KPI Procurement

kpi-procurement

Procurement atau yang lebih akrab dikenal sebagai kegiatan pengadaan harus benar-benar dilakukan dengan sukses. Itu sebabnya, beberapa aspek yang mempengaruhi keberhasilan proses pengadaan harus benar-benar diperhatikan termasuk KPI procurement.

KPI (Key Performance Indicator) dalam procurement memuat beberapa poin yang terangkum dalam 3 tahapan secara garis besar. Bagi Anda yang menginginkan proses procurement dapat berjalan dengan lancar, maka wajib mengetahui beberapa kunci dalam pengadaan itu sendiri. Selengkapnya bisa langsung Anda cek pada pembahasan di bawah ini.

3 KPI Procurement yang Wajib Anda Ketahui

Banyak beberapa pihak yang mengklaim aspek keberhasilan dari sebuah kegiatan adalah pengadaan. Ada yang menganggap pengadaan akan sukses ketika bisa menghasilkan kinerja terbaik, ada yang menganggap pengadaan yang sukses ketika tidak boros, dan lain sebagainya.

Padahal, sebagaimana yang diketahui bahwa tidak ada alat ukur yang bisa memastikan keberhasilan dari sebuah procurement. Hanya saja, terdapat beberapa kunci yang bisa dimaksimalkan untuk mengupayakan keberhasilan dari kegiatan pengadaan. Beberapa kunci tersebut yang berperan sebagai KPI procurement adalah sebagai berikut.

1. Kualitas Barang

Key performance indicator yang pertama terletak pada poin kualitas barang. Namun, dari segi kualitas barang, masih terdapat beberapa poin lagi yang harus diperhatikan ketika hendak melakukan kegiatan procurement dalam sebuah perusahaan. Poin-poin tersebut dapat Anda lihat di bawah ini.

  • Tingkat Kepatuhan Supplier

Tingkat kepatuhan supplier atau vendor menjadi kriteria penentu dalam kualitas barang yang disediakan. Itu sebabnya pihak vendor atau supplier harus menaati peraturan maupun kebijakan yang sudah disepakati dengan pihak perusahaan.

Beberapa dampak yang bisa terjadi ketika KPI procurement satu ini tidak dipatuhi, seperti dana membengkak, barang tidak sesuai dengan kesepakatan, dan lain sebagainya.

Karena hal itulah yang membuat perusahaan harus menyusun kontrak dengan ketentuan hukum yang terlampir jelas guna meminimalisir hal-hal yang tidak diinginkan. Sementara, 2 hal yang bisa dijadikan sebagai tolok ukur pada tingkat kepatuhan supplier atau vendor adalah rasio perbandingan disputed invoice dengan total invoice, dan perbedaan total anggaran antara dana yang diberikan dengan harga yang berlaku saat ini.

  • Tingkat Penilaian Barang

Poin selanjutnya dalam KPI procurement bidang kualitas barang terdapat fenomena berupa tingkat penilaian barang yang juga harus diperhatikan. Pasalnya, dalam melakukan pengadaan, perusahaan harus melakukan penilaian yang umumnya didasarkan atas jumlah produk di bawah kualitas atau produk yang sudah diuji. Dengan demikian, tingkat kepercayaan terhadap supplier bisa ditaksir oleh pihak perusahaan.

  • Akurasi PO

Selain melakukan pengukuran terhadap kualitas barang, perusahaan juga sebaiknya melakukan pengukuran terkait akurasi ketetapan PO vendor menggunakan dua aspek pengukuran. Yakni ketepatan waktu pengiriman dan barang apa yang dikirim.

Sementara, landasan dalam akurasi satu ini terletak pada rasio produk yang dikirimkan atau dan persentase pengiriman yang tidak sesuai berdasarkan total jumlah yang dipesan untuk waktu tertentu.

2. Pengiriman Barang

KPI procurement selanjutnya adalah terkait pengiriman barang. Layaknya pada poin kualitas barang, dalam pengiriman barang pun memuat beberapa poin turunan yang bisa dijadikan sebagai tolok ukur keberhasilan kegiatan procurement berikutnya. Poin-poin tersebut bisa langsung Anda cek di bawah ini.

  • Tingkat pembelian darurat

Pembelian darurat memiliki definisi sebagai tindakan yang dilakukan perusahaan untuk menutupi barang yang kurang maupun mencegah kekurangan barang terjadi. Pengukuran pada KPI procurement poin ini dilakukan dengan perhitungan rasio pembelian darurat berdasarkan total pembelian di waktu tertentu.

Tentu semakin rendah tingkat pembelian darurat, akan memberikan dampak yang positif kepada pihak perusahaan sebab menjadi lebih hemat. Selain itu, bisa mengurangi kebutuhan tenaga kerja dan biaya dalam pengiriman barang, mengurangi risiko pemasokan barang, dapat meningkatkan performa procurement, hingga membuat pengadaan berjalan dengan lancar.

