Anda yang pernah berkarir dalam dunia retail, tentu sering mendengar tentang stock opname. Apa sebenarnya yang dimaksud dengan stock opname? Jadi, stock opname adalah rangkaian kegiatan untuk menghitung jumlah stok barang yang masih disimpan dalam gudang. 

Ada banyak kegiatan yang perlu dilakukan dalam stock opname. Selain menghitung jumlah total barang yang masih tersedia, juga perlu memeriksa kondisi barang, penataan untuk memberi kemudahan dalam operasional bisnis. Lalu apa fungsi stock opname dan bagaimana tahapannya?

Stock Opname Adalah Menghitung Stok Barang, Apa Fungsinya?

Setelah mengetahui sedikit pengertian tentang stock opname, diharapkan bisa membantu para pelaku usaha memastikan kegiatan operasional berjalan lancar. Kegiatan dalam stock opname kemudian bisa lebih dirinci untuk memperkirakan produk yang sering keluar masuk. 

• Mengetahui Berapa Banyak Stok Secara Faktual

Stock opname adalah kegiatan untuk mengetahui jumlah barang yang tersisa. Dengan mengetahui jumlah stok barang secara berkala, maka akan membantu pebisnis untuk menganalisa performa penjualan dari seluruh barang yang dimiliki. 

Selain itu, kegiatan stock opname juga bisa memprediksi masalah forecasting atau kapan waktu yang tepat untuk melakukan pembelian stok kembali. Dengan begitu, jalannya dana usaha bisa dipertimbangkan dengan baik sesuai dengan kebutuhan. 

• Tindakan Lanjutan dari Perhitungan Stok dan Pencatatan

Dari kegiatan verifikasi fisik, maka akan terdapat kemungkinan terjadi selisih antara pencatatan serta perhitungan fisik. Risiko mengalami selisih akan semakin besar saat pebisnis masih menggunakan catatan inbound serta outbound manual di channel penjualan.

Jika masih melakukan pencatatan secara manual, maka Anda akan merasa sulit dalam melakukan analisa penyebab terjadinya selisih. Jika sudah mengetahui adanya selisih tersebut, maka pebisnis bisa memutuskan tindakan selanjutnya dalam menyediakan barang.

• Mitigasi Terjadinya Fraud Dalam Perusahaan

Fraud yang dimaksud disini yaitu risiko atau kesalahan. Stock opname akan membantu menyusun mitigasi risiko yang kemungkinan bisa muncul karena terjadinya selisih perhitungan stok. Mungkin juga terjadi kesalahan prosedur proses inbound dan outbound. 

Stock opname juga bisa berfungsi mencegah terjadinya kecurangan dari pihak tertentu yang berkaitan dengan operasi bisnis. Berdasarkan analisa tersebut, maka perlu dilakukan penguatan kebijakan atas kesalahan yang telah terjadi. 

Stock Opname Adalah Kegiatan Memperhitungkan Stok Barang. Kapan Bisa Dilaksanakan?

Biasanya minimal aktivitas verifikasi fisik serta kualitas stok akan dilakukan sebanyak satu kali dalam setahun. Hal ini bertujuan agar pebisnis bisa melakukan pengendalian internal dengan manajemen yang rapi dan sesuai rencana. 

• Stock Opname Bisa Dilakukan Harian

Waktu untuk melaksanakan stock opname biasanya tergantung pada kebutuhan masing-masing pebisnis. Ada pebisnis yang melakukan inventory checking dengan sistem harian. Namun, pebisnis ini biasanya memiliki produk fast moving atau cycle life yang rendah.

Jenis produk yang dimaksud seperti makanan dan minuman. Biasanya produk memang mudah diperkirakan, baik dalam segi kebutuhan bahan atau kemasan. Sehingga kegiatan stock opname tidak memakan banyak waktu. 

• Stock Opname Berdasarkan Periodik

Stock opname adalah memperhitungkan jumlah barang yang masih tersedia di gudang. Jika barang yang Anda miliki sangat banyak dan melimpah, maka bisa menggunakan sistem stock opname secara periodik. 

Waktu yang dilakukan bisa per kwartal, per bulan, per 3 bulan, per 6 bulan bahkan per tahun sekalipun. Pebisnis bisa menentukan periode untuk melaksanakan stock opname sesuai dengan kemampuan serta tingkat urgency masing-masing.

