Tak hanya penting, tujuan pengadaan peralatan kantor merupakan kebutuhan esensial yang harus direncanakan oleh setiap perusahaan. 

Sebelumnya, apakah Anda sudah tahu apa itu pengadaan peralatan kantor? Apa tujuannya dan bagaimana prosedur kerjanya? 

Secara bertahap, Anda akan segera menemukan jawabannya dalam artikel singkat ini.

Tujuan Pengadaan Peralatan Kantor dan Pengertiannya

Dalam pembahasan kali ini, Anda akan mengetahui makna atau pengertian dua istilah secara terpisah yakni ‘pengadaan’ dan ‘peralatan kantor’. 

Berikut ini penjelasannya : 

1. Pengertian Pengadaan

Pengadaan adalah kegiatan yang dilakukan oleh setiap organisasi, lembaga, atau perusahaan dengan maksud menyediakan berbagai keperluan perlengkapan serta peralatan kantor demi menunjang operasional pekerjaan.

Kegiatan pengadaan sendiri memiliki berbagai jenis cara dan prosedur pelaksanaan yang berbeda tergantung kebijakan perusahaan. 

Perbedaan kebijakan ini tentu disebabkan oleh faktor kebutuhan dan jenis pekerjaan yang sedang dijalankan.

Namun, pelaksanaan kegiatan pengadaan tetap harus mengikuti aturan umum serta perlu memperhatikan beberapa hal sebagaimana berikut :

• Sesuai dengan prosedur pengelolaan sarana prasarana atau perbekalan
• Dapat menentukan jenis, kuantitas, dan kualitas barang yang dibutuhkan oleh perusahaan
• Menyediakan dan memanfaatkan peralatan kantor dalam setiap kegiatan operasional
• Menghimpun dan menganalisis data tentang sarana dan prasarana kantor
• Menyediakan sarana dan prasarana sesuai dengan anggaran yang tersedia
• Menjaga dan memelihara perlengkapan yang sudah dimiliki
• Meniadakan segala jenis perlengkapan yang sudah tidak bisa digunakan sesuai dengan prosedur yang berlaku

1. Pengertian Peralatan Kantor

Pengertian peralatan kantor dalam KBBI adalah alat yang dapat dipakai untuk mencapai maksud dan tujuan. 

Namun secara umum, peralatan kantor atau office equipment adalah alat-alat yang digunakan oleh kantor atau perusahaan untuk memperlancar segala jenis pekerjaan

Fungsi dari peralatan kantor adalah untuk meringankan pekerjaan karyawan selama di kantor. 

Tahukah Anda bahwa sebenarnya alat-alat kantor telah terbagi menjadi dua jenis istilah yakni peralatan kantor dan perlengkapan kantor. 

Tak banyak diketahui, bahwa keduanya memiliki arti, fungsi, dan jenis barang yang berbeda.

Singkatnya, peralatan kantor adalah aset tetap atau jangka panjang, sedangkan perlengkapan kantor adalah suplai (supplies).

Perbedaan Perlengkapan dan Peralatan Kantor

Perlengkapan kantor atau supplies adalah barang yang bertujuan untuk melengkapi kebutuhan kantor atau perusahaan. 

Barang ini memiliki sifat habis dipakai dan berfungsi sebagai pelengkap.

Ciri-ciri perlengkapan kantor antara lain :

• Tidak ada biaya penyusutan karena bersifat habis pakai
• Masa pemakaian idealnya kurang dari 1 tahun
• Tidak bisa dijual lagi
• Lebih murah dan ukuran barangnya relatif kecil
• Bisa dimanfaatkan tanpa energi listrik
• Barang ini tercatat sebagai aktiva lancar atau current asset
• Tujuannya adalah sebagai pelengkap bukan pendukung bisnis atau pekerjaan kantor

Contoh barang yang masuk dalam kategori perlengkapan kantor adalah kertas, pensil, pulpen, amplop, tinta, klip kertas, kalender, penghapus, penggaris, tipp-ex, dan jenis barang lain yang bersifat habis pakai.

Sedangkan peralatan kantor adalah aset yang berfungsi untuk mendukung operasional perusahaan dan bersifat tahan lama (tidak bisa habis). 

Adapun ciri-ciri peralatan kantor antara lain :

• Ada biaya penyusutan
• Masa pakainya lebih dari 1 tahun
• Bisa dijual kembali selagi masih bisa dipakai
• Harga barangnya relatif lebih mahal dan ukurannya juga lebih besar
• Penggunaannya memerlukan energi listrik
• Barang ini dicatat sebagai aktiva tetap atau fixed asset
• Tujuannya adalah sebagai sarana pendukung jalannya usaha serta ketersediaan bersifat mutlak

Contoh alat yang tergolong sebagai peralatan kantor adalah perangkat elektronik, mesin fotokopi, printer, mobil kantor, cap, pelubang kertas (perforator), brankas, dan masih banyak lagi.

