Di dalam sebuah kantor atau perusahaan, tentunya tidak akan terlepas dengan yang namanya pengadaan barang dan jasa. Seiring dengan berkembangnya zaman, berbagai macam metode pengadaan barang dan jasa mulai bermunculan.

Tentu masing-masing metode yang ada memiliki ciri khasnya masing-masing yang membuat metode-metode tersebut memiliki perbedaan satu sama lain. Nah, untuk mengenal lebih lanjut terkait metode-metode dalam pengadaan barang dan jasa, langsung saja simak pembahasan berikut.

Mengenal Metode Pengadaan Barang dan Jasa

Metode dari pengadaan barang dan jasa sendiri merupakan cara terkait bagaimana pengadaan barang dan jasa itu dilakukan. Sementara, bagian di perusahaan yang mengurusi hal ini disebut sebagai divisi purchasing.

Divisi purchasing yang ada di dalam perusahaan memiliki tugas untuk menguasai metode terkait procurement supaya dapat mengelola dan menjalankannya dengan baik. Sedangkan faktor-faktor yang mempengaruhi pemilihan metode pengadaan barang dan jasa diketahui terdiri dari kecepatan serta ketepatan waktu, kualitas, dan biaya operasional.

Nah, untuk lebih jelasnya, langsung saja simak 5 metode tentang pengadaan barang dan jasa di bawah ini. Sebab, setiap metode memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing.

5 Metode Pengadaan Barang dan Jasa

1. Tender Pengadaan

Metode pertama yang akan dibahas bernama tender pengadaan barang dan jasa. Di dalam dunia perusahaan, tentu sudah tidak asing lagi dengan istilah tender. Tender sendiri memiliki tujuan untuk mengumpulkan beberapa vendor yang menyediakan penawaran harga, barang, maupun jasa.

Selanjutnya, perusahaan akan memilih vendor yang dianggap tepat dan sesuai dengan kebutuhan sehingga nantinya akan menjadi mitra bisnis dengan perusahaan untuk melakukan pengadaan barang dan jasa. Lantas, siapa yang bisa mengadakan tender? Baik pemerintah maupun perusahaan pada umumnya bisa mengadakan tender.

Biasanya, tender sendiri terbuka untuk siapapun entah itu perusahaan kecil maupun besar. Tidak heran jika metode pengadaan barang dan jasa jenis tender dianggap sebagai metode yang tepat bagi perusahaan yang hendak memperluas jaringan dalam mengembangkan perusahaan.

Nah, proses pelaksanaan tender sendiri diawali dengan undangan keikutsertaan mengikuti tender yang dilanjutkan dengan pengajuan proposal oleh para peserta yang diundang. Selanjutnya, peserta yang terpilih akan mempresentasikan pengajuannya sebelum nantinya masuk ke tahap lelang. Di tahap lelang inilah perusahaan yang terpilih nantinya mengajukan penawaran solusi maupun harga terkait tender pengadaan yang disusunnya.

Mengingat teknologi semakin berkembang, kini banyak metode pengadaan jenis tender yang dilaksanakan secara online dengan memanfaatkan internet dan media elektronik.

2. Pengadaan secara Langsung

Selain tender, ada juga metode bernama pengadaan secara langsung atau lebih dikenal sebagai direct procurement. Metode satu ini hadir sebagai metode pengadaan yang dikenal cukup mudah bahkan umum dilaksanakan di setiap perusahaan.

Dalam proses keberjalanan pengadaan yang dilakukan secara langsung, tentu membutuhkan biaya besar guna mengadakan bahan baku untuk pengadaan. Dimulai dengan perencanaan procurement kemudian langsung diakhiri dengan pembayaran, menjadi ciri khas dari pengadaan yang dilakukan secara langsung.

Dengan demikian, tentu perusahaan memerlukan rencana yang matang sehingga pengadaan barang dan jasa yang hendak dilakukan benar-benar sesuai dengan kebutuhan. Bahkan, jangan sampai melebihi anggaran yang sudah menjadi rencana anggaran biaya perusahaan sebelumnya. Terlebih ketika perusahaan harus melakukan beberapa kali pengadaan barang dan jasa di dalam satu tahun.

Tentu langkah tepat dalam mempertimbangkan pengadaan yang efisien sangat dibutuhkan pada metode pengadaan secara langsung.

