What is Electronic Procurement (Pengertian E-Procurement)

electronic-procurement

What is Electronic Procurement (Pengertian E-Procurement)

Apa yang dimaksud dengan kegiatan electronic procurement ? Sebenarnya jika ditinjau dari konsep memang masih sama yakni proses pengadaan sebuah usaha. Hanya saja prosesnya dilakukan secara elektronik.

Dalam pelaksanaannya nanti bakalan dibantu dengan adanya software yang disambungkan melalui internet. Biasanya untuk proses yang satu ini lebih praktis dan ringkas dibandingkan dengan proses pengadaan barang zaman dulu yang masih bersifat konvensional. Penggunaan electronic procurement ini sangat  disarankan bagi Anda yang ingin mempermudah pengadaan barangnya. 

Mengenal Electronic Procurement

Secara sederhananya Anda perlu tahu kalau electronic procurement ini merupakan sebuah alat atau tools. Sehingga nantinya bisa mempermudah Anda untuk melakukan cara atau langkah-langkah yang berkaitan dengan pengadaan barang dalam usahanya. Awalnya proses ini hanya dilakukan oleh pemerintah atau pihak tertentu saja. Namun sekarang semua orang khususnya are pengusaha bisa menggunakan cara ini juga. 

Tentu saja, kegiatan seperti ini sangat penting untuk dikembangkan menjadi sistem online. Dengan begitu, wilayah atau cakupan jangkauannya bisa menjadi lebih luas nantinya. Proses ini nyatanya melibatkan dua belah pihak yang berkepentingan di dalamnya. Yakni dari pihak perusahaan atau instansi dengan penyedia.

Namun lambat laun prosesnya semakin menyebar untuk siapa saja yang membutuhkannya. Proses ini nantinya menjadi jembatan atau penyaluran antara pebisnis dalam proses pengadaan yang dibutuhkan. Dengan adanya penjelasan tersebut tentunya Anda sudah mendapatkan gambaran tentang apa saja yang dilakukan dalam proses ini. 

Perbedaan Procurement Konvensional Dengan E-Procurement

Setelah mengenal singkat penjelasan tentang electronic procurement Anda perlu tahu apa bedanya sistem procurement konvensional dengan tipe e-procurement ini? 

1. Pengiriman

Perbedaan pertama yang bisa dipahami tentang proses konvensional dan electronic procurement adalah tentang pengirimannya. Untuk proses konvensional ini Anda kurang bisa memantau proses pengiriman dan cenderung kurang bisa dikontrol dengan mudah. Hal ini tentu saja menyebabkan banyaknya terjadi kesalahan dan kesulitan untuk proses pendataan yang dibutuhkan. 

Sementara untuk proses e-procurement nyatanya sudah dibekali dengan sistem yang mempermudah Anda dalam melihat proses pengiriman dan pengontrolan yang terjadi di dalamnya. Anda bisa lebih mudah untuk bisa selalu melakukan pengecekan atau pemantauan terhadap barang yang dikirimkan. 

Tentunya bakalan banyak orang yang terbantu dengan adanya sistem online ini. Anda bisa lebih mudah memantau proses pengiriman dari mana saja bahkan hanya melalui software yang dimaksud. Proses ini bakalan lebih hemat waktu dan membuat Anda lebih tenang karena semua hal yang dibutuhkan lebih transparan. 

2. Pembayaran

Perbedaan kedua yang perlu dipahami tentang proses konvensional dan electronic procurement ini adalah berkaitan dengan sistem pembayaran yang dilakukan. Untuk yang menggunakan sistem konvensional biasanya proses pembayaran bakalan dilakukan di awal sehingga kurang meyakinkan para pengguna usahanya.

Sementara untuk tipe electronic procurement ini lebih memperhatikan kebutuhan para penggunanya. Ada banyak pilihan proses pembayaran yang bisa dilakukan dengan proses yang electronic ini. Anda bisa melakukan cicilan di awal, berkala selama proses pengiriman atau setelah barangnya benar-benar diterima. 

Kesepakatan ini tentunya sudah melalui pertimbangan antara dua pihak yang terlibat di dalamnya. Anda bisa berdiskusi dengan mudah bersama vendor terkait pembayaran dan kesepakatan lain yang memudahkan nantinya. Pembayaran ini diharapkan dipilih yang termudah dan tidak memberatkan Anda. 

