Purchasing Management

purchasing-management

Dalam proses pengadaan barang dan jasa diperlukan manajemen pembelian untuk pengadaan dan pengelolaan material. Dalam hal ini, peran manajemen dalam pembelian atau Purchasing Management sangat penting. 

Dalam artikel ini, Anda akan mengetahui pengertian dari Purchasing Management dan juga beberapa fakta pentingnya. 

Apa itu Purchasing Management?

Purchasing Management atau manajemen pembelian adalah proses pengadaan barang dengan sistem pembelian barang yang terintegrasi. Departemen yang bertugas dalam manajemen pembelian adalah Departemen Purchasing.

Manajemen pembelian tidak hanya sekedar untuk mendapatkan keberhasilan dalam menjaga kelancaran bisnis. Hal ini juga berkaitan dengan karakteristik barang dan faktor-faktor eksternal lainnya.

Dalam proses mendapatkan material untuk kebutuhan produksi, Departemen Purchasing melakukan serangkaian tugas yang sangat vital. Pengelolaan ini meliputi perencanaan, implementasi, evaluasi, hingga feedback antar stakeholders

Keberhasilan dalam Purchasing Management berasal dari strategi pengadaan material, memilih supplier, dan pengendalian material secara efektif. 

Baca Juga: Pengertian Barang dan Jasa

Memfokuskan pada sumber daya, waktu, uang, dan usaha pada proses pengadaan akan mendatangkan keuntungan besar. Jika hanya bergantung pada satu pemasok pertama, hal ini akan berdampak besar pada profitabilitas perusahaan. 

Saat Anda mendapatkan banyak supplier, Anda memiliki daya tawar yang lebih kuat. Selain itu juga mengurangi probabilitas menanggung biaya operasional yang lebih tinggi dan margin keuntungan yang lebih rendah.

Beberapa Tahapan Purchasing Management

Sesuai penjabaran sebelumnya, purchasing management harus melalui beberapa tahap penting. Agar tercapai keberhasilan dalam berbisnis, semua tahapan tersebut tidak boleh ada satu pun yang terlewatkan.

Adapun tahapan yang harus dilalui manajemen pembelian, Kami paparkan berikut ini : 

1. Meninjau Barang Agar Sesuai Kebutuhan

Prosedur pertama yang harus dilalui adalah meninjau barang dengan memahami apa saja barang yang dibutuhkan pembeli. Pihak pembeli akan membuat dan mengajukan formulir (Purchase Requisition Form).

Formulir ini  harus sudah ditandatangani oleh beberapa kepala bagian yang terkait. Isinya terdiri dari daftar spesifikasi barang, waktu keperluan, dan daftar referensi supplier yang direkomendasikan.

2. Evaluasi Vendor Atau Supplier

Tahapan kedua yang harus dilalui adalah memilih supplier yang sesuai. Proses ini mencakup pencarian supplier yang potensial dan mencatat semua supplier yang teridentifikasi.

Proses identifikasi dilakukan melalui pengumpulan berbagai informasi dari berbagai sumber terpercaya. Anda dapat mencarinya melalui iklan, direktori perdagangan, saran atau rekomendasi dari forum bisnis, atau dengan menghadiri pameran. 

Semakin banyak sumber yang diidentifikasi, maka semakin besar pula kesempatan Anda untuk mendapatkan pemasok yang terbaik. 

Selain harga ada hal yang perlu diperhatikan dalam proses pertimbangan untuk memilih pemasok. Yaitu mengetahui kemampuan supplier dalam memenuhi permintaan, kualitas produk, dan kemampuan finansial pemasok. 

Jika semua faktor yang disebutkan di atas terpenuhi. Untuk selanjutnya Anda bisa menjadikan faktor harga sebagai penentu terakhir.

3. Pemesanan Barang

Setelah memilih pemasok yang tepat, proses selanjutnya adalah pemesanan barang melalui Purchase Order (PO). Purchase Order pada dasarnya berisi data permintaan yang dibutuhkan pembeli. 

