Pengadaan Peralatan Kantor

pengadaan-peralatan-kantor

Perlu Anda tahu, ternyata untuk sebuah pengadaan peralatan kantor memerlukan prosedur khusus yang harus diperhatikan. 

Jadi, untuk melengkapi peralatan kantor memang tidak boleh tiba-tiba langsung membeli tanpa dasar yang jelas. 

Apalagi perusahaan terkait termasuk perusahaan besar dengan banyak aturan di dalamnya.

Anda juga harus tahu bahwa pengadaan ini maksudnya adalah untuk menyuplai atau mencukupi segala bentuk yang berkaitan dengan peralatan kantornya. 

Sehingga dibutuhkan beberapa langkah yang krusial dan runtut serta tidak boleh terlewatkan sedikitpun. 

Tujuannya selain memperhatikan budget juga membuat lebih tepat sasarannya.

Pengadaan Peralatan Kantor untuk Lembaga

Sebelum lanjut ke pembahasan yang lebih mendalam Anda memang wajib tahu apa yang dimaksud dengan pengadaan peralatan kantor. 

Dimulai dari pengertian kata pengadaan yang artinya adalah memenuhi atau memberikan sesuatu untuk kecukupan di dalamnya. 

Sehingga jika hubungannya dengan keperluan kantor, maka pengadaan ini adalah mencukupi segala bentuk peralatan kantor untuk menunjang sisi kinerja di dalamnya.

Hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraannya adalah terkait tata cara dan aturan yang mengikat dalam prosedurnya. 

Biasanya masing-masing perusahaan memiliki batasan tertentu untuk mendapatkan hasil pemaksimalan yang lebih baik. 

Setiap perusahaan memiliki wewenang tertentu untuk menyuplai peralatan kantor agar sesuai dengan fungsi yang dibutuhkan.

Hanya saja dalam pelaksanaannya, memang memiliki prinsip yang sama satu dengan lainnya. 

Pertama, melakukan penghapusan terhadap peralatan yang sudah tidak layak digunakan. 

Kedua, melakukan pengumpulan dan pembekalan yang berkaitan dengan keperluan kantor. 

Ketiga, melakukan proses penyimpanan dan pemeliharaan perlengkapan lebih baik.

Keempat, membelikan peralatan sesuai dengan anggaran yang telah ditentukan. 

Kelima, menjalankan atau menggunakan peralatan kantor sesuai dengan kegiatan operasional yang berlaku. 

Keenam, mempertimbangkan terkait kuantitas, kualitas dan jenis dari peralatan kantor yang dijalankan. 

Ketujuh, yang terpenting dari lainnya yakni tetap mengikuti langkah atau prosedur yang mengatur dalam pengadaan peralatan yang satu ini.

Baca Juga: proses Pengadaan Barang dan Jasa Apa saja?

Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor

Setelah mengenal dengan baik terkait pengertian dari pengadaan peralatan kantor, Anda juga perlu tahu hal-hal berkaitan dengan prosedur pengaturannya.

Adapun prosedur yang dimaksud bisa dilihat seperti di bawah ini :

1.      Aturan untuk barang habis pakai dan tidak habis pakai

Sebelum merujuk ke bagian prosedur, Anda juga wajib tahu bahwa peralatan kantor ini dibagi menjadi dua jenis utama. 

Yakni barang yang bisa digunakan dan langsung habis maupun barang yang tidak langsung habis. 

Kedua barang ini memiliki prosedur yang berbeda untuk pengadaannya. Anda bisa melihat perbedaannya seperti di bawah ini:

  1. Barang habis pakai

Di dalam perkantoran tentu ada yang namanya barang habis pakai contohnya seperti kertas, alat tulis, tinta dan peralatan lain yang bisa diukur waktu ketika dipakai habisnya. 

Untuk jenis barang yang satu ini, pengadaan peralatan kantor membutuhkan prosedur sebagai berikut:

  • Mendaftar barang habis pakai yang dibutuhkan oleh perusahaan sesuai dengan rencana dan kinerja yang membutuhkan.
  • Lanjut setelah mendapatkan barang yang dibutuhkan bisa dengan merinci anggaran atau perkiraan biaya yang dibutuhkan untuk membeli barang tersebut.

Pengadaan ini harus dihitung pembelian dan rincian harganya setiap bulannya.

  • Berikutnya, setelah mendapatkan daftar barang dan rincian biaya bulanan, Anda wajib meneruskannya menjadi laporan tahunan yang lebih lengkap nantinya.
  1. Barang tidak habis pakai

Selain ada barang yang habis pakai sebagaimana yang dijelaskan di atas, aturan berikutnya ini yakni berlaku untuk barang yang tidak habis pakai. 

