Pentingnya Meningkatkan Efisiensi 

Dalam menjalankan usaha baik barang maupun jasa, tentunya sebuah perusahaan tidak lepas dari adanya sirkulasi barang dan jasa dalam mewujudkan visi dan misi perusahaan tersebut. Secara sederhana, barang dan jasa dibeli untuk dijual kembali atau digunakan sendiri oleh perusahaan demi meningkatkan performa perusahaan, menjaga kualitas perusahaan ataupun demi keuntungan perusahaan. Oleh karenanya, sangat penting bagi perusahaan apapun untuk memiliki prosedur atau standar dalam pengadaan barang dan jasanya, hal ini diperlukan agar barang dan jasa yang diakuisisi merupakan barang dan jasa yang tepat guna dan tepat sasaran. Dari berbagai prosedur yang telah ditetapkan oleh berbagai perusahaan perihal pengadaan barang dan jasa, tentunya di dalamnya ada sebuah system, baik sederhana maupun yang canggih sekalipun, salah satu sistem yaitu Procure to Pay adalah sebuah sistem yang dapat mengarahkan seluruh proses pengadaan barang dan jasa secara terpadu sehingga dengan adanya hal tersebut, diharapkan dapat mewujudkan performa yang baik dari perusahaan. Dari berbagai hal yang dapat ditawarkan oleh Procure to Pay, berikut ini adalah beberapa tips untuk meningkatkan performa pengadaan dengan sistem Procure To Pay di perusahaan Anda: 

Tips Meningkatkan Performa Procure to Pay 
 

• Berpikir secara matang dalam pembuatan dan mengeluarkan purchase requisition (PR) Anda harus memastikan kebutuhan apa saja yang diperlukan dalam melakukan pembelian barang atau penggunaan jasa. Sebaiknya di perusahaan wajib memiliki akses pada data inventaris agar stok barang pun bisa digunakan secara maksimal dan terkontrol dengan baik. Jadi pembelian barang tersebut tidak akan mubazir dengan adanya monitoring yang baik. Selain itu anda harus dapat mengumpulkan dokumen-dokumen yang penting untuk memperlihatkan keadaan perusahaan saat ini. Dokumen ini berguna memahami kinerja pengadaan atau purchasing saat ini dari sisi sumber daya, biaya setiap departemen dan kinerja perusahaan. 
   
• Memastikan proses purchasing sudah memenuhi standar Proses dan prosedur pengadaan di perusahaan Anda harus memiliki standarisasi yang sesuai agar membuat pengelolaan inventaris menjadi lebih baik. Dengan ini tentunya akan membantu pengelolaan inventaris perusahaan anda lebih teroganisir. Standarisasi ini akan memudahkan monitoring keseluruhan proses, transparan serta menyelesaikan masalah legal dengan lebih efisien dan melakukan evaluasi tender menjadi lebih mudah.
   
• Memantau harga pasaran suatu jenis barang dan jasa Kadang di saat proses pengadaan dihadapkan dengan kondisi dimana barang atau jasa yang dibutuhkan mengalami kenaikan di pasaran dibandingkan harga sebelumnya. Kenaikan harga ini sangat bergantung pada tren pasar global dan lokal, maka dari itu departemen procurement harus rutin memantau tren global harga untuk mendapatkan material dengan harga dan kualitas terbaik 
   
• Menjalin hubungan baik dengan vendor atau supplier Dalam proses pengadaan pasti akan berhadapan dengan banyak vendor dan merupakan faktor utama yang berpengaruh dalam proses tersebut. Agar semuanya berjalan dengan baik dan lancar, perusahaan perlu membina hubungan baik dengan para vendor agar proses pembelian bisa berjalan dengan lancar dan kedepannya memungkinkan mendapatkan harga khusus dari para vendor tersebut, dengan sikap tersebut terjaga dengan baik akan memberikan kenyamanan bagi para vendor dan perusahaan akan mendapatkan pelayanan yang terbaik. 
   
• Melakukan quality control secara rutin Departemen procurement wajib melakukan quality control secara rutin agar dapat mengetahui kualitas barang yang dibeli dan menghindari barang-barang yang cacat. Quality control ini dapat dilakukan sebulan sekali. Tim inventaris akan bekerja sama dalam mengecek keadaan barang sesuai kategori dan jumlah yang dimiliki, hal ini perlu dilakukan untuk menghindari masalah penyusutan barang. 
   
• Selalu mengikuti tren pengadaan yang sedang terjadi departemen procurement perlu melihat tren yang sedang terjadi. Hal ini akan berkaitan dengan harga pasar jenis barang dan jasa yang sering digunakan oleh umum. Dengan mengikuti tren ini, perusahaan akan mendapatkan harga terbaik dalam proses pengadaan, selain itu bisa mengetahui merk-merk barang dengan tingkat kualitas barang yang sesuai. 
   
• Rutin melakukan pelatihan terhadap tim di perusahaan agar memiliki wawasan yang luas dan meminimalisir keselahan akibat human error. Selain itu setiap departemen wajib mengadakan diskusi yang rutin agar para staff dapat menyampaikan ide dan inovasi yang mereka miliki. Karyawan merupakan faktor utama pendapatan dalam perusahaan Anda, maka dari itu perusahaan harus rutin mengadakan pelatihan secara berkala agar skill dan kinerja mereka semakin meningkat, begitu juga kedepannya proses pengadaan akan berjalan lancar tanpa ada kesalahan yang terjadi dan lebih maksimal.

Penjelasan di atas merupakan faktor-faktor pendukung dalam meningkatkan efisiensi sistem Procure To Pay di perusahaan anda. Procurite sebagai penyedia procure to pay cloud solution dapat membantu Anda dalam mencapai hal tersebut, tunggu apalagi, hubungi kami dan mulai dengan gratis!