Umumnya PO terdiri atas enam salinan yang ditujukan pada pihak pemohon, petugas gudang, bagian akuntansi, bagian inspeksi dan bagian purchasing. Salinan terakhir dibuat untuk dijadikan sebagai arsip.

Selanjutnya dokumen PO akan dikirimkan ke supplier untuk segera memproses pengadaan barang yang dipesan oleh perusahaan. 

4. Monitoring Order

Setelah pengiriman dokumen pemesanan, perusahaan akan melakukan follow-up untuk mengetahui perkembangan pemesanan. Dengan mengawasi status proses pemesanan, barang yang akan dikirim akan tiba tepat waktu dan sesuai pesanan.

Proses menindaklanjuti pesanan ini dapat dilakukan via e-mail atau telepon. Anda juga bisa melakukannya dengan menggunakan aplikasi Procurite. 

Beberapa fitur yang tersedia di Procurite seperti Sourcing memungkinkan Anda dapat mencari barang sesuai keinginan Anda. Semua barang yang tersedia di Procurite berasal dari pemasok yang terpercaya. 

Dengan aplikasi Procurite, Anda juga bisa memantau dengan tenang status transaksi barang Anda secara real time.

5. Pengecekan Barang

Setelah pemasok mengirimkan pesanan, bagian penerimaan akan menyesuaikan jumlah barang sesuai yang ada di Purchase Order. Selanjutnya Departemen purchasing akan diberitahu soal kapan tibanya barang berikut hasil pemeriksaan barang. 

Dalam pengecekan barang, yang perlu diperhatikan adalah jenis, kuantitas, dan kualitas barang. Setelah itu dilanjutkan dengan pembuatan laporan penerimaan barang.

6. Proses Pembayaran

Setelah barang diterima dengan kondisi yang sesuai permintaan pembeli. Faktur tagihan akan diperiksa pihak purchasing sebelum melakukan persetujuan. Proses pembayaran akan dilakukan sesuai perjanjian yang ditetapkan oleh kedua pihak.

Dengan menggunakan aplikasi Procurite yang memiliki fitur 3 Way Matching, Anda tidak perlu lagi kesusahan dalam melakukan proses pembayaran. Fitur ini akan memastikan pembayaran sesuai dengan Purchase Order.

Selanjutnya barang dikirim oleh seller beserta invoice yang akan Anda terima, melalui proses yang tersistemasi oleh sistem. 

Dengan aplikasi Procurite, Anda akan mendapatkan kemudahan dalam pembayaran secara efektif, dan juga terjamin keamanannya.

7. Pengarsipan Dokumen

Pada umumnya pembelian barang yang dilakukan perusahaan atau industri adalah pembelian secara berkala atau repeat purchase. Semua dokumen akan dijadikan panduan memilih supplier saat melakukan pembelian lagi.

Pengarsipan dokumen dalam purchasing management sangat penting dikelola dengan baik agar sistem kebijakan menjadi lebih praktis. 

8. Menjaga Hubungan Dengan Supplier

Yang terakhir dan tidak kalah penting adalah menjalin hubungan baik dengan kedua belah pihak antara pemesan dan pemasok. Dengan menjaga hubungan kerja sama yang baik antara keduanya, maka dapat membentuk hubungan yang strategis dan saling menguntungkan. 

Misalnya dalam penawaran harga yang menarik hingga peningkatan ketersediaan produk. Hal ini merupakan langkah penting dalam meningkatkan kinerja sistem pengadaan, pembelian, dan juga perkembangan bisnis Anda.

Pentingnya Purchasing Management Dalam Berbisnis

Setelah mengetahui beberapa tahap di atas, penting untuk Anda memahami keuntungan apa saja yang didapat dari proses pembelian. Hal ini akan menjadikan Anda lebih bijak dalam mengikuti prosedur purchasing management

Berikut kami uraikan beberapa fakta penting purchasing management bagi perusahaan :

1. Sebagai Pusat Laba

Sebagai pusat laba atau profit center, manajemen pembelian melakukan semua proses sistem purchasing. Fakta ini menjadi salah faktor yang sangat krusial dalam proses manajemen pembelian.