Bahkan untuk proses pembayaran ini ternyata juga bisa dilakukan cashless jadi bisa melalui proses pengiriman bank atau pembayaran lain yang disetujui oleh kedua belah pihak. Tentunya kegiatan ini bakalan menguntungkan sekali ketika diterapkan terutama pada era sekarang yang cukup modern ini. 

3. Proses persetujuan

Perbedaan ketiga yang perlu Anda pahami tentang proses konvensional dan electronic procurement adalah berkaitan dengan proses persetujuannya. Padahal dalam tahapan ini bisa dibilang tahapan yang cukup krusial untuk diperhatikan. Hanya saja untuk tahap yang konvensional masih menggunakan dokumen manual. 

Anda perlu tahu kalau dokumen ini dirasa kurang maksimal dan bisa dipertanggungjawabkan kebenarannya. Bahkan dokumen model ini mudah sekali untuk diduplikasi atau dipalsukan sehingga rawan terjadinya kecurangan antara salah satu pihak. Sementara untuk tipe yang sudah e-procurement sudah tidak menggunakan yang manual. 

Anda bakalan dipermudah dengan adanya sistem penyelesain secara online. Caranya bakalan lebih cepat, aman dan praktis dibandingkan proses yang konvensional. Cara ini juga menghindarkan Anda dari tindakan penipuan atau pengambilan keuntungan dari salah satu pihak saja. 

Anda perlu tahu biasanya dalam tahapan ini banyak terjadi proses pemanfaatan atau penipuan yang dilakukan entah dari segi pembeli usaha atau vendornya. Sehingga, Anda perlu sekali membaca dengan seksama terkait proses perjanjian yang dilakukan untuk memastikan kedua belah pihak bisa  mendapatkan keuntungan dengan porsinya masing-masing. Dengan demikian proses kerjasama yang dilakukan bisa lebih menyenangkan nantinya ketika sudah terjadi. 

4. Pencarian

Perbedaan keempat yang perlu dipahami tentang proses konvensional dan electronic procurement ini adalah mengenai proses pencariannya. Apa yang dimaksud dengan proses pencarian ini dan apa saja yang perlu dilakukan? Untuk Anda yang belum familiar jangan khawatir karena proses ini berkaitan dengan produk, harga, hingga kontak vendor. 

Untuk proses yang masih menggunakan cara konvensional Anda perlu tahu kalau semua hal yang krusial dan melelahkan tersebut wajib banget dilakukan secara manual. Bayangkan berapa banyak tenaga dan waktu yang dihabiskan untuk melakukan sampai mendapatkan yang sesuai kebutuhan. 

Sementara untuk proses yang sudah e-procurement ini tentu saja lebih modern dan memudahkan Anda. Semua kebutuhan pencarian dengan detail penting sudah tersedia lengkap secara online. Anda hanya perlu mengetikkan apa yang dibutuhkan kemudian sistem langsung memberikan tampilan apa yang dibutuhkan dengan mudah. Hal ini bakalan lebih menghemat waktu dan membantu Anda yang cenderung tidak punya waktu banyak untuk melakukan pencarian secara offline.

5. Media

Perbedaan lain terletak pada media yang digunakan. Dalam pengadaan konvensional, bisa dilakukan dengan berinteraksi secara langsung antara pihak perusahaan atau instansi dengan vendor atau supplier. Bisa juga dengan bantuan perantara yang menghubungkan antara pihak yang membutuhkan kegiatan pengadaan dengan vendor atau supplier. Meskipun dengan perantara seseorang atau kelompok tertentu, tetap saja pelaksanaan pengadaan dilakukan tanpa adanya bantuan peralatan elektronik.

Sementara, pada pelaksanaan e-procurement, membutuhkan media yang didukung adanya koneksi internet. Yakni, bisa dilakukan dengan aplikasi di bidang e-procurement sehingga pengadaan bisa dilakukan dengan lebih mudah.

Di dalam aplikasi yang mendukung kegiatan e-procurement, dihadirkan fitur-fitur yang umumnya juga dibutuhkan dalam kegiatan pengadaan secara konvensional. Mulai dari pemilihan barang dan jasa yang dibutuhkan, integrasi dengan vendor atau supplier, negosiasi yang bisa dilakukan secara online, dan lain sebagainya. Dengan begitu, bisa dikatakan bahwa pengadaan yang tanpa membutuhkan tindakan tatap muka dengan pihak yang bersangkutan pun bisa dilakukan.

