Procurement Automation

procurement-automation

Sekarang ini divisi procurement atau pengadaan memang memiliki peranan yang cukup penting bagi suatu perusahaan dalam meningkatkan keuntungan serta untuk mencapai target perusahaannya. Oleh sebab itu, suatu proses pengadaan perlu dilakukan secara otomatis atau lebih dikenal dengan istilah procurement automation.

Memang banyak yang mengatakan bahwa proses pengadaan barang dan jasa, dalam prosesnya sangat rumit dan panjang. Namun asumsi tersebut tidak sepenuhnya salah, oleh sebab itu perusahaan perlu merencanakan agar pengadaan barang bisa berjalan secara efektif dan efisien.

Untuk divisi pengadaan, procurement automation sangat dibutuhkan karena memang memiliki banyak manfaat tersendiri. Untuk lebih jelasnya, berikut akan dijelaskan mengenai kegunaan serta manfaat dari procurement ini.

Tentang Procurement Automation

Procurement automation atau dikenal juga dengan otomatisasi pengadaan adalah suatu percepatan dalam proses pengadaan yang fokusnya untuk memudahkan beban tim pengadaan dari tugas yang mungkin memakan waktu serta berulang-ulang. 

Otomatisasi pengadaan juga dapat memberi kesempatan kepada procurement personal untuk lebih fokus pada kegiatan yang lebih kritikal untuk perusahaannya, seperti melakukan proses pengambilan keputusan serta strategi mengenai pengadaan.

Dengan melakukan perubahan pada proses procure-to-pay, hal ini bisa membuat efektifitas juga efisiensi pengadaan semakin meningkat. Bukan hanya itu, hal tersebut juga dapat memberi tambahan nilai dan saat yang bersamaan bisa menurunkan faktor biaya.

Bagian procurement yang mempunyai banyak tahapan, dimulai dari perencanaan strategis, memilih vendor, pembelian barang dan jasa sampai pada proses pembayaran juga penilaian kinerja vendor tersebut akan memakan waktu dalam proses pengerjaannya.

Akan tetapi, jika Anda menggunakan procurement automation, keseluruhan proses procurement bisa dilakukan dengan otomatis. Bukan hanya itu, hal ini juga bisa meningkatkan efisiensi dan akurasi pengerjaannya. 

Keuntungan dari Procurement Automation

Bukan merupakan suatu rahasia, bahwa dalam menjalankan procurement automation yang utama yakni dokumentasi untuk seluruh proses pengadaan yang tersimpan serta tersusun dengan baik. Dengan begitu tim pengadaan tidak perlu membuang-buang waktu untuk menyimpan serta menyusun dokumentasi dari proses procurement.

Lantas, apa saja yang manfaat atau keuntungan dari penerapan otomatisasi pengadaan ini? Berikut penjelasan lengkapnya!

1. Purchase Requisition (PR)

Sebagian besar dari perusahaan - perusahaan besar mempunyai kendala yang serupa ketika proses PR atau Purchase Requisition, yakni proses approval yang lama, salah satunya disebabkan oleh kompleksnya hirarki approval yang ada di perusahaan Anda.

Procurement automation dalam prosesnya akan membantu Anda untuk mempersingkat waktu approval purchase requisition Anda dengan mengikis tahap-tahapan yang membebankan. Selain itu juga untuk memastikan PR Anda tidak akan terlupakan dan tidak tercecer, dengan begitu tim pengadaan bisa melakukan tugasnya dengan cepat.

2. Sebagai perencanaan permintaan dan penawaran

Otomatisasi pengadaan dapat mengelola bagian yang berbeda-beda dengan sekaligus, yakni bagian yang mengelola procurement, persediaan pengiriman serta pergudangan. 

Sebut saja, procurement automation nantinya akan memberikan notifikasi pada bagian procurement apabila terdeteksi bahwa gudang sedang penuh dengan persediaan.

3. Purchase Order (PO)

PO atau purchase order yang terdapat di perusahaan juga nantinya bisa dipercepat dengan adanya procurement automation. Hal tersebut dapat meningkatkan efektifitas pada siklus purchase order di perusahaan Anda.

4. Repository dan contract approval

Pada proses persetujuan kontrak, bisa dilakukan dengan lebih cepat saat kontrak yang dibuat tersimpan dengan baik di ‘gudang’ digital. Dengan begitu pihak-pihak yang membutuhkan serta pihak yang ingin memberikan persetujuan pada kontrak suatu pengadaan agr lebih mudah untuk diakses.

Dengan ini, proses onboarding supplier (vendor) baru juga akan lebih mudah dalam memeriksa syarat serta ketentuan juga panduan yang konsisten pada seluruh kontrak perjanjian.