Cara sederhana untuk membedakan antara perlengkapan dan peralatan kantor dapat ditinjau dari alat penanda (cap). 

Alat ini bisa bekerja dengan baik jika didukung oleh dua aspek yakni cap dan tinta.

Cap merupakan alat yang tidak bersifat habis pakai dan cenderung memiliki jangka waktu pemakaian yang lama. 

Sementara tinta adalah suplai atau bahan pendukung yang mempunyai jangka pemakaian relatif pendek dan bersifat habis dipakai.

Kesimpulannya, cap adalah peralatan kantor sedangkan tinta adalah perlengkapan kantor.

Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor

Dikutip dari Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Kabupaten Banjar, kegiatan pengadaan peralatan kantor yang dilakukan oleh setiap perusahaan atau instansi itu berbeda-beda.

Perbedaan tersebut bisa disebabkan oleh budaya kantor, tingkat kompetensi pegawai, kebutuhan perusahaan, dan bidang usaha yang dijalani. 

Adapun prosedur atau mekanisme pengadaan peralatan kantor umumnya meliputi :

• Melakukan analisis keperluan peralatan sesuai dengan kebutuhan, rencana kegiatan, dan dengan mempertimbangkan ketersediaan barang yang masih layak pakai
• Memperkirakan kisaran biaya atau anggaran sesuai dengan standar yang telah ditetapkan
• Menentukan skala prioritas berdasarkan urgensi maupun anggaran
• Menyusun rencana pengadaan barang tahunan

Selain itu, ada pula tahapan pengadaan peralatan kantor yang terdiri dari :

• Membuat surat permohonan pengadaan barang yang diajukan kepada petugas gudang
• Melakukan pemeriksaan stok peralatan kantor yang ada di gudang
• Penyerahan surat permohonan yang sudah disetujui oleh petugas gudang kepada bendahara untuk melihat ketersediaan anggarannya
• Pembelian peralatan kantor oleh petugas logistik
• Pengecekan barang
• Pencatatan barang dalam buku serah terima barang yang dilakukan oleh petugas gudang
• Pendistribusian peralatan kantor kepada divisi atau karyawan yang membutuhkan

Manfaat dan Tujuan Pengadaan Peralatan Kantor

Sebelumnya, Anda sudah membaca tentang pengertian pengadaan dan peralatan kantor. 

Pengadaan merupakan upaya memperoleh suatu barang, sedangkan peralatan kantor adalah alat yang digunakan untuk meraih tujuan perusahaan.

Setelah memahami makna pengadaan peralatan kantor dari tiap susunan katanya, kini Anda juga perlu tahu manfaat serta tujuan pengadaan peralatan kantor sebagai berikut.

1. Manfaat Pengadaan Peralatan Kantor

Adapun beberapa manfaat yang bisa perusahaan dapatkan setelah melakukan pengadaan peralatan kantor antara lain:

• Proses pelaksanaan kegiatan kantor jadi lebih cepat dan mudah
• Dapat mendukung segala jenis aktivitas kantor agar lebih efektif dan optimal
• Output kerja yang dihasilkan menjadi lebih maksimal dan memuaskan

1. Tujuan Pengadaan Peralatan Kantor

Tujuan-tujuan dari kegiatan pengadaan peralatan kantor antara lain:

• Mendukung operasional peralatan untuk memperlancar pekerjaan
• Membantu mengoptimalkan masa atau usia pakai peralatan kantor
• Membantu menjaga ketersediaan peralatan jika rutin dilakukan pengecekan
• Menjamin keselamatan kerja bagi setiap pihak yang menggunakan alat-alat tersebut

Mau Melakukan Pengadaan Barang dengan Mudah? 

Jika Anda sedang pusing mencari penyedia pengadaan barang yang kredibel, terpercaya, dan anti ribet, coba Procurite saja!

Dengan Procurite, Anda bisa melakukan proses pengadaan peralatan kantor dengan benar menggunakan sistem Procure to Pay (P2P). 

Mengapa Procurite? 

Karena kami mampu melayani proses pengadaan barang secara transparan, menyediakan peralatan kantor dengan mutu standar tinggi, serta mampu menawarkan pelayanan procurement secara efektif, mudah, dan efisien.

Tertarik dan ingin mewujudkan tujuan pengadaan peralatan kantor? Langsung saja kunjungi situs resmi layanan kami melalui landing page Procurite. Procurite, Procure it Right!