6. Waktu Pelaksnaan

Pelaksanaan pengadaan yang dilakukan secara konvensional dan electronic tentu memiliki perbedaan yang cukup signifikan. Bagaimana tidak, jika pada proses pengadaan secara konvensional membutuhkan waktu lebih padat untuk menyelesaikan setiap tahapan pengadaan, maka berbeda dengan e-procurement.

Di dalam e-procurement, perusahaan atau instansi yang membutuhkan bahkan tidak perlu keluar kantor untuk mencari kesana kemari vendor maupun supplier yang tepat. Cukup mengikuti prosedur dari aplikasi e-procurement, maka proses pengadaan bisa diselesaikan dengan mudah. Tentu dalam kurun waktu yang lebih singkat.

Di dalam e-procurement, kegiatan-kegiatan seperti lelang, penentuan vendor atau supplier, negosiasi, hingga pengiriman barang atau jasa serta notarisnya, semua bisa diurus secara online. Pihak perusahaan atau instansi tinggal menunggu pengiriman pengadaan yang dibutuhkan dan melakukan pengecekan sebelum nantinya dilakukan pembayaran final.

Prinsip-Prinsip Pelaksanaan Electronic Procurement

Kemudian untuk pelaksanaannya, apakah electronic procurement punya prinsip pelaksanaan yang perlu dilakukan. Prinsip ini nantinya bakalan memberikan pengaturan yang membantu para pengguna sistem ini. Adapun prinsip yang dimaksud bisa dilihat sebagai berikut:

1. Perencanaan yang tepat

Prinsip pertama dari electronic procurement ini adalah berkaitan dengan perencanaan yang tepat. Tujuannya untuk memantau penganggaran tahunan yang dilakukan agar tidak mudah turun setiap tahunnya. Sehingga nantinya estimasi waktu yang telah disepakati tidak akan bergeser atau berubah. 

Jadi masing-masing posisi bakalan berperan sesuai tugasnya masing-masing baik untuk pembeli maupun pihak penyedia barang yang dimaksud. Hal ini berkaitan juga dengan kesesuaian anggaran dan beberapa hal yang sudah masuk ke dalam pengaturannya. 

Perencanaan ini juga harus membahas tentang pengecekan jumlah barang yang masuk dan keluar dari gudang. Sehingga nantinya bisa lebih mudah dalam menghitung selisih dan keuntungan yang didapatkan dari proses penjualan tersebut. 

2. Delivered at the right time

Prinsip kedua yang perlu diperhatikan electronic procurement adalah tentang delivered at the right time. Prinsip ini menjamin proses pengiriman barang yang disetujui bakalan terkirim sesuai dengan waktu yang telah disetujui. Hal ini bertujuan untuk menghindari adanya kekecewaan dari pihak pembeli dan mengantisipasi apa yang mungkin terjadi dalam proses pengirimannya. 

Anda tentunya harus tahu bahwa proses pengiriman ini bakalan melibatkan banyak tenaga dan proses selama perjalanannya. Namun mudahnya dengan adanya sistem online kedua belah pihak bisa langsung memantaunya dengan mudah tanpa rasa waspada. Sehingga jika memang ada masalah bisa langsung mendapatkan laporan dari petugas yang dimaksud. 

Namun perlu dipahami juga kalau dalam proses electronic procurement ini juga bisa terjadi ketelatan pengiriman. Biasanya hal ini dikarenakan faktor cuaca, kondisi geografis dan jangkauan yang terlalu jauh dari lokasi asal. Untuk beberapa masalah ini tentu saja harus menjadi perhatian karena memang di luar ranah dari pengirimannya. 

3. At the right place

Prinsip ketiga yang dimiliki oleh electronic procurement adalah berkaitan dengan pengiriman yang tepat pada tempat tujuannya. Anda perlu tahu kalau proses pengiriman ini bakalan melibatkan banyak hal dan petugas di dalamnya. Memungkinkan juga untuk melewati antara pulau dalam proses pengantarannya. 