5. Vendor management dan invoice

Seringkali, tim pengadaan perlu berurusan dengan PO yang tidak tersusun dengan baik jika menggunakan sistem invoice manual, bahkan bisa saja mengalami kehilangan bukti pengiriman barang, penginputan barang yang terlambat, tidak transparannya proses pengeluaran juga pembayaran ataupun adanya pengeluaran dadakan.

Hal tersebut biasanya akan menimbulkan berbagai kesalahan yang bisa merugikan perusahaan. Akan tetapi, hal ini bisa dihindari dengan menerapkan procurement automation untuk membuat semua prosesnya bisa berjalan dengan lancar.

Permasalahan pada keterlambatan juga bisa memperburuk hubungan perusahaan dengan vendor yang belum menerima pembayaran dari perusahaan Anda. Kunci keberhasilan suatu vendor management perusahaan adalah dengan adanya transparansi terhadap supplier ataupun vendor rekanan.

Dengan diterapkannya otomatisasi pengadaan, membuat divisi pengadaan secara cepat akan bisa menemukan serta menyelesaikan masalah yang ada untuk menghasilkan hubungan vendor yang lebih baik lagi.

6. Dapat mengelola work order

Selanjutnya, keuntungan dari menggunakan otomatisasi pengadaan yakni dapat mengelola work order, sehingga jika terdapat permintaan dari pelanggan, tim procurement dengan segera akan memproses permintaan tersebut.

Apabila work order tersebut sudah menyelesaikan pekerjaannya, software pun akan segera menutup work ordernya serta akan memberi notifikasi bagi pelanggan atau klien mengenai statusnya.

7. Dapat melakukan pemrosesan faktur

Biasanya pemrosesan faktur akan membutuhkan lima belas tahapan dalam prosedur, bisa dikerjakan dengan otomatisasi pengadaan hanya dengan empat tahapan saja. Otomatisasi pengadaan bisa mengurangi waktu pengerjaan serta meminimalisir terjadinya error.

Tim procurement akan memindai Optical Character Recognition (OCR) yang terdapat pada faktur untuk melakukan ekstraksi data. Secara otomatis, nantinya software akan menyesuaikan data-data tersebut dengan purchase order

Apabila data-datanya sudah sesuai, maka faktur secara otomatis akan masuk ke dalam sistem.

8. Dapat melakukan pengelolaan stok

Terakhir, keuntungan dari otomatisasi prosedur yakni dapat membantu tim procurement untuk memonitor stok secara real-time. Jadi, saat persediaannya sedang kurang, tim akan segera mendapat notifikasi serta akan segera memesan produk untuk melakukan penyetokan ulang.

Dengan penggunaan otomatisasi pengadaan, Anda bisa meningkatkan efisiensi, akurasi serta dapat menghemat waktu dalam menyelesaikan pekerjaan. Jika Anda tertarik untuk menggunakan otomatisasi procurement, kami menyarankan agar Anda memilih jasa pengadaan yang sudah terjamin dan terpercaya.

Untuk itu, kami merekomendasikan Anda untuk menggunakan jasa dari Procurite sebagai layanan untuk memenuhi pengadaan barang dan jasa, Anda bisa memantau status transaksi di perusahaan Anda dengan mudah kapan saja dan dimana saja.

Procurite, Rekomendasi dalam Proses Procurement Automation

Procurite adalah teknologi pengadaan barang dan jasa dalam satu aplikasi. Bersama kami, Anda bisa melakukan konsultasi, mengadakan pelatihan, serta dapat menggunakan layanan kami dalam Procurement Automation yang tepat untuk perusahaan atau instansi Anda. 

Procurite sudah berpengalaman lebih dari lima belas tahun. Kami percaya bahwa kami bisa membantu membuat perusahaan Anda menjadi berkembang dan lebih baik lagi. Kami terbuka, transparan, efisien, dan memiliki mutu yang tinggi dalam setiap kinerja hingga membuat klien akan merasakan kepuasan yang maksimal. 

Kami menjamin, kerjasama ini akan membuahkan dampak yang cukup baik antara dua pihak tentunya. Pengadaan yang asal-asalan dan tidak sesuai dengan skala prioritas juga akan menyebabkan masalah baru yang kurang sesuai. 

Jadi, dalam hal pengadaan, tentunya akan membutuhkan analisis yang tepat untuk barang dan lainnya yang dibutuhkan, dengan otomatisasi pengadaan bersama Procurite, perusahaan Anda akan lebih terstruktur lagi tentunya.

Tunggu apalagi, yuk pakai jasa Procurite sekarang juga!

logo procurite

Tebet Timur Dalam Raya No 43 Jakarta, Indonesia

procurite phone icon+(62-21) 8357385

procurite phone icon085811417123