• Stock Opname Berdasarkan Peristiwa atau Event

Pebisnis tentunya bisa melakukan rekaman stok pada waktu-waktu tertentu sesuai dengan kebutuhan. Misal dalam hal ini ada force majeure yang bisa menyebabkan terjadinya verifikasi stok.  Bisa juga ada kegiatan atau event khusus yang mendatangkan traffic. 

Pada saat ada event tertentu, biasanya akan terjadi keluar masuk stok dalam jumlah tinggi. Untuk mengantisipasi kesalahan, maka Anda perlu segera melakukan stock opname. Misalnya ada event Promo Hari Raya, Harbolnas dan sebagainya. 

Bagaimana Langkah Stock Opname yang Tepat?

Stock opname adalah kegiatan penting untuk mengetahui persediaan jumlah barang dalam kegiatan bisnis. Bayangkan saja jika dilakukan dengan sembarangan dan asal-asalan, maka akan menimbulkan kerugian yang sangat besar.

Baca Juga: Purchasing Management

Tujuan stock opname yang begitu penting dalam memperlancar operasional bisnis, maka Anda perlu melaksanakannya sesuatu dengan aturan. Setidaknya ada 3 langkah yang perlu dilakukan dalam melakukan stock opname. 

• Tahap Awal

Langkah pertama yang perlu dilakukan yaitu dengan menginstruksikan kepada bagian gudang untuk menyiapkan tag atau sticker sebagai tanda bahwa barang sudah selesai dihitung. Beri arahan untuk merapikan stok dan menyesuaikan kode dan jenis barang. 

Tujuannya agar tidak terjadi kerancuan dalam pelaksanaan stock opname. Instruksikan untuk segera melengkapi stok gudang menggunakan program barcode. Lalu berikan stiker khusus jika barang tidak ingin dihitung, baru masuk atau barang rusak perlu di return. 

• Tahap Persiapan

Tahapan ini dilakukan ketika waktu pelaksanaan stock opname sudah mendekati hari H. Biasanya pihak pimpinan akan melakukan persiapan sebelumnya. Apa saja hal-hal yang perlu dipersiapkan?

Melakukan briefing bersama dengan tim lengkap dan menjelaskan mengenai masing-masing tugas anggota dalam tim. Kalau perlu tuangkan pembagian tugas dalam bentuk catatan agar tidak terjadi kesalahan atau kurang koordinasi saat stock opname berlangsung. 

Stock opname adalah kegiatan yang rentan mengalami kesalahan perhitungan. Oleh sebab itu, Anda perlu memberi arahan pihak gudang untuk melengkapi data yang berkaitan dengan mutasi barang. 

Saat waktu operasional telah berakhir, Anda perlu menginstruksikan untuk menghentikan proses mutasi barang tersebut sampai stock opname selesai. Tujuannya agar perkiraan barang bisa disesuaikan dan tidak perlu melakukan perhitungan ulang. 

• Pelaksanaan Stock Opname

Perhitungan stock opname merupakan langkah terakhir yang perlu dilakukan. Pada tahapan ini, pebisnis perlu memastikan bahwa segala transaksi yang berkaitan dengan persediaan barang gudang sudah terinput ke dalam sistem. 

Setelah data terinput, maka cetak pedoman perhitungan sebagai data utama. Pastikan data tidak dipegang oleh karyawan yang melakukan stock opname. Stock opname adalah tahapan perhitungan persediaan barang gudang yang bisa mengalami kecurangan. 

Melalui pedoman utama, Anda bisa mencocokkan data yang ada dalam sistem dengan jumlah riil yang ada dalam gudang. Kegiatan ini sering mengalami kecurangan, karena karyawan memiliki akses pada pedoman cetak sehingga bisa melakukan mark up. 

Jika Anda mengalami permasalahan dalam kegiatan stock opname, maka bisa menikmati layanan jasa kami dengan mengunjungi website Procurite.com. Procurite adalah sebuah perusahaan yang menyediakan aplikasi sistem dalam pengadaan bisnis. 

Menetapkan sistem Procurite dalam kegiatan usaha Anda merupakan bentuk transformasi digital. Sistem yang dikembangkan oleh Procurite bisa membantu menciptakan transparansi, keamanan, serta efisiensi dalam kegiatan pengadaan barang dan jasa. 

Stock opname

 adalah kegiatan penting yang dilakukan setiap perusahaan secara berkala untuk memperhitungkan jumlah barang tersedia. Jadi pastikan bahwa ketepatan perhitungan presisi serta tidak mengalami selisih jumlah besar antara kenyataan barang gudang dan jumlah di sistem.