Selain menjadi bagian perusahaan yang mengeluarkan biaya untuk pembelian barang. Manajemen pembelian juga mengatur pengeluaran dari proses pembelian. 

Misalnya dalam memilih supplier, Departemen pembelian aka mempertimbangkan beberapa faktor. Faktor-faktor ini mencakup ketepatan waktu pengiriman hingga lamanya proses pembelian. 

Menemukan supplier yang bagus juga penting untuk mengontrol pengeluaran.

2. Menjaga Stabilitas Harga

Peran penting lainnya adalah mendapatkan harga yang stabil dalam pengadaan. Biaya produksi yang mengalami fluktuasi terlalu sering, hanya akan menghambat semua kegiatan operasional.

Sebagai contoh ketika tim pemasaran tidak tahu berapa patokan harga untuk barang yang akan diterima pelanggan. Hal ini akan membuat kesulitan dalam menghitung laba dan pengukuran arus kas perusahaan.

Dalam proses negosiasi dengan supplier dan perpanjangan kontrak, manajemen pembelian yang baik dapat menjaga kestabilan biaya produksi. Hal ini akan menjamin keuntungan Anda dalam berbisnis.

3. Sebagai Mata Rantai Pengadaan

Menjaga rantai pasokan adalah peran krusial dari sistem manajemen pembelian lainnya. Pada saat melakukan proses pembelian, bagian purchasing memantau ketersediaan barang agar dapat diterima tepat waktu. 

Selain itu juga bagian purchasing akan mengecek kualitas dari produk yang dibeli. Jika pengiriman tertunda atau mutu barang tidak sesuai pemesanan, hal ini memengaruhi rantai pasokan barang. 

4. Sebagai Jaminan Kepuasan Pelanggan

Peran berikutnya adalah bertanggung jawab atas kepuasan pelanggan. Departemen purchasing melakukan beberapa langkah dalam menjaga kepuasan pelanggan, salah satunya adalah sebagai berikut:

  • Dengan membeli bahan atau material produksi dan barang yang berkualitas baik dan terjamin
  • Memastikan pengadaan barang dilakukan secara tepat waktu

Dalam proses negosiasi oleh manajemen pembelian dengan supplier, pembeli berusaha memilih produk berkualitas tinggi. Dan juga biaya yang dapat disesuaikan agar tidak ada pengeluaran yang tidak perlu.

Dengan harga yang sesuai dengan kualitas produk yang dihasilkan, maka akan berpengaruh sangat besar bagi kepuasan pelanggan.

5. Sebagai Fungsi Strategis Bisnis

Fungsi terakhir purchasing management adalah memiliki peran paling strategis dalam perusahaan. Hal ini karena peran purchasing yang vital dalam semua prosedur pembelian barang. 

Banyak perusahaan menyadari bahwa penghematan biaya yang signifikan berasal dari proses keputusan pembelian yang efektif. Jika strategi pembelian buruk, hal itu juga akan menghambat seluruh kegiatan operasional dalam bisnis. 

Setelah membaca tahapan sistem pembelian beserta fakta pentingnya. Anda akan semakin menyadari dan memahami pentingnya purchasing management. 

Dengan aplikasi Procurite, proses pengadaan barang Anda akan terintegrasi dengan mudah dan aman. Jangan ragu untuk berkonsultasi mengenai purchasing management di website Kami. Procurite akan selalu memberikan solusi terbaik dan komprehensif bagi perusahaan Anda dan bisnis Anda.

logo procurite

Tebet Timur Dalam Raya No 43 Jakarta, Indonesia

procurite phone icon+(62-21) 8357385

procurite phone icon085811417123