Proses Tender Pengadaan Barang Serta Syarat Mengikutinya!

proses-tender-pengadaan-barang-serta-syarat-mengikutinya

Tender merupakan metode pemilihan untuk memperoleh penyedia barang, Pekerjaan konstruksi atau jasa lainnya. proses tender pengadaan barang nantinya akan mengundang vendor yakni penyedia maupun penjual yang menawarkan harga serta kualitas barang yang dibutuhkan pihak penyelenggara.

Peserta yang dapat menjadi peserta tender merupakan badan usaha yang berskala, baik itu mikro, kecil, menengah maupun badan usaha besar yang legal secara administrasi.

Tentang Tender

Bisa diartikan bahwa tender merupakan lelang atau sistem jual beli yang dapat dilakukan oleh suatu pihak dengan cara mengundang penjual atau penyedia (vendor) yang akan mempresentasikan harga serta kualitas yang dibutuhkan.

Barang dengan harga dan kualitas terbaik lah yang nantinya akan menjadi pemenangnya. Sistem tender atau lelang saat ini sangat digemari terutama oleh berbagai perusahaan, hal ini mengingat pada jumlah nominal serta durasi kontrak dalam suatu lelang sangatlah besar juga bervariasi.

Sebenarnya siapapun dapat mengadakan tender atau lelang ini, akan tetapi penyedia tender adalah pemerintah. Dalam mengadakan pelelangan atau jenis lelang tertentu, pihak tender pada umumnya akan mengumumkan iklan lelang melalui berbagai macam media, sebut saja situ maupun koran.

Dengan mengikuti tender adalah salah satu upaya meningkatkan nilai usaha serta dapat memperluas jaringan kerja. Mengenai jenis perusahaan yang dapat menjadi pesertanya yakni seluruh badan usaha yang berskala mikro, kecil, menengah hingga badan usaha berskala besar yang secara administrasi sudah legal.

Apabila Anda ingin menyertakan perusahaan Anda untuk mengikuti tender, maka perlu kiranya bersiap untuk selalu membuka wawasan serta pengetahuan mengenai berbagai hal, terutama yang memiliki kaitan dengan informasi berbagai harga.

Proses Tender Pengadaan Barang

Pada umumnya, tender diawali dengan proses prakualifikasi yang mencakup identifikasi kemampuan calon penyedia serta ruang lingkup yang ditenderkan. Apabila hal tersebut telah siap, paket pekerjaan pun sudah dapat diumumkan melalui berbagai media massa seperti halnya majalah, koran, televisi, internet dan media lainnya.

Setelah itu, akan diadakan rapat sebagai pertemuan antara calon penyedia yang sudah lolos prakualifikasi dan berminat pada pekerjaan yang ditenderkan bersama pihak pembuat tender tersebut.

Proses tender pengadaan barang, dalam tahap pelaksanaannya adalah sebagai berikut:

1. Penyedia atau vendor mendapat undangan

Vendor atau penyedia barang yang dapat mengikuti acara ini merupakan vendor yang telah menerima undangan dari pihak penyelenggaranya. Pada umumnya, yang mendapat undangan ini adalah vendor yang sudah terbiasa mengikuti tender.

Akan tetapi, untuk beberapa kasus, perusahaan bisa mengundang perusahaan lain untuk mengikuti acara ini meskipun perusahaan tersebut belum pernah mengikuti tender sebelumnya.

2. Penyelenggara diberi penjelasan mengenai tender

Semua pihak penyedia yang sudah diundang selanjutnya akan mendapat penjelasan dari penyelenggara secara terbuka mengenai tender, sebut saja cara penilaian dan persyaratan legal termasuk teknisnya.

Agar perusahaan bisa mengikuti tender, mereka yang mendapat undangan perlu memenuhi syarat legalnya seperti copy akta notaris, laporan pajak, NPWP, laporan keuangan tiga tahun terakhir serta laporan lainnya.

3. Melakukan pengajuan teknis

Selanjutnya, tahapan yang harus dilakukan yakni melakukan pengajuan teknis oleh penyedia. Untuk proyek yang memiliki nominal kecil, biasanya penyedia tidak perlu mengeluarkan biaya tender. 

Berbeda halnya dengan proyek yang bernilai besar, nantinya tender akan dikenakan biaya setelah prosesnya sudah selesai.

4. Mempresentasikan proposal

Jika proposal Anda sudah memenuhi ketentuan penyelenggara yang sudah ditentukan, nantinya Anda akan mendapat undangan presentasi proposal dan akan diminta untuk melakukan presentasi.

Anda akan diminta untuk berpresentasi di depan tim penyelenggara mengenai penawaran harga juga produk yang akan ditawarkan.

5. Pengumuman hasil presentasi proposal

Tahapan selanjutnya, penyelenggara akan memberi pengumuman mengenai hasil presentasi tender yang pada umumnya akan disampaikan ke masing-masing perusahaan.