Tidak heran tingkat pembelian darurat menjadi poin yang harus diperhatikan dalam KPI procurement.

  • Lead Time

Selanjutnya terdapat lead time yang memiliki definisi sebagai waktu untuk vendor dalam menyediakan barang. Bisa juga didefinisikan sebagai keseluruhan waktu yang digunakan usai PO diberikan kepada supplier atau vendor sebelum barang dikirim ke pihak perusahaan.

Tolok ukur dari poin satu ini dilihat dari beberapa hari yang digunakan oleh pihak vendor guna menyediakan barang yang dibutuhkan oleh perusahaan.

  • Siklus Pesanan PO

Siklus pesanan PO erat kaitannya dengan perhitungan jam maupun hari ketika purchase requisition sudah disetujui dan diberikan kepada pihak vendor. Itu sebabnya kegiatan ini masuk kategori poin penting dalam pengiriman barang pada KPI procurement.

  • Kesigapan Pihak Vendor

Dalam poin kesigapan pihak vendor, KPI procurement yang ditekankan yakni terkait dengan rasio perhitungan persentase jumlah waktu pembelian barang dengan jumlah pesanan yang dibebankan kepada pihak supplier maupun vendor.

Poin satu ini perlu Anda perhatikan guna mengetahui tingkat kesiapan pihak vendor yang akan menyediakan barang dalam proses pengadaan yang Anda lakukan untuk perusahaan.

3. Penggunaan Dana

KPI procurement berikutnya yang dapat dijadikan tolok ukur sukses atau tidaknya kegiatan procurement adalah terkait penggunaan dana. Anggaran dana sendiri menjadi faktor pengukuran keberhasilan pengadaan sebab membludak atau tidaknya penggunaan dana menentukan untung dan ruginya keuangan dari perusahaan.

Sementara, dalam key performance indicator dalam penggunaan dana sendiri, memuat poin turunan yang harus diperhatikan sebagai berikut.

  • Dana per Invoice dan PO

Berbeda perusahaan juga dapat menentukan perbedaan dari dana yang dihabiskan untuk invoice dan PO. Beberapa faktor penyebab seperti perhitungan yang dilakukan. Untuk itu, guna memaksimalkan procurement supaya sukses, perhatikan perhitungan dana per invoice dan per PO nya.

  • Anggaran Belanja di Bawah Manajemen

KPI procurement untuk penggunaan dana juga membutuhkan perhatian dari segi anggaran belanja yang ada di bawah manajemen. Ketika jumlah yang diperhitungkan mengalami kenaikkan, otomatis pengeluaran perusahaan juga akan meningkat.

Oleh sebab itu, perhatikan matriks perhitungan yang dilakukan dengan memperhitungkan total pengeluaran yang disetujui dikurangi dengan pembelian pada selain kontrak.

  • ROI Procurement

Poin satu ini perlu dipertimbangkan guna mengukur keuntungan perusahaan lengkap dengan efektivitas biaya dari pengadaan untuk investasi. Sementara, cara perhitungan yang umumnya dilakukan adalah dengan menghitung biaya tahunan dibagi dengan biaya pengadaan setiap tahunnya.

  • Daya Saing Harga yang Ada di Pasaran

Daya saing juga bisa ditentukan oleh tingkat persaingan dari beberapa vendor. Semakin ketat persaingan, semakin banyak pihak vendor yang berusaha mendekati perusahaan dengan dalih keuntungan bagi pihak perusahaan. Namun, ketika persaingan tidak ketat, bisa jadi terdapat monopoli tunggal oleh salah satu vendor.

Itu sebabnya perusahaan harus pandai-pandai dalam membandingkan harga dari masing-masing vendor.

Nah, salah satu cara yang bisa Anda lakukan untuk mempermudah pengadaan barang sesuai KPI procurement dengan menggunakan layanan kami di Procurite

Procurite Menyediakan Standar KPI Procurement Terbaik Untuk Perusahaan

Procurite hadir sebagai solusi pengadaan  agar menjadi lebih mudah sehingga tidak merepotkan perusahaan yang menggunakannya. Terlebih layanan kami di Procurite lengkap dengan berbagai macam fitur yang mendukung proses pengadaan. 

Baca Juga: Hubungan E-Govermenet dan E-Procurement

Procurite atau dikenal juga sebagai Procurite Bisini Indonesia (PBI) adalah salah satu anak perusahaan dari PT Mitra Mandiri Informatika, perusahaan yang bergerak di bidang teknologi informasi, khususnya dalam hal pengembangan aplikasi e-procurement yang mampu membantu proses pengadaan Anda sesuai KPI procurement. Jadi, tunggu apa lagi, sukseskan procurement bersama procurite sekarang juga!

logo procurite

Tebet Timur Dalam Raya No 43 Jakarta, Indonesia

procurite phone icon+(62-21) 8357385

procurite phone icon085811417123