Procurement

procurement-1

Procurement atau pengadaan merupakan sebuah ilmu yang berada di bagian keuangan atau logistik. Keberadaan seorang manajer pengadaan ini sangat penting untuk keberhasilan pengadaan. Manajer ini bertugas untuk mengatur pengadaan barang yang berlangsung di perusahaan.

Setiap perusahaan sering sekali menerima berbagai permintaan dari pemasok. Untuk menyelesaikan semua permintaan, pihak tim akan mengolah data terlebih dahulu. Dengan melakukan pendataan, tim dapat mengetahui pemasok mana saja yang baru mengirimkan barang.

Apa Itu Procurement Manager?

Procurement manager atau manajer pengadaan barang merupakan sebuah jabatan manajemen yang berada di tingkat menengah. Jabatan ini biasanya bertugas untuk memastikan agar perusahaan beserta stafnya mematuhi semua strategi pembelian barang yang sudah ditentukan.

Hal ini pun dilakukan agar mampu menjaga waktu serta biaya dengan baik. Selain itu, manajer pun bertugas untuk memilih tim mana saja yang memiliki tugas di bidang pengadaan. Tim di bawah naungan Manajer Pengadaan ini dapat mengelola seperti alat tulis, perjalanan, akomodasi dan lainnya.

1.       Melapor Ke Pihak Berwenang

Jika sudah menyelesaikan tanggung jawab dengan baik, pihak Procurement Manager dapat melapor kepada kepala keuangan. Selain itu, Manajer Pengadaan pun diperbolehkan melaporkan hal ini ke pihak lainnya yaitu direktur operasi.

2.       Memiliki Banyak Tugas

Untuk tugas dari Manajer Pengadaan itu seperti menetapkan kebijakan saat melakukan pembelian. Lalu seorang Manajer Pengadaan pun harus mempertimbangkan anggaran, persyaratan stok hingga keterampilan yang diinginkan.

Bagi perusahaan, biaya merupakan hal penting yang harus dilakukan. Sebelum digunakan untuk membeli sesuatu, setiap Manajer harus memastikan berapa biaya yang harus dilakukan untuk mendapatkan barang yang diinginkan.

Bagi seorang manajer pun penting sekali untuk melihat siapa saja para pemasok yang memenuhi akreditas ISO atau standar lainnya. Seorang manajer pun harus melihat apakah pemasok melakukan standar ISO atau tidak.

Selain memiliki tugas utama, seorang Manajer Pengadaan pun memiliki tugas lain seperti tugas sehari – hari. Pertama, manajer pengadaan biasanya akan lebih sering melakukan komunikasi di dalam bidang keuangan dan operasional.

Hal ini dilakukan agar seorang manajer bisa memahami seperti apa masalah yang terjadi di perusahaan. Manajer pun harus mengerjakan tender yang akan dikirimkan. Selanjutnya, manajer pun bertugas untuk menangani pertanyaan yang berasal dari pemasok hingga mendapatkan ulasan dari tim operasional sampai keuangan.

3.       Memiliki Keterampilan Beragam

Selain tugas yang harus dikerjakan, seorang manajer pun dituntut harus memiliki keterampilan yang beragam. Salah satu keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang manajer adalah keterampilan interpersonal.

Keterampilan interpersonal ini akan memudahkan Procurement Manager untuk melakukan negosiasi saat bersama pemasok. Sehingga Manajer Pengadaan bisa mendapatkan harga terbaik sesuai dengan perkiraan sebelumnya.

Selain itu, keterampilan ini pun membantu anda untuk mengelola aspek keuangan dengan baik dan memahami bagaimana proses manajemen anggaran. Hal ini akan mencakup berbagai aspek yang bisa terjadi di dalam kegiatan bisnis masa depan.

Seorang manajer pun harus memahami semua hal mengenai perencanaan serta memperkirakan permintaan dari pemasok. Selain memiliki keterampilan ini, anda pun harus memiliki keterampilan lain di bidang pendelegasian, dan teknik motivasi.

Jika anda ingin menjadi seorang Manajer Pengadaan, tidak ada persyaratan khusus. Ada beberapa pekerja yang berkesempatan untuk menjadi Manajer Pengadaan seperti purchase assistant, junior purchase dan asisten keuangan. Sedangkan untuk latar belakang dari Manajer Pengadaan bisa berasal dari manajemen bisnis, manajemen proyek hingga matematika.

