Salah satu faktor paling penting dalam setiap bisnis yakni manajemen keuangan perusahaan Anda. Mungkin terdapat satu hal penting yang sering dilupakan oleh Anda sebagai pelaku bisnis, yaitu kas kecil atau petty cash fund, dan ini sangat diperlukan oleh setiap bisnis atau usaha.

Alasan dari pentingnya manajemen keuangan karena di setiap perusahaan bisa melihat perkembangan usahanya dari pemasukan atau pengeluaran usaha Anda. Jika nantinya pengeluaran yang dikeluarkan lebih besar dari pemasukan, maka ini bisa menyebabkan bahwa usaha Anda kemungkinan akan bangkrut.

Dalam mengelola keuangan ini, Anda perlu menggunakan invoice dan juga petty cash sebagai model pengelolaan keuangan lainnya yang bisa digunakan. Untuk lebih jelasnya, berikut penjelasan lengkapnya!

Definisi dan Tujuan Kas Kecil

Suatu perusahaan, tanpa disadari sering mengeluarkan biaya dengan nominal yang kecil. Meski begitu, perusahaan tetap membutuhkan pembukuan keuangan yang khusus dalam pengeluaran ini, yaitu dengan kas kecil.

kas kecil sendiri merupakan dana pengeluaran rutin yang digunakan untuk pembiayaan operasional suatu perusahaan atau kebutuhan yang berkaitan dengan aktivitas dari perusahaan, dengan jumlahnya relatif kecil.

Untuk setiap bisnis, baik itu usaha kecil dan menengah (UKM) atau bisnis yang besar, tentu menyadari bahwa manajemen keuangan perusahaan adalah faktor krusial untuk Anda perhatikan. Dengan itu, perusahaan bisa melihat dengan jelas tentang perkembangan bisnis dari besarnya pemasukan atau pengeluaran, serta data-data tersebut hanya bisa dilihat dari hasil pengelolaan keuangan.

Untuk itu, petty cash lazim digunakan dalam mengelola keuangan hingga untuk perusahaan besar. Adapun tujuan dari dibuatnya kas kecil ini diantaranya:

1. Untuk menangani masalah perlengkapan dalam perusahaan

Tujuan pertama dari petty cash ini yakni untuk menangani masalah pembiayaan perlengkapan maupun perbekalan yang terjadi dalam perusahaan. Biasanya biaya yang terkait dengan perbekalan usaha ini relatif lebih kecil dibanding dengan biaya lainnya.

Dengan nominal pembiayaan yang kecil, tentu pembukuan yang digunakan dalam mencatat transaksi pun juga khusus. Pembukuan inilah yang disebut dengan petty cash.

2. Untuk mencegah terjadinya alokasi pembayaran

Adanya pencatatan petty cash, kesalahan dalam alokasi pembayaran pun tidak akan terjadi. Tidak mungkin suatu perusahaan membayar mahal pada biaya transaksi yang kecil ataupun sebaliknya, karena semua itu sudah ditetapkan dalam pembukuan yang berbeda.

Itu artinya, jika Anda ingin membayar biaya yang kecil, tentu datanya terdapat pada petty cash. Sedangkan, jika ingin membayar biaya untuk kebutuhan perusahaan besar, datanya harus dilihat pada pembukuan yang berbeda.

3. Dapat meringankan pekerjaan karyawan

Selanjutnya, tujuan dari petty cash ini yakni untuk meringankan karyawan dalam melayani pelanggannya. Selain itu, kas ini juga dapat membantu meringankan tugas karyawan dalam melaporkan kinerjanya kepada relasi bisnis atau atasan.

Dengan kas kecil, pemetaan dana yang dikeluarkan menjadi lebih jelas. Artinya, analisis untuk bahan laporan pun lebih mudah dan tidak rumit.

4. Untuk mempercepat penentuan kebijakan insidental

Tidak jarang, atasan di perusahaan mengeluarkan kebijakan uang insidental atau mendadak di perusahaan. Dengan petty cash dan kas besar, analisis pra kebijakan pun akan menjadi lebih mudah. 

Dasar dari keputusan ini juga kuat, sehingga nantinya tidak akan terjadi permasalahan di kemudian hari. artinya, kebijakan mendadak yang dikeluarkan pun memang didasarkan pada data yang ada, sekalipun analisis dilakukan dengan mendadak dan cepat.

Itulah beberapa tujuan dari petty cash yang bisa membantu manajemen keuangan di perusahaan Anda. Dari sana dapat disimpulkan bahwa kas kecil sangat penting untuk digunakan di setiap perusahaan.

