Jenis-Jenis e-Procurement, Manfaat, Serta Tahap Penerapannya

jenis-jenis-e-procurement-manfaat-serta-tahap-penerapannya

Apakah Anda pernah mendengar tentang e-procurement? Bisa dibilang e-procurement merupakan cara yang paling mudah untuk pengadaan barang ataupun jasa oleh pemerintah. Meskipun terlihat sederhana dan sangat mudah, pada kenyataannya kegiatan bisnis yang melibatkan dua pihak yakni antara pembeli dan penjual terbilang cukup rumit. Karena itulah hadir sistem e-procurement yang dapat mempermudah proses procurement atau pengadaan. Lantas seperti apa jenis-jenis e-Procurement yang dapat digunakan dengan mudah?

E-procurement hadir sebagai pembaruan yang merupakan sistem lelang dalam sebuah pengadaan barang atau jasa (PBJ) oleh pemerintah yang memanfaatkan sarana informasi, teknologi, dan juga komunikasi berbasis internet. 

Sebelum adanya e-procurement dalam lingkup PBJ, biasanya proses pengadaan barang maupun jasa dilaksanakan dengan cara langsung mempertemukan semua pihak terkait dalam proses pengadaannya. Hal tersebut dinilai dapat memunculkan berbagai penyimpangan dalam proses pelaksanaan. 

Jenis-Jenis e-Procurement, Manfaat, dan Tahap Penerapannya

Procurement mempunyai arti “pengadaan” di mana e-procurement mempunyai dua gabungan kata, yakni electronic dan juga procurement. Karena itulah e-procurement dapat diartikan sebagai sebuah aplikasi perangkat lunak yang berbasis internet dan telah dirancang secara khusus dengan tujuan memfasilitasi proses perolehan jasa maupun barang oleh pemerintah atau organisasi komersial. 

Dalam arti lain, e-procurement dapat diartikan sebagai sebuah kegiatan yang dilaksanakan oleh perusahaan tertentu. Sebagai contoh untuk membeli peralatan usaha, barang, bahan-bahan bangunan, mesin-mesin produksi, equipment reparasi, dan juga jasa yang diperlukan oleh perusahaan tersebut.

Adanya e-procurement bertujuan untuk meminimalisir pengeluaran biaya hingga sekecil mungkin agar perusahaan tersebut dapat memaksimalkan keuntungannya sebesar-besarnya. Karenanya procurement menjadi sistem yang sangat tepat untuk menunjang keberhasilan tujuan itu. 

Selain itu Anda juga perlu mengetahui bahwa proses procurement juga dapat membantu perusahaan untuk mendapatkan berbagai barang yang sesuai dengan kebutuhan mereka baik dari segi kualitas, kuantitas, waktu, lokasi, dan juga biaya yang sangat murah. Bukankah hal tersebut sangat menguntungkan? Dari hal tersebut apakah kini Anda telah memahami seperti apa yang dimaksud dengan e-procurement?

Sebenarnya e-procurement juga tidak hanya berfokus pada proses pembelian barang dan jasa, tapi juga dapat dikembangkan dalam proses berbagai negosiasi elektronik serta pengambilan keputusan terhadap berbagai kontrak dengan PBJ. 

Jenis-Jenis e-Procurement dalam Pengadaan Barang atau Jasa

Dalam dunia pengadaan barang atau jasa pemerintah, sistem e-procurement dibagi menjadi dua jenis. Berikut ini jenis-jenis e-Procurement dan informasi lengkapnya!

1. E-catalogue 

Katalog elektronik atau yang populer disebut sebagai e-catalogue merupakan sistem informasi elektronik yang berisi jenis, daftar, spesifikasi teknik serta barang tertentu dari layanan penyedia jasa dan barang pemerintah. Dalam jenis ini Anda dapat mengenal proses pelaksanaannya dengan sebutan e-purchasing yang memuat tata cara pembelian jasa maupun barang melalui sistem e-catalogue atau katalog elektronik.

2. E-tendering

Ini adalah jenis e-procurement PBJ pemerintah yang kedua, di mana pada jenis ini metode ataupun tata cara pemilihan penyedia barang atau jasa dilakukan secara terbuka. Selain itu juga dapat diikuti oleh seluruh Penyedia yang telah terdaftar dalam SPSE atau sistem pengadaan secara elektronik. Dalam cara ini sistem akan langsung menjadwalkan proyek pekerjaan yang diinginkan. Lantas Penyedia diberikan kesempatan untuk menyampaikan satu kali penawarannya dalam waktu yang sudah ditentukan.  

