyak dokumen yang diminta. Mengenai transaksi penjualan, untuk memastikan besarnya pajak, maka invoicelah acuannya.
• Menjadi ‘Card Jaminan’ – Misal hendak menjual suatu alat atau produk lain ke pihak lain, maka keberadaan invoice ini penting. Contohnya hendak menjual excavator, maka pihak ketiga yang hendak membeli bisa tracking keabsahan produk lewat bukti invoice yang pabrik berikan ke penjual.

5. Macam Invoice

Secara garis besar, maka invoice memiliki tiga kategori berdasarkan sifat penggunaannya. Adapun detailnya adalah sebagai berikut. 

• Regular Invoice - Apa itu invoice regular? Jenis invoice ini sama dengan penggunaan pada umumnya.

Selain berisi informasi penerima dan pembeli, di sini pun ada rincian jenis produk, jumlah, nominal pembayaran dan tagihannya. Jadi, seperti pada invoice yang masyarakat kenal.

• Consular Invoice – Berbeda dengan invoice yang regular, jenis ini sifatnya lebih global lagi.

Lantaran bisa untuk transaksi skala internasional. Misalnya saja oleh pengusaha ekspor dan impor. Agar barang bisa masuk atau keluar, maka bukti invoice ini penting untuk proses transaksi dan pelunasannya. 

Mengingat, transaksi ini biasanya memakai lebih dari 1 jenis bank sebelum sampai ke tangan penjual.

• Apa itu invoice partial – Jenis invoice ini kadang disebut juga sebagai “Invoice proforma.” Jenis ini berbeda karena sifatnya yang berkelanjutan. Misalnya, Anda menjual produk dalam jumlah banyak, dan pembeli bersedia membayar dalam 3 kali angsuran.

Maka, invoice pertama, dan kedua, itu masuk jenis informa ini. Kalau sudah lunas semua, baru diganti dengan invoice regular. 

Baca Juga: Metode Pengadaan Barang dan Jasa

Apa itu Invoice dan Pengadaannya

Invoice merupakan dokumen atau bukti fisik yang penjual berikan kepada pembeli. 

Sekarang, sudah memahami apa itu invoice bukan?  Kabar baiknya, sekarang ada cara mudah untuk membuatnya. Termasuk, monitoring pengadaan barang atau jasa di tempat Anda. Semudah itu, dengan dukungan Procurite, Anda bisa mengefisiensikan pencatatan transaksi, terutama soal pengadaan dan pembayaran secara real time.