3. Request for Proposal

Selain kedua jenis metode pengadaan barang dan jasa di atas, ada juga jenis lain bernama request for proposal yang biasanya dilakukan ketika sebuah perusahaan membutuhkan pengadaan jasa. Metode satu ini menjadi metode pengadaan yang nantinya dilakukan oleh sebuah perusahaan dengan berlandaskan pada pengajuan proposal.

Pengajuan proposal yang dilakukan setara dengan permintaan secara formal untuk pengadaan barang dan jasa. Proposal yang disusun nantinya akan dilarikan kepada beberapa vendor yang tentunya sudah disesuaikan dengan kebutuhan.

Nantinya, para vendor yang tertarik dengan proposal pengajuan pengadaan akan memberikan sejumlah penawaran. Di mana, penawaran yang berujung pada kesepakatan akan berlanjut pada tahap kerjasama antara perusahaan dan vendor tersebut.

4. Request for Quotation

Tahukah Anda, bahwa dari sekian metode pengadaan barang maupun jasa yang sudah dipaparkan, ternyata metode request for quotation memenangkan kandidat sebagai metode paling simpel dan gampang. Kenapa, sebab perusahaan yang bersangkutan tidak perlu melakukan penawaran-penawaran resmi yang dianggap cukup merepotkan. Cukup dengan mengirimkan dokumen quotation kepada beberapa target vendor sesuai dengan kebutuhan, maka perusahaan tinggal mengkaji penawaran vendor berdasarkan harga serta barang sesuai kebutuhan. Umumnya, vendor mengajukan penawaran dalam bentuk proposal lengkap dengan barang dan harganya.

Seiring dengan perkembangan zaman, kemajuan teknologi juga mempengaruhi metode pengadaan barang dan jasa satu ini sehingga kini hadir juga dalam bentuk electronic quotation. Dengan demikian, proses berlangsungnya metode tersebut cukup dengan memanfaatkan internet dan media elektronik saja.

Melalui fitur quotation secara elektronik, Anda bisa membuat quotation kapanpun dan dimanapun Anda berada. Bahkan, pengecekan jumlah barang dan jasa juga bisa dilakukan dengan lebih fleksibel secara real time. Dengan demikian, tentu pengelolaan barang dan jasa bisa dilakukan dengan lebih mudah sehingga pekerjaan akan terasa lebih ringan dibandingkan ketika melakukan metode secara konvensional.

5.  Vendor Tunggal

Kemudian, terdapat metode berikutnya bernama vendor tunggal. Metode pengadaan satu ini dikatakan sebagai vendor tunggal sebab hanya terdapat satu vendor yang bisa memenuhi kebutuhan pengadaan barang dan jasa suatu perusahaan.

Jika kondisi ini terjadi yakni hanya ada satu vendor saja, bukan berarti tidak dibarengi dengan adanya pertimbangan. Tetap saja pihak perusahaan akan melakukan diskusi atau pertimbangan dengan pihak manajemennya guna menentukan tindak lanjut kerjasama bersama vendor.

Guna menghindari kesalahan dalam pengambilan langkah, perusahaan akan mengkaji ulang vendor tunggal yang ada lengkap dengan pengadaan yang ditawarkannya. Ketika dirasa cocok dan sudah tepat sesuai dengan kebutuhan, maka persetujuan kerjasama bisa dilangsungkan saat itu juga. Selanjutnya, tinggal melanjutkan ke tahap berikutnya dalam pengadaan barang dan jasa yang dilakukan oleh vendor tunggal untuk sebuah perusahaan.

Selesai sudah pembahasan terkait metode-metode dalam pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Nah, jika Anda masih bingung terkait metode apa yang tepat saat hendak melakukan pengadaan untuk perusahaan Anda, percayakan pada tim kami melalui Procurite.

Baca Juga: Metode Pengadaan Barang dan Jasa

Procurite hadir sebagai aplikasi pengadaan barang dan jasa yang mudah dan simpel sehingga membantu Anda dalam memenuhi kebutuhan pengadaan barang dan jasa baik di perusahaan  atau pun rumahan.

Bukan hanya itu saja, di aplikasi kami yang bernama procurite ini, status transaksi perusahaan Anda bisa dicek kapan pun dan dimanapun Anda berada. Jadi, tidak perlu ragu dalam memilih metode pengadaan barang dan jasa yang ada pada Procurite sebagai aplikasi pengadaan barang terbaik di Indonesia. Yuk cek segera websitenya.