Pengadaan barang menjadi agenda rutinan yang dilakukan oleh perusahaan-perusahaan pada kurung waktu tertentu. Tergantung kebijakan dari setiap perusahaan. Sementara, perencanaan untuk mengadakan pengadaan harus benar-benar matang dan tersusun dengan rapi. Itu sebabnya, Anda wajib tahu contoh perencanaan pengadaan barang yang akan dibahas di bawah ini.

Sebab, tanpa adanya perencanaan yang matang, maka kegiatan pengadaan yang dilakukan bukannya dapat menunjang efisiensi kerja melainkan dapat merugikan perusahaan. Oleh sebab itu, langkah demi langkah perencanaan yang ditetapkan harus benar-benar sudah melewati proses analisis secara matang.

Contoh Perencanaan Pengadaan Barang

Dalam menjalankan pengadaan barang, Anda harus melakukan perencanaan terlebih dahulu guna menaksir akibat yang nantinya terjadi. Sementara, contoh perencanaan pengadaan barang yang dilakukan secara umum oleh instansi maupun perusahaan, bisa langsung Anda cek di bawah ini.

1. Mengidentifikasi Barang yang Dibutuhkan

Umumnya, rencana pertama yang dilakukan oleh perusahaan maupun pihak tertentu dalam melakukan pengadaan adalah dengan mengidentifikasi barang-barang yang dibutuhkan. Langkah yang dilakukan dalam rencana awal ini adalah dengan melalui analisa.

Analisa pun dilanjutkan dengan survey serta riset terkait barang dan jasa yang dibutuhkan. Nah, dalam identifikasi kebutuhan sendiri, umumnya perusahaan melakukannya berdasarkan kebutuhan yang dapat menunjang fungsi maupun tugas perusahaan dalam mencapai tujuan.

Tentu baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang. Bisa juga dengan berlandaskan pada barang-barang yang sering dibutuhkan. Sebagai contohnya, dalam perusahaan setiap tahunnya selalu membutuhkan kertas maupun tinta untuk kepentingan percetakan. 

Maka bisa jadi kebiasaan tersebut dijadikan sebagai landasan untuk pengambilan keputusan dalam identifikasi kebutuhan. Di mana, selanjutnya langkah ini umumnya diakhiri dengan penyusunan oleh pihak yang bertugas.

Bukan hanya itu saja, identifikasi juga bisa mengacu pada dokumen rencana kerja yang tentunya berbeda dalam masing-masing perusahaan.

2. Penetapan Barang dan Jasa

Contoh perencanaan pengadaan barang tahap kedua biasanya terletak pada penetapan barang dan jasa. Dalam penerapannya pun tidak boleh sembarangan. Tentu memerlukan beberapa tahap kegiatan yang bisa diawali dengan penyusunan paket pengadaan barang dengan cermat.

Setelah itu, perusahaan bisa melanjutkan di tahap berikutnya dengan menentukan prioritas barang-barang pengadaan untuk menunjang kinerja perusahaan. 

Perhatikan barang mana yang memiliki sifat rutin dibutuhkan setiap tahunnya dan bersifat urgensi, yang bisa memberikan dampak terhambatnya proses kerja dalam perusahaan. Dengan demikian, Anda tidak akan salah pilih dalam menentukan prioritas barang untuk pengadaan yang lebih tepat.

3. Menentukan Cara Pengadaan

Dalam menyusun rencana pengadaan, umumnya suatu perusahaan juga mempertimbangkan cara-cara yang dilakukan dalam pengadaan barang itu sendiri.

Nah, cara yang bisa Anda lakukan untuk melakukan pengadaan bisa ditentukan dengan menggunakan swakelola atau penyedia. Kedua pilihan tersebut biasanya ditentukan berdasarkan kebutuhan atau kesesuaian barang yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Perusahaan akan melewati analisa jenis kebutuhan lengkap dengan bagaimana pengadaan akan dilakukan. Apakah dengan menggunakan perantara swakelola atau penyedia.

Selain faktor kebutuhan, faktor lain seperti sumber daya, biaya, waktu, teknologi, keahlian pengadaan, dan kualitas yang diinginkan juga menjadi penentu dalam memilih perantara pengadaan barang.

Setelah Anda memilih salah satu dari dua pilihan di atas, selanjutnya tinggal menetapkan tipe yang sesuai dan menentukan spesifikasi barang berdasarkan yang sudah dianalisa. Bukan hanya itu saja, Anda juga harus memperkirakan biaya yang dibutuhkan dalam bentuk rancangan anggaran biaya, menentukan pengelompokan kebutuhan, hingga konsolidasi jika pengadaan yang dilakukan melalui penyedia.

