Peralatan kantor menjadi bagian penting untuk menunjang kinerja perusahaan. Dalam kurun waktu tertentu, pastinya setiap perusahaan membutuhkan adanya pengadaan peralatan kantor. Tentu pengadaan yang dilakukan sudah disesuaikan dengan apa saja yang sedang dibutuhkan di perusahaan.

Sementara, dalam pelaksanaannya setiap perusahaan memiliki strategi masing-masing agar bisa melaksanakan pengadaan yang paling efektif melalui sebuah prosedur pengadaan. 

Prosedur hadir sebagai tindakan yang melibatkan beberapa orang untuk menjamin adanya penyediaan peralatan. Sedangkan pengadaan hadir sebagai bentuk perolehan dari barang atau jasa dalam perusahaan.

Mengenal Pengadaan Peralatan Kantor

Sesuai dengan namanya, pengadaan peralatan kantor berarti kegiatan belanja dengan tujuan untuk memenuhi ketersediaan kebutuhan kantor guna menunjang lancarnya pekerjaan di dalam perusahaan.

Cara yang dilakukan untuk pengadaan disesuaikan dengan kebijakan masing-masing perusahaan. Umumnya, beberapa perusahaan memiliki cara berbeda dalam melakukan pengadaan karena beberapa faktor.

Di antara faktor-faktor tersebut, yakni seperti berbedanya jenis kebutuhan kantor dan jenis pekerjaan yang dilakukan di dalam perusahaan. Itu sebabnya, kebijakan masing-masing perusahaan pun ada kalanya banyak yang memiliki perbedaan.

Namun secara garis besar, prosedur yang dilakukan untuk melakukan pengadaan peralatan kantor umumnya memiliki kesamaan. Hanya saja ada beberapa perbedaan pada variabel pengadaannya harus disesuaikan dengan kebutuhan di divisi di kantornya. 

Berikut ini kami berikan info prosedur pengadaaan barang secara umum yang biasa dilakukan di perusahan-perusahan. 

Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor

Aktivitas atau kegiatan yang dilakukan untuk menyediakan barang berupa peralatan kantor, guna mencapai tujuan kinerja yang maksimal di dalam perusahaan disebut.

Secara umum, terdapat 6 tahapan yang masuk kategori sebagai prosedur pengadaan, yakni sebagai berikut.

1. Mengajukan Surat Permohonan

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah dengan mengajukan surat permohonan. Melalui adanya tindakan pengadaan barang ke gudang atau penyedia barang.

Pengajuan barang ini dilakukan sebagai bentuk persetujuan dalam pengadaan peralatan yang dibutuhkan tiap divisinya. Tentu hal tersebut berdasarkan persetujuan masing-masing pihak supaya bisa lanjut ke tahap pembelian barang.

Melalui surat permohonan, perusahaan juga bisa mengetahui ketersediaan peralatan kantor yang masih belum terpakai untuk melakukan pengadaan barang selanjutnya. 

2. Melakukan Pemeriksaan Stok Barang

Langkah berikutnya adalah dengan melakukan pemeriksaan stok barang yang ada di gudang usai pihak gudang menerima surat permohonan.

Ketika diketahui masih terdapat stok barang yang memang dibutuhkan perusahaan, maka pihak gudang atau penyedia peralatan kantor akan melakukan koordinasi lanjutan untuk persetujuan pembelian. Namun, ketika dalam pengecekan ternyata peralatan dibutuhkan. Dengan begitu petugas akan memberitahu juga kepada pihak kantor terkait ketersediaan peralatan kantor saat ini.

3. Melakukan Penyerahan Surat Permohonan Kepada Pihak Bendahara

Usai mengecek ketersediaan peralatan kantor guna melakukan pengadaan peralatan kantor. Berikutnya adalah melakukan penyerahan surat permohonan yang diserahkan kepada pihak bendahara perusahaan.

Tujuan penyerahan surat permohonan ke pihak bendahara adalah untuk melakukan pengecekan dana yang tersedia. Hal tersebut guna melakukan sinkronisasi antara kebutuhan barang dan pengeluaran yang akan dilakukan.

Ketika dananya sudah dipastikan cukup untuk memenuhi peralatan yang dibutuhkan kantor, maka surat permohonan akan diserahkan kepada pimpinan untuk meminta persetujuan.

4. Pembelian

Selanjutnya adalah pembelian peralatan perusahaan atau kantor berdasarkan pengajuan sebelumnya. Namun, hal ini hanya bisa dilakukan ketika sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan yang menerima surat permohonan tadi.

Ketika benar-benar sudah disetujui. Proses pembelian barang pun akan segera dilakukan oleh pihak logistik atau purchase di perusahaan. 

