Pengertian Procurement, Etika dan Prinsip, Proses, dan Kesalahan-Kesalahan yang Perlu Diketahui

pengertian-procurement-etika-dan-prinsip-proses-dan-kesalahan-kesalahan-yang-perlu-diketahui

Salah satu proses yang dapat dilakukan oleh perusahan untuk mendapatkan barang atau jasa adalah dengan melakukan procurement atau pengadaan. Jadi, pengertian procurement yaitu kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan yang membutuhkan barang atau jasa dalam jumlah yang banyak.

Informasi kali akan membahas mengenai pengertian dari procurement, etika prinsip, proses dan kesalahan-kesalahan.

Pengertian Procurement

Pengertian Procurement merupakan kumpulan dari kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengadakan atau membeli beberapa macam jasa atau barang yang sesuai dengan keperluan perusahaan.

Proses procurement dimulai  dari adanya purchasing atau pembelian barang, lalu dilakukan pengawasan pada saat expediting atau proses pembelian dan akhirnya diselesaikan dengan traffic. Namun, harus melakukan pengecekan dan pengiriman terlebih dahulu agar mengetahui barang sudah sampai pada tujuan dengan aman.

Perusahaan yang melakukan proses procurement bertujuan untuk memperoleh jasa atau barang yang sesuai dengan spesifikasi dan tagihan. Namun, sudah ditentukan oleh perusahaan agar pengeluaran biaya menjadi lebih sedikit demi dan mendapatkan keuntungan yang lebih maksimal.

Etika dan Prinsip dari Pengertian Procurement

Terdapat beberapa aturan yang harus ditegakkan supaya kegiatan proses procurement berjalan dengan lancar. Etika dan prinsip procurement menjadi dua contoh dari aturan-aturan tersebut, untuk memahami kedua hal ini maka bisa disimak penjelasan dibawah ini.

1. Etika Procurement

Etika procurement adalah perilaku profesional antara satu dengan yang lainnya dan memiliki peran saling menghormati pada masing-masing pihak dalam proses  procurement.

2. Prinsip Procurement

Terdapat beberapa prinsip yang harus ditegakkan dalam procurement baik secara internasional maupun nasional. Menurut Budiharjo Hardjowijono dan Hayie Muhammad, berpendapat bahwa prinsip dasar procurement adalah efisiensi, efektivitas, persaingan sehat, keterbukaan, transparansi, tidak diskriminasi dan akuntabilitas. Dibawah ini akan dijelaskan arti dari prinsip tersebut.

  • Efisiensi, merupakan suatu prinsip pengadaan barang yang harus menggunakan sumber daya yang sudah ada, untuk menghasilkan jasa atau barang dengan kualitas dan jumlah yang diinginkan dalam waktu terbaik.
  • Efektif, merupakan suatu prinsip untuk mendapatkan barang atau jasa yang nilainya sangat tinggi,dengan memanfaatkan sumber daya yang sudah ada.
  • Persaingan sehat, merupakan prinsip yang mengatur persaingan calon pemasok jasa atau barang supaya tidak terjadi kecurangan.
  • Terbuka, merupakan prinsip yang membuka kesempatan untuk semua pemasok yang mempunyai kualifikasi layanan dalam menjalankan praktek pengadaan barang.
  • Transparansi, merupakan prinsip yang akan memberikan informasi lengkap tentang aturan pengadaan barang atau jasa kepada semua calon pemasok dan masyarakat umum.
  • Tidak diskriminatif, merupakan  prinsip dimana semua pemasok akan diperlakukan sama tidak ada bedanya.
  • Akuntabilitas ,merupakan prinsip yang lebih mengedepankan tanggung jawab procurement dengan pihak-pihak yang terlibat berdasarkan norma, etika dan aturan perundang-undangan yang sudah ada.

Proses dari Pengertian Procurement

Pada dasarnya, proses procurement yang dilaksanakan oleh perusahaan tidak sama, tergantung dari produk jasa atau barang yang dijual dan tingkat kerumitannya. Ada beberapa tahapan yang harus dilewati supaya pengadaan jasa atau barang dapat dilakukan dengan benar. Ada beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk pengadaan barang, yakni :

1. Requirement and source determination

Langkah pertama, perusahaan harus menentukan barang yang diperlukan untuk melakukan inquiry document kepada pemasok barang.

2. Vendor selection

Sesudah memperoleh pemasok barang, perusahaan bisa menjalankan negosiasi, dengan vendor sampai mendapatkan harga yang pas antara perusahaan dan pemasok.