Langkah – Langkah Untuk Melakukan Procurement

Procurement atau pengadaan merupakan aspek terpenting untuk menjalankan sebuah bisnis. Keberadaan pengadaan ini berguna untuk mengoperasikan serta membantu untuk melakukan perluasan terhadap beberapa barang hingga jasa.

Barang dan jasa yang diterima ini berasal dari pemasok. Jika perlu, anda bisa melakukan kerja sama dengan pemasok lokal yang terkenal memiliki harga terbaik. Untuk mendapatkan hasil yang memuaskan, anda bisa memahami langkah – langkah di bawah ini.

1.       Melakukan Identifikasi

Identifikasi merupakan langkah awal yang perlu dilakukan untuk melakukan pengadaan. Pada langkah ini, anda akan memerlukan berbagai barang atau jasa untuk menjalankan bisnis. Dalam hal ini, anda pun diminta untuk menetapkan anggaran seperti apa yang dilakukan untuk melakukan procurement.

Kegiatan identifikasi ini bisa dimulai dengan mengajukan permintaan kepada departemen purchasing. Lalu permintaan ini bisa bersifat sederhana hingga kompleks. Untuk menyelesaikan permintaan pun harus dijelaskan secara tertulis dan rinci agar tidak terjadi kesalahpahaman.

2.       Melakukan Seleksi Vendor

Untuk mencari vendor, anda pun harus menyeleksi vendor dengan baik. Perhatikan apakah vendor yang diinginkan sudah memenuhi nilai serta kualitas belum. Sebab dalam menemukan vendor yang memiliki kualitas terbaik itu tidak mudah.

Tetapi anda dapat memilih vendor dengan memahami tahap ini. Anda tidak hanya memberikan produk yang memiliki kualitas tinggi tetapi harus memiliki reputasi kuat. Sebagai seorang staf, anda pun harus menjalin hubungan yang kuat kepada para vendor agar perusahaan bisa mendapatkan keuntungannya. 

Ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh departemen procurement seperti melakukan penyeleksian kepada vendor, meminta penawaran pada produk tertentu hingga memilih vendor yang tepat. Jika semua itu sudah dilakukan, anda akan mudah dalam melakukan proses pengadaan.

3.       Mengirim Permintaan Pembelian

Jika sudah melibatkan semua departemen, pada tahap ini akan berisikan mengenai cara mengontrol keuangan dengan baik untuk membeli barang atau jasa. Mulai dari melakukan dokumen procurement untuk permintaan pembelian dan mengirimkan langsung ke departemen tersebut.

Ada beragam hal yang perlu disediakan seperti pihak yang meminta barang, kuantitas dan deskripsi barang, informasi vendor serta harganya. Sebelum memesan produk, pastikan anda sudah mendapatkan persetujuan dari departemen internal.

4.       Membuat Pesanan Pembelian

Jika permintaan pembelian sudah disetujui, departemen keuangan akan melakukan proses pesanan pembelian terhadap vendor. Hal ini merupakan salah satu tanda yang dilakukan oleh departemen keuangan untuk memberikan pemberitahuan kepada vendor.

Nanti vendor bisa langsung melanjutkan permintaan itu, dan perusahaan akan meminta kepada vendor untuk memesan produk dalam jangka panjang. Lalu departemen keuangan bisa memastikan apakah vendor mengirim produk dengan baik atau tidak.

5.       Menerima Faktur Dan Pesanan

Pada tahapan ini faktur dan pesanan tidak bisa terjadi secara bersamaan. Rata – rata faktur bisa datang lebih lama dibandingkan dengan pesanan. Pemasok merupakan pihak yang bertugas untuk mengirimkan faktur kepada pembeli yang akan menjelaskan isi di dalam pesanan.

Baca Juga: Fitur Penting dalam Software E-procurement

Dengan mendapatkan faktur, anda pun bisa melakukan konfirmasi penjualan dan memberitahu kepada pembeli saat pembayaran sudah memasuki jatuh tempo. Jika perusahaan sudah menerima perusahaan, nanti perusahaan akan memberitahu kepada vendor jika ada masalah di dalam pesanannya.

Sekarang untuk menjalankan proses pengadaan bisa lebih mudah, sebab Procurite Bisnis Indonesia hadir untuk memudahkan proses procurement

Pihak Procurite pun selalu berupaya agar memastikan semua pengadaan tetap terpantau dengan baik. Jika anda tertarik untuk menggunakan Procurite, anda bisa mengunjungi landing page kami di www.procurite.com

logo procurite

Tebet Timur Dalam Raya No 43 Jakarta, Indonesia

procurite phone icon+(62-21) 8357385

procurite phone icon085811417123