Manfaat dan Metode Kas Kecil Untuk Suatu Perusahaan

Selain dari tujuannya, petty cash juga harus dibuat karena memiliki berbagai manfaat yang penting. Seperti berikut ini:

1. Dapat mempermudah akuntan untuk mencatat keuangan

Seperti yang diketahui, tugas seorang akuntan sangatlah berat, salah satunya yakni harus membuat laporan keuangan dalam periode tertentu. Maka dari itu, seorang akuntan perlu memiliki kemampuan menganalisis keuangan yang mumpuni dan memiliki ketelitian yang akurat.

Adanya pembukuan petty cash ini tentu akan memudahkan kerja akuntan saat mencatat keuangan perusahaan. Sistem analisisnya pun hanya menyatukan data-data keuangan pada setiap bidang dalam perusahaan.

2. Mengeluarkan dana darurat perusahaan 

Tidak dapat dipungkiri, jika setiap divisi perusahaan terkadang memerlukan dana yang harus dipersiapkan dengan cepat. Petty cash ini tentunya berguna jika perusahaan memerlukan dana yang tidak terduga. 

Contohnya, divisi X membutuhkan dana untuk kebutuhan perusahaan, untuk biaya tersebut kas kecil dapat digunakan. Dengan begitu, petty cash tentu sangat berguna untuk sebuah perusahaan.

3. Dapat mencegah terjadinya alokasi pembayaran

Manfaat lainnya dari petty cash ini yakni sebagai langkah untuk mencegah terjadinya alokasi pembayaran yang terjadi di perusahaan Anda. Hal ini karena perusahaan tidak mungkin melakukan pembayaran dengan nominal yang cukup besar pada biaya transaksi yang kecil.

Semua itu bisa dicatat dalam pembukuan yang berbeda. Jadi, jika Anda melakukan pembayaran dengan transaksi yang kecil, tentu datanya terdapat di pembukuan kas ini. Begitu juga sebaliknya, jika Anda melakukan transaksi dalam jumlah yang besar, maka perlu dicatat pada pembukuan berbeda.

Selain dari manfaat di atas, dalam mengelola kas kecil tentu terdapat metode yang perlu Anda ketahui. Untuk mengelolanya pun harus dilakukan dengan baik dan benar agar hasilnya bisa diperlihatkan dengan lengkap dan dapat dibaca dengan jelas.

Dalam pengelolaan petty cash ini terdapat dua metode yang dapat Anda gunakan yakni tetap dan tidak tetap. Berikut penjelasannya:

4. Metode tetap

Metode yang satu ini merupakan metode yang bisa digunakan pada pembukuan petty cash dengan jumlah rekening yang selalu tetap. Dengan jumlah dana yang ditambahkan pada petty cash memiliki nilai yang sama dengan jumlah pengeluaran yang telah dibayarkan.

Dengan begitu, metode yang satu ini cukup mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya saja, sehingga Anda tidak perlu mencatatnya.

5. Metode tidak tetap atau fluktuasi

Metode yang satu ini merupakan metode dimana jumlah nilai kas selalu berubah, sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan. Metode ini selalu melakukan pencatatan jika ada pengeluaran dan langsung tercatat pada pembukuan kas kecil yang disebut dengan jurnal formal.

Jurnal tersebut dipakai sebagai dasar pencatatan buku besar untuk transaksi perusahaan. Pada metode ini, jumlah pengisian kembali nilai kas tidak perlu sama dengan jumlah dana awal, bisa kurang atau lebih. Dengan begitu, jumlah saldo pada kas ini pun akan selalu mengalami pembaharuan, jadi Anda dapat mengetahui sisa saldo secara langsung.

Baca Juga: Manajemen Inventory adalah

Berdasarkan beberapa penjelasan tersebut, tentu kas kecil menjadi salah satu cara penting dalam mengelola keuangan di perusahaan Anda. Namun, sebenarnya terdapat cara yang lebih mudah dalam mengelola keuangan perusahaan Anda, yakni dengan memanfaatkan teknologi informasi saat ini. 

Sebut saja aplikasi atau software Finance dalam membuat laporan perusahaan. Anda bisa memanfaatkannya untuk mempermudah dalam membuat laporan keuangan. Adapun penyedia aplikasi dan software terbaik dalam bidang ini adalah Procurite, dengan on-cloud/cloud base.

Procurite yang merupakan e-commerce B2B Procurement Software Indonesia,  bisa mengelola pembelian serta pengeluaran dari setiap perusahaan secara mudah, termasuk dalam mengelola kas kecil. Dengan begitu, segala transaksi pun akan selalu terpantau dengan mudah dan aman.

Untuk informasi dan jika ingin berkonsultasi lebih lanjut, yuk kunjungi website resmi kami, Procurite sekarang juga!