5. Melakukan Pengecekan Barang

Prosedur pengadaan peralatan kantor yang kelima adalah melakukan pengecekan barang yang sudah dibeli. Pengecekan yang dilakukan merupakan pemeriksaan terkait kualitas dan jumlah barang yang sudah dibeli.

Jika benar sesuai dengan persetujuan sebelumnya. Barang akan segera diserahkan kepada pihak perusahaan lengkap dengan catatan kebutuhan pengadaan peralatan untuk di kantor. 

6. Peralatan Kantor Siap Digunakan

Usai pengecekan terbukti sesuai dengan permintaan, maka pengadaan peralatan siap digunakan atau didistribusikan kepada pihak karyawan yang ada di perusahaan. Nah, langkah ini menjadi tanda bahwa proses pengadaan sudah selesai dilakukan.

Pengadaan Peralatan Kantor untuk 2 Jenis Barang di Kantor  

Selain mengetahui pengadaan peralatan kantor secara umum, selanjutnya Anda juga harus mengetahui bagaimana sebenarnya keberjalanan atau prosedur pengadaan peralatan untuk jenis-jenis barang di kantor. Yakni barang yang sering digunakan dan tidak sering digunakan.

1. Barang yang Sering Digunakan

Sesuai dengan namanya, barang yang sering digunakan merupakan peralatan atau kebutuhan kantor yang masa pemakaiannya terbilang singkat sebab sering digunakan seperti alat tulis, kertas, dan lain sebagainya. Sementara, prosedur pengadaannya adalah sebagai berikut.

• Melakukan penyusunan daftar perlengkapan barang untuk jenis barang yang sering digunakan sesuai dengan kebutuhan atau rencana kinerja yang sudah disusun.
• Melakukan penyusunan terkait biaya atau dana yang dibutuhkan untuk melakukan pengadaan barang tersebut paling tidak setiap bulannya.
• Melakukan penyusunan terkait pengadaan barang yang sering digunakan menjadi rencana penyusunan anggaran triwulan hingga tahunan.

2. Barang yang Tidak Sering Digunakan

Selain barang yang sering digunakan, pengadaan yang dibutuhkan oleh perusahaan juga selalu berkaitan dengan barang-barang yang tidak sering digunakan. Barang jenis ini merupakan keperluan kantor yang umumnya dipergunakan dalam jangka waktu panjang.

Sebagai contohnya adalah mesin printer, telepon, mesin fotokopi, komputer, dan lain sebagainya. Nah, langkah pengadaan barang tersebut bisa langsung Anda cek di bawah ini.

• Melakukan penyusunan analisis terkait keperluan perlengkapan barang yang tidak sering digunakan. Analisis penyusunan yang dilakukan juga harus disesuaikan dengan kondisi. Yakni melakukan penyesuaian terhadap barang-barang yang masih layak pakai sehingga tidak perlu dilakukan adanya pengadaan.
• Melakukan penaksiran anggaran atau biaya yang dibutuhkan untuk pengeluaran barang tersebut sesuai standar yang tentunya sudah ditetapkan oleh masing-masing perusahaan yang hendak melakukan pengadaan.
• Melakukan penentuan terkait skala prioritas peralatan perusahaan yang disesuaikan dengan dana, urgensi, dan rencana pengadaan setiap tahunnya.

Nah, dengan melakukan beberapa langkah di atas, maka Anda bisa menjalankan prosedur pengadaan peralatan sesuai dengan jenis barang yang dibutuhkan. Apakah termasuk barang yang sering digunakan atau tidak.

Analisis pengelompokan barang memang dibutuhkan guna menentukan langkah pengadaan yang paling tepat. Selain itu, cara tersebut juga diperlukan supaya pemenuhan barang oleh kantor dapat sesuai dengan kebutuhan. 

Sementara, jika Anda bingung bagaimana cara melakukan prosedur pengadaan peralatan kantor, manfaatkan pelayanan kami di Procurite yang hadir sebagai solusi procure to pay guna proses pengadaan sesuai prosedur. Melalui aplikasi yang intuitif dari Procurite, Anda bisa mendapatkan barang maupun jasa dengan lebih efisien untuk pengadaan peralatan kantor. 

Baca Juga: Tujuan E-Procurement

Procurite sendiri merupakan perusahaan yang bergerak di bidang teknologi informasi, khususnya pengembangan aplikasi e-procurement yang memiliki pengalaman lebih dari belasan tahun terhadap pengadaan barang di Indonesia. Dengan demikian, mampu menciptakan Procurite sebagai aplikas pengadaan untuk SMB di Indonesia menjadi lebih baik. Menarik bukan?