Tahapan Pengadaan Barang dan Jasa

tahapan-pengadaan-barang-dan-jasa

Tahapan pengadaan barang dan jasa atau procurement merupakan salah satu fungsi penting yang dalam setiap bisnis. 

Baik itu bisnis skala kecil, menengah, hingga berskala enterprise

Dalam praktiknya, tahapan pengadaan barang atau jasa tidak bisa dilakukan secara sembarangan.

Optimal atau tidaknya pelayanan bisnis yang Anda berikan untuk klien atau konsumen bisa juga tergantung dari aktivitas pengadaan atau procurement management-nya. 

Agar tidak timbul kesalahan yang tak diinginkan, alangkah baiknya Anda perlu melakukan mekanisme pengadaan barang atau jasa dengan cermat dan tepat.

Tahapan Pengadaan Barang dan Jasa

Pengadaan barang atau jasa merupakan sebuah aktivitas bisnis yang dilakukan dalam rangka membeli atau memenuhi kebutuhan barang atau jasa tertentu untuk perusahaan. 

Contoh : barang yang dibeli oleh seorang pelaku bisnis adalah bahan baku, peralatan usaha, mesin produksi, dan lain sebagainya.

Sedangkan contoh jasa yang sering diperlukan oleh setiap perusahaan antara lain : jasa pembaharuan sistem, jasa perbaikan mesin yang rusak, jasa pembuatan fitur, dan bentuk jasa-jasa lain. 

Yang pastinya diperlukan oleh setiap perusahaan.

Bisa dikatakan bahwa perusahaan sebenarnya sangat bergantung pada ketersediaan dan kualitas barang atau jasa yang mereka beli tersebut. 

Itulah sebabnya dalam tahapan pengadaan barang atau jasa, Anda tidak diperkenankan untuk bertindak secara asal-asalan. 

Maka dari itu, Anda harus bisa memastikan bahwa kualitas barang atau jasa tersebut sudah sesuai dengan kriteria, kebutuhan, dan standar yang tepat. 

Sesuaikan pula budget pengadaan tersebut dengan ketetapan perusahaan. 

Secara umum, mekanisme pengadaan barang dan jasa dapat Anda mulai dari tahap:

  • Penyusunan rencana, 
  • Persiapan pengadaan, 
  • Pelaksanaan pengadaan, baik secara swakelola maupun dengan bantuan penyedia lain,
  • Pelaksanaan kontrak,
  • Serah terima barang atau jasa.

Tahapan Pengadaan Barang dan Jasa Paling Tepat

Agar bisnis atau perusahaan Anda memperoleh keuntungan yang berlimpah serta terhindar dari potensi kerugian. 

Maka salah satu jalan keluarnya adalah dengan melaksanakan tahapan pengadaan barang atau jasa dengan mekanisme yang tepat.

Untuk bisa memahami cara mengadakan barang atau jasa yang tepat, simak tahap-tahapnya sebagai berikut.

1. Perencanaan

Penyusunan rencana adalah jenis tahapan awal yang perlu Anda lakukan sebelum melangkah ke tahapan selanjutnya. 

Dalam kegiatan procurement, Anda bisa menyusun daftar rencana sebelum melakukan pengadaan atau saat proses pengadaan tersebut berlangsung. 

Pada tahapan ini, masih terbagi lagi menjadi beberapa langkah-langkah lain yakni:

       a. Identifikasi Kebutuhan Bisnis

Tahap perencanaan yang pertama adalah melakukan analisis atau identifikasi kebutuhan bisnis. 

Tim pengelola procurement dapat menghimpun dan menyetujui segala jenis kebutuhan yang diperlukan oleh setiap departemen atau divisi. 

Dalam hal pengajuan kebutuhan tersebut, setiap divisi wajib memastikan bahwa barang atau jasa yang mereka ajukan tersebut memang benar-benar dibutuhkan. 

Usahakan untuk tidak melakukan hal sia-sia agar tidak berujung pada pemborosan anggaran perusahaan.

Selanjutnya, pengajuan kebutuhan oleh masing-masing divisi tersebut harus mendapat persetujuan dari pihak manajemen pengadaan dan ditandai dengan sebuah dokumen tertulis.

Kegiatan identifikasi kebutuhan ini juga bisa dilakukan oleh fungsi lain seperti KPA (Kuasa Pengguna Anggaran) atau fungsi PPK (Pejabat Pembuat Komitmen). 

Tujuannya adalah untuk memetakan kebutuhan barang atau jasa dengan tepat agar nantinya bisa dimanfaatkan secara optimal.

     b. Analisis Ketersediaan Sumber Daya

Langkah perencanaan selanjutnya yakni mempertimbangkan kesediaan sumber daya yang masih dimiliki oleh perusahaan. 

Tujuannya adalah untuk menetapkan perkiraan volume kebutuhan yang diperlukan sesuai dengan resources yang telah dimiliki.