Tahapan Penerapan e-Procurement

Setelah memahami jenis jenis e-procurement Anda juga perlu mengetahui seperti apa tahapan yang harus dilaksanakan dalam sistem ini. Sebab manfaat beserta tujuan penggunaan e-procurement akan tampak dengan jelas melalui proses alias tahapan dalam pengadaan. Berikut beberapa tahapan e-procurement yang dapat Anda ketahui.

  1. Mengidentifikasi Kebutuhan

Tahap awal dalam proses e-procurement yakni dengan mencari tahu terlebih dahulu barang ataupun jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Dalam tahap ini User bertugas untuk menginput ke dalam e-procurement dan menggabungkannya dalam satu database. 

Selain itu divisi pembelian atau pengadaan yang bertugas menyetorkan daftar tersebut. Tahap ini bertujuan untuk memberikan cuplikan atau gambaran yang jelas tentang barang maupun jasa yang akan distock. Dalam proses inilah anggaran akan mudah ditentukan sebagai perkiraan. 

  1. Persetujuan Antara Supplier dan Buyer

Setelah melalui tahap identifikasi kebutuhan yang hendak dipenuhi, maka langkah selanjutnya yakni dengan menentukan vendor ataupun supplier. e-procurement akan berfungsi untuk membantu mengirim secara langsung dokumen permintaan pada pihak yang ditunjuk untuk meminta sebuah persetujuan. Setelah supplier menyetujui, maka mereka akan langsung memproses dan juga menyediakan barang ataupun jasa yang diminta.

  1. Pemesanan

Pada tahap inilah sistem electronic procurement dapat memesan barang secara otomatis sebagaimana yang telah bagian permintaan inginkan. Sehingga apabila pemesanan bersifat berkelanjutan, maka beberapa barang akan langsung memesan kepada supplier jika memang stock telah habis. Langkah ini akan sangat menghemat waktu.

  1. Penelusuran

Pada langkah keempat, perusahaan bisa menelusuri langsung proses pembelian sudah sampai di mana. Inilah manfaat e-procurement yang akan mempermudah proses pengadaan. Sebab e-procurement telah memberikan fasilitas berupa pelacakan jasa dan barang yang mereka pesan secara real time. Pada saat perusahaan melacak, informasi yang didapatkan merupakan update terbaru pada saat itu juga. 

  1. Proses Cepat dan Pembayaran Lebih Gampang

Tahap pengadaan akhir yakni dengan melakukan pembayaran yang dapat dilakukan secara kredit ataupun tunai. Biasanya waktu kredit berkisar satu bulan sejak diluncurkannya invoice. Pada tahap inilah biasanya sistem pembayaran akan terlampir pada electronic procurement. Anda tidak perlu khawatir data akan salah, sebab pada saat pembayaran Anda selalu terhubung langsung dengan laporan keuangan sehingga data akan otomatis diperbarui oleh laporan keuangan. 

Mengetahui Manfaat dari Jenis Jenis e-Procurement 

Pada umumnya kedua jenis e-procurement memiliki manfaat yang sangat menguntungkan. Seperti beberapa hal berikut ini:

  1. Mendorong vendor ataupun pemasok barang maupun jasa alam berpartisipasi untuk pengadaan publik. Bahkan masyarakat juga bisa dengan mudah mengetahui informasi terkait tender di wilayah tempat tinggalnya
  2. Sistem e-procurement dapat membuat pelaksanaan pengadaaan berjalan secara adil, transparan, dan juga untuk menciptakan persaingan sehat
  3. Mendapatkan barang atau jasa sesuai dengan kriteria yang diinginkan oleh perusahaan
  4. Mutu produk yang didapatkan juga sesuai dengan spesifikasi
  5. E-procurement dapat mencegah sekaligus meminimalisir adanya tindakan korupsi karena semua peserta atau pihak pengadaan barang atau jasa bisa saling mengawasi. Bahkan peluang keduanya untuk melakukan kontak secara langsung menjadi lebih kecil, yakni antara penyedia dan panitia pengadaan.
  6. Proses yang dilaksanakan secara online dapat membantu meningkatkan kinerja dari organisasi
  7. Lebih hemat biaya pengadaan atau penyelenggaraan barang maupun jasa serta dapat mengoptimalkan waktu dalam pelaksanaannya
  8. Dalam prosesnya lebih mudah untuk melaksanakan pertanggungjawaban keuangan.

Penutup

Itulah penjelasan terkait e-procurement, jenis-jenis e-procurement, manfaat, dan juga tahapan yang harus dilakukan. Jika Anda ingin menggunakan sistem pengadaan elektronik dengan mudah dan menemukan berbagai barang atau jasa yang diperlukan dengan pelayanan yang baik, Anda dapat langsung mengunjungi 

 

www.procurite.com

logo procurite

Tebet Timur Dalam Raya No 43 Jakarta, Indonesia

procurite phone icon+(62-21) 8357385

procurite phone icon085811417123