Pada umumnya dalam kegiatan bisnis akan melibatkan 2 orang pihak diantaranya pihak penjual serta pembeli. Prosesnya memang cukup sederhana, akan tetapi prakteknya dapat dikatakan sulit. Oleh sebab itu, perusahaan membutuhkan tugas dan tanggung jawab procurement. 

Procurement akan membuat proses pengadaan barang dan jasa perusahaan bisa berjalan dengan mudah dan efisien. Apa yang Anda ketahui tentang Procurement? Apa saja tugas dan tanggung jawab tim Procurement? Berikut ini pembahasan lengkapnya. 

Apa Saja Tugas Dan Tanggung Jawab Procurement?

Procurement merupakan sebuah aktivitas yang dilakukan setiap perusahaan untuk membeli peralatan usaha, mesin produksi, bahan bangunan, jasa, equipment reparasi atau barang tertentu yang memang dibutuhkan. Inilah tugas dari profesional procurement yang perlu Anda ketahui.

• Bertugas Membuat Standar Perusahaan Dalam Urusan Barang dan Jasa

Tim profesional procurement perlu memahami bahwa barang dan jasa berkualitas sangat penting bagi setiap perusahaan. Kata berkualitas dan baik tergolong hal yang bersifat relatif. Oleh sebab itu, tim procurement harus lebih dulu membuat standar perusahaan. 

Dengan membuat standar, nantinya akan memudahkan perusahaan dalam melakukan penyaringan barang atau jasa dari vendor sesuai keinginan. Jadi tidak akan ada pihak yang merasa dirugikan dalam kegiatan tersebut. 

• Merencanakan Stok Penyediaan

Jika sudah mengetahui standar yang dibutuhkan oleh perusahaan, maka profesional procurement memiliki tugas dalam merencanakan penyediaan barang. Menyediakan barang merupakan tugas utama kami selaku profesional procurement. 

Perusahaan nantinya akan meminta barang atau jasa yang memang dibutuhkan untuk menjalankan kinerjanya dengan baik. Kami akan segera melakukan perencanaan selanjutnya agar barang dan jasa yang diperlukan perusahaan bisa segera di proses.

• Menyesuaikan Jumlah Barang Kebutuhan Secara Detail

Permintaan penyediaan barang dan jasa yang sudah masuk akan diolah langsung oleh tim procurement. Kami akan berusaha seoptimal mungkin menyesuaikan spesifikasi barang atau jasa secara detail sesuai dengan keinginan perusahaan. 

Kami akan membantu menghubungi vendor dan supplier yang sesuai dengan spesifikasi perusahaan, terutama masalah budget. Tujuannya agar perusahaan tidak harus mengeluarkan dana darurat untuk memenuhi kebutuhan barang dan jasa. 

• Tim Procurement Membantu Mencari Supplier dan Vendor

Setelah melihat secara detail kualifikasi yang memang dibutuhkan oleh perusahaan dalam pengadaan barang dan jasa, maka kami akan menemukan vendor yang tepat. Biasanya kami akan segera melakukan perjanjian untuk melakukan meeting. 

Terkadang kami juga langsung mengirimkan surat penawaran yang sesuai dengan brief perusahaan. Pada tahap inilah dibutuhkan kemampuan dalam merekap semua keinginan klien secara optimal. 

• Menganalisa dengan Baik Surat Penawaran

Semua proposal atau surat penawaran akan didata langsung oleh tim procurement. Oleh sebab itu, kemampuan dalam melakukan analisis sangat penting agar bisa mendapatkan vendor atau supplier sesuai kualifikasi perusahaan. 

• Dapat Melakukan Negosiasi

Tugas dan tanggung jawab procurement berikutnya yaitu harus memiliki skill melakukan negosiasi setelah selesai menentukan vendor. Tidak hanya berdiskusi mengenai harga, tetapi juga soal pengiriman sampai dengan pembayaran.

Tim procurement juga perlu membicarakan masalah pengiriman barang, baik menggunakan jalur laut, udara ataupun udara. Hal tersebut dapat menyesuaikan dengan timeline yang telah disepakati dengan perusahaan. 

• Membuat Kontrak Perjanjian

Vendor atau supplier yang sudah terpilih perlu menandatangani kontrak dengan perusahaan. Kami akan membantu mengurus masalah pembuatan kontrak serta memastikan isinya sudah benar-benar sesuai. 

Kontrak tersebut sangat penting dan harus ada dalam setiap kesepakatan. Tujuannya untuk menjaga kerjasama para vendor agar dapat menjalankan semua kesepakatan yang sudah disetujui bersama. 

• Menerima dan Menyampaikan Tagihan Pembayaran

Kami akan menerima surat tagihan dari vendor kemudian menyampaikannya langsung kepada Anda selaku perusahaan yang membeli barang atau jasa. Nantinya tim Procurement juga akan memastikan bahwa admin keuangan perusahaan sudah melunasi tagihan. 