Contoh dari barangnya adalah komputer, laptop, meja, kursi sampai dengan peralatan lain yang intinya tidak habis dalam hitungan bulan. 

Untuk barang yang seperti ini cara pengadaannya ada di bawah ini:

  • Melakukan pendaftaran terkait barang kantor yang sudah tidak layak pakai dan masih bisa digunakan.

Dalam melakukannya memang memerlukan analisis yang tepat disesuaikan dengan rencana kerja dan tujuan yang ingin didapatkan.

  • Setelah dapat barang yang sekiranya membutuhkan pengadaan lanjut dengan melakukan rencana anggaran untuk budget dalam pengadaan barang tersebut.

Perhitungan ini harus mendekati atau real dari kebutuhan yang sebenarnya.

  • Lanjut dengan menyelenggarakan skala prioritas yang penting dari pembelian peralatan yang memang harus ada terlebih dahulu.

Hal ini berkaitan dengan kondisi dana perusahaan dan juga tingkat urgent yang terjadi saat itu.

2.      Prosedur pengadaan dari alat kantor

Sebelum lanjut ke langkah penting dalam pengadaan peralatan kantor secara umum memang ada sedikit perbedaan dari masing-masing perusahaan yang menggunakannya. 

Hal ini berkaitan dengan perbedaan jenis usaha, budaya, latar belakang karyawan dan tingkat kemajuan dari perusahaan terkait. 

Adapun secara umum prosedur yang bisa dijadikan acuan bisa dilihat sebagai berikut:

  1. Membuat surat pengajuan

Langkah paling awal yang bisa dilakukan untuk pengadaan sebuah barang adalah petugas yang berwenang harus membuat surat permohonan berisikan tentang pengadaan peralatan tersebut. 

Surat ini nantinya akan ditujukan pada gudang terkait. Sementara gudang akan mengecek ada tidaknya barang yang dibutuhkan. 

Ada tidaknya barang gudang wajib mengeluarkan pemberitahuan baik bon maupun surat permohonan.

  1. Ketersediaan biaya

Jika gudang sudah melakukan konfirmasi terkait permohonan pengadaan tersebut maka langkah berikutnya adalah menuju ke tugas bendahara. 

Bendahara akan mengecek ketersediaan biaya untuk melakukan pengadaan terkait. 

Setelah sesuai dan biayanya ada maka permohonan ini akan ditembuskan ke pimpinan.

  1. Logistik

Lanjut prosesnya akan dilakukan oleh petugas bagian logistik dan menimpali surat menuju pimpinan terkait. 

Barang yang dibutuhkan harus melalui pengecekan terkait kuantitas dan kualitasnya. 

Jika sudah, barang terkait akan didata pada buku serah terima yang berlaku. Pencatatan lain juga dilakukan sesuai keperluan pihak gudang.

Anda sedang membutuhkan proses pengadaan dari peralatan perusahaan dan bingung mendapatkan yang terpercaya? 

Cobalah untuk mengunjungi Procurite

Procurite dan Keuntungannya

Procurite adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang procurement yang penting untuk kesejahteraan sebuah perusahaan.

Ada banyak keuntungan yang bisa didapatkan ketika mempercayakannya pada Procurite ini. 

  • Pertama, segala bentuk kegiatannya akan terangkum dengan baik dan terstruktur jadi tidak perlu takut adanya tindakan tidak beres lainnya.
  • Kedua, segala bentuk kegiatan akan dilaporkan dan lebih transparan.
  • Ketiga, rekaman semua data sudah terjamin aman dengan sistem RFQ jadi sangat menjamin tidak ada kebocoran di dalamnya.
  • Keempat, jika Anda mempercayakan pada Procurite, maka bisa lebih hemat daripada mengatur semuanya sendiri.

Apalagi segala bentuk kebutuhan ini cukup dilakukan dengan sistem online saja. Jadi lebih terkendali dan hemat waktu juga tentunya. 

Dijamin kerja sama ini akan membuahkan dampak cukup baik antara dua pihak tentunya.

Perlu dipahami, bahwa pengadaan peralatan kantor adalah suatu hal penting untuk kinerja perusahaan yang lebih baik. 

Pengadaan yang asal-asalan dan tidak sesuai dengan skala prioritas juga akan menyebabkan masalah baru yang kurang sesuai. 

Jadi, dalam hal pengadaan peralatan kanto, memang membutuhkan analisis yang tepat untuk barang yang dibutuhkan. Yuk, pakai jasa Procurite sekarang juga!

logo procurite

Tebet Timur Dalam Raya No 43 Jakarta, Indonesia

procurite phone icon+(62-21) 8357385

procurite phone icon085811417123