Misalnya, jika perusahaan membutuhkan 5 mesin produksi dan sudah memiliki 2 mesin serupa. 

Maka dalam proses pengadaan barang nanti Anda hanya perlu membeli 3 mesin produksi baru untuk melengkapi kekurangan.

Dengan begitu, perusahaan Anda dapat memanfaatkan sumber daya yang ada secara optimal. 

Sekaligus bisa meminimalisir pengeluaran yang tidak diperlukan.

     c. Penetapan Cara Pelaksanaan Pengadaan

Tahapan selanjutnya adalah menentukan cara pengadaan barang. 

Dalam tahap ini, ada dua cara pelaksanaan pengadaan barang atau jasa yakni dengan swakelola maupun melalui penyedia.

Jika Anda memilih swakelola, maka perusahaan harus bisa membangun tim procurement khusus yang terdiri dari sub divisi persiapan, pelaksana, dan pengawas.

Namun, apabila perusahaan memilih cara pengadaan barang atau jasa melalui penyedia, maka Anda perlu memastikan kredibilitas pihak penyedia yang bersangkutan terlebih dahulu.

Pilihlah penyedia yang bertanggung jawab terhadap seluruh proses pengadaan barang dan jasa mulai dari  kepatuhannya dalam melaksanakan kontrak, ketepatan waktu penyerahan, sampai dengan tanggung jawab terhadap kualitas barang/jasa.

Salah satu penyedia yang mampu memenuhi kriteria tersebut adalah Procurite. Procurite telah terbukti mampu memenuhi kebutuhan para klien dengan tepat, transparan dan harga pas. 

Lebih hebatnya lagi, Anda sekarang sudah bisa melakukan pengadaan barang dan jasa anti ribet hanya dengan satu aplikasi. 

2. Pemilihan Penyedia

Pada tahapan ini, Anda sudah bisa memilih penyedia yang dianggap paling tepat dan dinilai mampu memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. 

Dalam tahap ini, perusahaan bisa melakukan negosiasi dengan supplier terkait untuk mendapatkan kesepakatan bersama.

Jika sudah sama-sama sepakat, perusahaan dapat menerbitkan SPPBJ atau Penetapan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa sebagai tanda bahwa pelaksanaan procurement tersebut sudah bisa mulai dilaksanakan.

3. Pelaksanaan Pengadaan (Kontrak)

Tahapan pengadaan barang dan jasa berikutnya adalah pelaksanaan kontrak. Proses pelaksanaan pengadaan sudah resmi dimulai sejak dikeluarkannya SPPBJ. 

Pada tahap ini, tim procurement perusahaan dapat bertemu dengan pihak penyedia untuk melakukan pemeriksaan.

Disini, tim procurement harus bisa memastikan bahwa kondisi dan kualitas barang dipesan sudah sesuai dengan yang tertuang dalam kontrak.

Setelah semuanya berjalan sesuai kesepakatan bersama, langkah selanjutnya adalah serah terima barang atau jasa dari pihak penyedia ke tim procurement perusahaan.

4. Penyelesaian Pembayaran

Tahap terakhir setelah semua proses pengadaan barang atau jasanya selesai adalah melakukan pembayaran. 

Proses pembayaran dapat dilakukan dengan sistem uang muka, pembayaran bulanan, atau pembayaran sekaligus (kontan) tergantung isi kontraknya.

Biasanya, pihak penyedia akan mengirimkan invoice kepada tim procurement perusahaan setelah barang/jasanya diterima dengan baik. 

Demi mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan, perusahaan sebaiknya selalu mengarsipkan setiap dokumen yang berhubungan dengan kegiatan procurement seperti invoice, kwitansi, bukti pembayaran, dan lain sebagainya.

Sudah Siap Melakukan Pengadaan Barang dan Jasa?

Apakah Anda suka pusing setiap melakukan pengadaan barang dan jasa? 

Atau Anda pernah mendapat pengalaman tak menyenangkan selama berurusan dengan beberapa penyedia sebelumnya?

Agar kejadian di atas tak terulang kembali, yuk beralih ke Procurite. 

Aplikasi pengadaan barang ini mampu memenuhi kebutuhan dan dapat memantau status transaksi perusahaan kapanpun dan dimanapun.

Kami percaya bahwa transparansi dan efisiensi dalam pelaksanaan pengadaan barang adalah dua aspek yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan Anda. 

Baca juga: Proses Pengadaan Barang dan Jasa Apa Saja

Layanan kami pun juga bisa menjadi solusi kegiatan procurement terbaik untuk segala jenis badan usaha mulai dari SMB sampai dengan level enterprise.

Selengkapnya, kunjungi 

https://procurite.com/ atau hubungi +(62-21) 8357385.

logo procurite

Tebet Timur Dalam Raya No 43 Jakarta, Indonesia

procurite phone icon+(62-21) 8357385

procurite phone icon085811417123