3. Order processing and monitoring

Kemudian, purchase order nantinya akan diterbitkan langsung oleh perusahaan untuk diberikan kepada pemasok, lalu akan dipantau agar proses pembeliannya menjadi lancar.

4. Goods receipt and payment

Barang yang sudah diterima oleh perusahaan, nantinya harus dibayar kepada vendor sesuai dengan purchase order.

Kesalahan-Kesalahan Umum yang Sering Terjadi 

Proses dilakukannya procurement dapat dilalui dengan beberapa cara, sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan lebih besar jika perusahaan tidak membuat perencanaan yang baik

Ada beberapa masalah yang mungkin saja terjadi setiap tahap yang nantinya dilalui dari proses procurement, baik itu dari tahap awal yakni menentukan kebutuhan, sampai tahap akhir yang merupakan proses pembangunan.

Skala masalah yang terjadi pun bisa dari besar ke kecil atau sebaliknya. Untuk itu, dibawah ini akan dibahas berbagai masalah yang umumnya terjadi pada proses procurement.

1. Masalah pada Pemasok

Pada umumnya, masalah yang sering terjadi sebenarnya berkaitan dengan pemasok atau vendor barang, dimana pencarian vendor terbaik menjadi masalah utama pada aspek ini. Oleh karena itu, perusahaan harus bisa mencari pemasok yang terbaik dalam segi kualitas maupun harga.

Namun, walaupun Anda sudah menemukan pemasok yang dianggap sudah tepat, masih ada kemungkinan pemasok tersebut mengecewakan perusahaan sahabat, baik itu dari segi kualitas barang ataupun pelayanan.

2. Data yang Tidak Akurat

Ketidakakuratan data juga menjadi salah satu masalah yang sering terjadi dalam proses procurement. Jika barang yang diperlukan pada vendor tidak akurat dan mendalam, maka proses procurement kemungkinan tidak menjadi optimal dan membuat biaya yang dikeluarkan tidak sesuai dengan kapasitas.

3. Barang yang Dikirim Telat

Jasa atau barang yang datangnya tidak tepat waktu di perusahaan bisa mempengaruhi semua proses bisnis, hal ini membuat perusahaan tidak berjalan secara optimal hal ini umumnya terjadi di bagian penjualan dan produksi.

Beberapa hal yang bisa membuat barang tidak sampai tepat waktu diakibatkan adanya pengajuan proposal dan negosiasi kontrak yang terlampau lama.

Jadi, procurement atau pengadaan menjadi salah satu proses yang sangat penting dijalankan oleh perusahaan. Memang ada  beberapa cara yang harus dilalui pada proses procurement ini, dimulai dari menentukan kebutuhan sampai proses pembayaran.

Percayakan Kegiatan Procurement Pada Kami!

Agar semua proses procurement dapat berjalan dengan lancar, sebaiknya etika dan prinsip yang ada wajib ditegakkan. Walaupun begitu masih ada kemungkinan terjadinya kesalahan baik itu dalam data yang tidak akurat, pihak pemasok dan yang lainnya.

Oleh karena itu, untuk mengurangi terjadinya kesalahan tersebut, perusahaan harus menggunakan aplikasi pendukung. Salah satu aplikasi yang dapat membantu Anda adalah Procurite Bisnis Indonesia (PBI).

Procurite Bisnis Indonesia menjadi salah satu anak perusahaan dari PT Mitra Mandiri Informatika, yang bergerak di bidang teknologi informasi, khususnya pengembangan aplikasi e-procurement.

Perusahaan kami ini sudah memiliki pengalaman selama 15 tahun yang berhubungan dengan pengadaan di Indonesia secara regulasi. Kami juga menciptakan Procurite sebagai salah satu aplikasi pengadaan SMB di Indonesia.

Melalui aplikasi ini, Anda bisa memantau kinerja karyawan agar selalu memastikan kelancaran kegiatan procurement. Selain itu, Anda juga bisa langsung mendelegasikan tugas kepada karyawan jika menggunakan aplikasi ini.

Aplikasi ini akan menentukan kebutuhan perjalanan pada proses pengertian procurement. Kami akan membuat perusahaan Anda menjadi lebih baik karena tim kami cukup transparansi dan efisiensi dalam proses pengadaan. Keinginan kami adalah memberikan solusi pengadaan yang komprehensif untuk sebuah perusahaan SMB.

 

 

logo procurite

Tebet Timur Dalam Raya No 43 Jakarta, Indonesia

procurite phone icon+(62-21) 8357385

procurite phone icon085811417123