Tidak hanya itu, tugas tim procurement juga memastikan bahwa barang dan jasa sudah diterima dengan kondisi baik oleh perusahaan. Jadi segala hal yang terdapat dalam kontrak harus benar-benar terlaksana dengan baik. 

• Bertugas Melakukan Kontrol

Hal penting yang perlu dilakukan oleh profesional procurement yaitu melakukan kontrol. Selaku tim pengadaan, kami akan memastikan bahwa barang dapat dipakai secara aktif dan efisien. Biasanya jika jasa mayoritas sudah sesuai dengan keinginan perusahaan. 

Pentingnya Mengetahui Tugas Dan Tanggung Jawab Procurement

Mengetahui apa saja tugas serta tanggung jawab profesional procurement merupakan hal yang sangat penting, terutama bagi Anda para pelaku bisnis. Dengan begitu segala aktivitas pengadaan barang bisa berjalan dengan efektif dan bisa mempengaruhi keuntungan perusahaan. 

Jika sebelumnya sudah diketahui berbagai macam tugas dari profesional procurement, lalu apa saja tanggung jawab procurement? Berikut beberapa tanggung jawab procurement untuk bisa mendapatkan pengeluaran efektif. 

• Sebagai Inisiator untuk Menghemat Biaya

Salah satu cara penting dalam penghematan perusahaan yaitu dengan menggunakan jasa tim procurement. Oleh sebab itu, kami bertanggung jawab sebagai inisiator dalam urusan pengeluaran dana perusahaan. 

Dalam melakukan analisa dan perbandingan, tim procurement perlu melakukan analisis menyeluruh. Hal itulah yang membuat perusahaan dapat melakukan penghematan yang maksimal. 

• Melakukan Pemetaan Risiko dan Peluang

Mendeteksi dan melakukan identifikasi risiko dan peluang merupakan tanggung jawab penting procurement. Tidak hanya mempertimbangkan supplier yang sesuai dengan budget, tetapi juga dapat memetakan kelebihan, kekurangan, risiko dan peluang. 

• Membantu Meningkatkan Nilai Perusahaan

Perusahaan yang sehat harus memiliki nilai baik di mata pihak ketiga. Kami bertanggung jawab dalam usaha meningkatkan komunikasi dengan vendor dan supplier. Tim dapat mengelola hubungan sesuai dengan aturan dan norma yang berlaku. 

Apa saja nilai perusahaan yang perlu diperhatikan? Diantaranya akuntabilitas, transparansi sampai komunikasi yang baik. Hal tersebut dapat mencegah terjadinya hal yang tidak diinginkan dalam penunjukan vendor atau supplier.

• Mengidentifikasi Peluang

Kami akan berusaha untuk mencari supplier atau vendor yang sesuai dengan permintaan perusahaan saja. Selain itu, kami juga memiliki tanggung jawab untuk menilai kebutuhan sudah memenuhi penghematan dan efisiensi atau belum. 

Dengan mengidentifikasi peluang, tim procurement bisa sangat membantu perusahaan dapat melihat peluang penghematan secara optimal. Hal itulah yang membuat procurement juga bisa mempengaruhi kemajuan perusahaan Anda. 

• Membantu Memperbaiki Sistem Profesional Procurement

Tidak selamanya sistem yang dipakai oleh procurement memang efektif dalam upaya untuk melakukan penghematan. Kami juga memiliki tanggung jawab dalam melakukan perbaikan sistem dalam waktu berkelanjutan. 

Kami akan selalu melakukan evaluasi terhadap semua sistem yang berlaku dan dilaksanakan. Oleh sebab itu, procurement terdiri atas tim yang memiliki integritas tinggi dan handal dalam pengambilan keputusan dengan tepat. 

Kunjungi website resmi Procurite.com jika Anda membutuhkan tim procurement yang berpengalaman dan profesional. Procura merupakan perusahaan penyedia aplikasi sistem pengadaan bisnis yang bisa memudahkan penyediaan barang Anda lebih efektif dan aman.

Menetapkan sistem Procura merupakan bagian dari transformasi digital. Hal ini merupakan alat praktis untuk memberikan keamanan, transparansi serta efisiensi dalam semua kegiatan pengadaan barang dan jasa. Tertarik untuk bekerja sama bersama kami? 

Baca Juga: KPI Procurement

Tugas dan tanggung jawab procurement berdasarkan penjelasan diatas tentunya membutuhkan tenaga kerja yang memiliki skill handal. Tidak hanya komunikasi, tetapi juga negosiasi dan analisa. Oleh sebab itu, kami hadir memberikan pelayanan terbaik bagi Anda.