Penyedia yang dinyatakan lulus, nantinya akan diundang ke tahapan berikutnya yakni auction sekaligus memasukkan harga.

6. Auction

Tahapan yang terakhir, yakni pihak penyelenggara akan mencari serta melakukan pemilihan, siapa pemenang tender tersebut dengan memperhatikan harga dan produk yang terbaik dan berkualitas.

Vendor yang menjadi pemenang akan diberi agreement dalam melaksanakan proyeknya.

Untuk mendapatkan harga yang terbaik, memang tidak semudah yang dibayangkan. Dapat diasumsikan bahwa masing-masing penyedia yang mengikuti tender akan bersaing dengan perusahaan peserta tender lainnya yang menawarkan harga murah namun berkualitas yang sesuai dengan spesifikasi, merk, maupun jenis yang diminta.

Jika Anda sebagai penyedia, proses tender pengadaan barang adalah seleksi pemilihan yang akan penuh dengan persaingan dan sangat penting untuk Anda mencantumkan penawaran yang kompetitif dalam dokumen proposal.

Penawaran yang dilakukan dengan tender tidak dapat memberi jaminan pada keberhasilan dalam bentuk apapun. Terpenting adalah persiapkan penawaran Anda sebaik mungkin.

Syarat Mengikuti Tender Bagi Calon Penyedia

Jika Anda bermaksud untuk mengikuti tender dan Anda adalah seorang penyedia, berikut adalah beberapa persyaratan yang perlu diperhatikan:

  1. Menyertakan legalitas perusahaan yang bisa dibuktikan dengan Akta Perusahaan, Surat Izin Usaha Perdagangan/SIUP, Tanda Daftar Perusahaan/ TDP dan dokumen kualifikasi lain yang diminta.
  2. Mencari tahu informasi pengadaan yang tersedia di portal e-procurement yang dimiliki pemerintah daerah maupun mendatangi lembaga atau instansi yang berkaitan, seperti halnya Eproc.
  3. Sesuaikan penawaran harga dan barang dengan ketentuan yang telah ditentukan, seperti halnya garansi dengan memberikan penawaran yang memiliki kualitas terbaik.
  4. Telitilah ketika mengisi dokumen penawaran dengan selalu memperhatikan penjelasan yang sudah ditentukan. Jangan merubah deskripsi pada dokumen tersebut.
  5. Jika Anda memenangkan tender, diwajibkan untuk memberikan barang yang sesuai dengan tipe, spesifikasi, jenis serta jumlah volume yang sesuai dengan dokumen penawaran yang sudah dibuat sebelumnya.

Tips Sukses Menjalankan Proses Tender Pengadaan Barang

Dapat kita ketahui bahwa proyek tender yang diadakan oleh pemerintah memiliki nilai yang cukup fantastis bahkan bisa mencapai nilai hingga miliaran rupiah.

Baca Juga: Evaluasi Vendor

Hal ini menjadi kesempatan besar tentunya bagi para pelaku bisnis untuk mendapatkan banyak keuntungan serta dapat mengembangkan skala pada usahanya. Akan tetapi, tidak sedikit UKM yang mengalami hambatan dalam menjalankan tender ini karena tidak mempunyai dana yang cukup untuk memenuhi semua pesanan dari pihak penyelenggara.

Keadaan ini tentu akan sangat mempengaruhi perkembangan bisnis UKM, karena jika Anda melepaskan proyek ini, kesempatan untuk menang pun akan semakin sulit.

Maka dari itu, untuk memudahkan Anda dalam pencarian tender, Procurite hadir sebagai aplikasi dalam memenuhi pengadaan barang dan jasa yang simpel dan sangat mudah digunakan untuk membantu Anda memenuhi kebutuhan pengadaan barang maupun jasa.

Procurite, Solusi Pengadaan Barang Hanya dengan Satu Aplikasi 

Procurite merupakan salah satu anak perusahaan dari PT Mitra Mandiri Informatika. Perusahaan ini bergerak dalam bidang teknologi informasi, khususnya pada pengembangan aplikasi e-procurement.

Kami hadir sebagai aplikasi pengadaan barang dan jasa yang sangat simpel dan bisa memudahkan Anda untuk memenuhi kebutuhan pengadaan barang dan jasa. Bukan hanya itu, dengan aplikasi kami pencarian tender pun akan semakin mudah dan tentunya dapat mengakses hanya dengan melalui handphone secara real time

Jadi, Anda tidak perlu ragu dalam melakukan pencarian pada proses tender pengadaan barang dan jasa yang ada di Procurite, sebagai aplikasi pengadaan di Indonesia.

Yuk, segera bergabung bersama kami!

logo procurite

Tebet Timur Dalam Raya No 43 Jakarta, Indonesia

procurite phone icon+(62-21) 8357385

procurite phone icon085811417123