4. Jadwal Pengadaan Barang

Contoh perencanaan pengadaan barang kali ini juga sering diterapkan oleh banyak perusahaan maupun instansi tertentu. Yakni melakukan penyusunan jadwal pengadaan usai melakukan beberapa langkah di atas.

Sementara, dalam praktiknya, memerlukan beberapa gambaran tahapan secara keseluruhan. Mulai dari strategi rencana seperti yang sedang dibahas ini, persiapan, pelaksanaan, hingga finishing pengadaan barang.

Namun, ada juga beberapa hal yang wajib Anda perhatikan dalam penyusunan jadwal yang masuk sebagai bagian dari rencana pengadaan barang.

Di antaranya adalah jenis atau karakteristik barang yang dibutuhkan, metode serta waktu yang diperlukan, periode atau waktu pemanfaatan barangnya, metode pemilihan pengadaan, jangka waktu dalam proses pemilihan jika melalui penyedia, dan mempertimbangkan ketersediaan barang di pasaran.

Nah, melalui rencana penyusunan jadwal berdasarkan pertimbangan diatas, maka pengadaan bisa dimonitor dengan lebih mudah. Anda bisa menggunakan contoh penyusunan rencana pengadaan satu ini untuk diterapkan di perusahaan Anda

5. Anggaran Barang

Contoh perencanaan pengadaan barang selanjutnya, terkait anggaran barang yang dibutuhkan oleh perusahaan yang membuat perusahaan membutuhkan langkah pengadaan. Tentu penyusunan barang dilakukan berdasarkan kebutuhan untuk setiap aktivitas.

Dalam merencanakan anggaran barang untuk pengadaan, jangan hanya mengalokasikan untuk biaya barang yang dibutuhkan saja. Melainkan rencanakan juga untuk seluruh biaya lainnya seperti biaya administrasi, transportasi, maupun biaya pendukung lainnya.

Biaya barang dan biaya pendukung inilah yang perlu diperhatikan ketika Anda hendak melakukan pengadaan. Sebagai contoh nyatanya adalah ketika suatu perusahaan membutuhkan pengadaan barang berupa AC.

Maka biaya yang dialokasikan bukan hanya untuk pembelian AC saja. Sebab, jika demikian, itu berarti tidak ada biaya instalasi AC yang membuat AC akan tergeletak di gudang tanpa adanya biaya pemasangan.

Oleh sebab itu, selain identifikasi barang yang dibutuhkan, lakukan identifikasi kegiatan terkait anggaran barang seperti identifikasi kebutuhan tentang tenaga kerja dan material pendukung yang dibutuhkan.

Kemudian, Anda bisa memperhitungkan perkiraan biaya lengkap dari komponen utama sampe komponen pendukungnya. Barulah jumlahkan seluruh biaya menjadi total pengeluaran untuk kebutuhan pengadaan barang perusahaan.

6. Rencana Umum Pengadaan

Anda juga akan menjumpai tahapan lain yang dinamakan dengan rencana umum pengadaan. Meskipun berdasarkan namanya masih dalam tahap rencana, namun faktanya RUP ini berperan sebagai output dari rencana pengadaan yang sudah Anda lakukan.

Rencana yang disusun secara umum untuk setiap tahunnya ditentukan berdasarkan kebijakan masing-masing perusahaan. Tentu berlandaskan pada evaluasi atau pengalaman dari pengadaan yang sudah dilakukan. Dalam hal ini, Anda bisa terbantu oleh adanya layanan atau aplikasi pengadaan guna menunjang kegiatan pengadaan yang dilakukan setiap waktunya.

Nah, cara yang bisa Anda lakukan dalam menentukan rencana umum tahunan bisa menggunakan layanan kami di Procurite.

Contoh Perencanaan Pengadaan Barang Dari Procurite

Contoh perencanaan pengadaan barang yang dilakukan oleh Procurite bisa Anda cek langsung di website resmi kami. Yakni perencanaan pengadaan akan didukung dengan beberapa fitur utama.

Baca Juga: Mekanisme Pengadaan Barang dan Jasa

Diantaranya seperti sourcing untuk mencari barang atau jasa yang sesuai, 3 way matching untuk memastikan pembayaran, pengiriman, dan penerimaan invoice, fitur bid and auction guna menunjang proses pelelangan, online negotiation untuk negosiasi harga, hingga terdapat custom approval untuk mengatur tingkat approval sesuai tipe atau nominal pengadaan yang dibutuhkan.

Oleh sebab itu, selain melibatkan prinsip rencana pengadaan berdasarkan contoh perencanaan pengadaan barang yang sudah di bahas di atas, libatkan juga layanan kami di procurite untuk membantu Anda dalam mensukseskan kegiatan pengadaan barang yang dilakukan. Dengan perencanaan yang matang serta didukung dengan fitur lengkap dari procurite, maka dijamin proses pengadaan yang dilakukan perusahaan Anda dapat terlaksana dengan benar.