Jadi penting banget memastikan bahwa barang pesanan yang telah disepakati tersebut nantinya bakalan beneran terkirim ke alamat yang dimaksud. Dengan adanya sistem tracking tentunya membuat kedua belah pihak bisa lebih mudah memantau perkembangan proses pengirimannya. 

Meskipun tidak menutup kemungkinan bakalan tetap terjadi kesalahan pengiriman dikarenakan proses pendataan alamat yang kurang pas atau arah-arah yang kurang jelas. Tentu saja hal ini bakalan membuat proses pengirimannya menjadi terganggu dan terlambat nantinya.

4. Akuntable

Prinsip yang keempat dari electronic procurement ini adalah harus adanya sistem akuntable dalam proses pelaksanaannya. Anda wajib tahu terlebih dahulu apa yang dimaksud dalam peraturan yang mengikat dan beberapa hal yang berkaitan dengan proses pengiriman usaha ini. 

Hal ini erat hubungannya dengan peraturan yang mengikat dan tidak bisa diganggu gugat dari kedua belah pihak untuk melindungi kinerja yang dilakukan oleh keduanya. Tentunya kegiatan-kegiatan yang dimaksud juga berkaitan dengan apa yang bakalan didapatkan oleh kedua belah pihak. 

Manfaat Electronic Procurement Untuk Bisnis 

Selain adanya prinsip nyatanya Anda perlu tahu kalau electronic procurement ini memiliki beberapa manfaat yang bisa dirasakan sebagai berikut:

1. Transaksi yang lebih cepat

Manfaat pertama yang didapatkan ketika menggunakan electronic procurement adalah proses transaksi yang dilakukan bisa lebih cepat. Anda perlu tahu kalau proses ini memang sengaja dibuat lebih ringkas dan praktis dibandingkan dengan proses yang konvensional. Jadi jangan kaget kalau proses transaksinya juga dibuat lebih bagus nantinya. 

Semua hal yang dibutuhkan dalam proses transaksi bisa langsung dikirimkan secara online. Beberapa hal yang dimaksud adalah spesifikasi barang yang bakalan dibeli karena sudah dilampirkan melalui dashboard yang dimaksud. Hal ini membuat pembeli cukup membacanya saja dan melihat beberapa foto yang sudah dilampirkan. Anda tidak perlu lagi harus membuang waktu bertemu vendor dalam melakukan pembelian.

Proses komunikasinya semua dilakukan secara online bahkan sampai dengan proses pembayarannya juga online. Anda bisa menentukan sendiri proses dan sistem pembayaran yang sudah disetujui oleh kedua belah pihak selanjutnya. 

2. Hemat biaya dan waktu

Manfaat kedua yang didapatkan ketika menggunakan electronic procurement adalah lebih hemat biaya dan waktu ketika dilakukan. Anda perlu tahu untuk melakukan kegiatan ini ternyata lebih bisa menghemat biaya dan waktu. Hal ini berkaitan dengan pemangkasan beberapa kegiatan yang bisa dilakukan secara online sehingga lebih praktis nantinya. 

Seperti halnya untuk proses diskusi, negosiasi dan transaksi seperti yang dijelaskan pada point sebelumnya. Anda bisa menghitung sendiri selisih yang bakalan lebih dihemat dari segi tenaga dan waktunya ketika memilih tipe yang electronic dibandingkan dengan tipe yang konvensional. 

Anda hanya perlu mengakses dalam sebuah software yang sudah dibuat untuk kegiatan ini dan semua informasi yang dibutuhkan bisa langsung diakses disana dengan mudah. Inilah yang membuat cara yang modern ini banyak dipertimbangkan dibandingkan cara yang lama. 

3. Lebih aman

Manfaat ketiga yang didapatkan ketika menggunakan electronic procurement adalah lebih aman terutama pada saat era pandemi ini. Anda tidak perlu melakukan pertemuan langsung dengan para vendor untuk melakukan diskusi terkait pembelian yang bakalan dilakukan. 

Kegiatan ini juga berkaitan dengan proses laporan dan analisa yang perlu dilakukan sebelum proses pembeliannya dilakukan. Sistem yang telah dilakukan bakalan memberikan pencatatan yang lebih detail dan aman dibandingkan dengan proses konvensional yang menyulitkan. 

Hal ini memungkinkan semua proses yang terjadi di dalamnya terjadi lebih transparan dan membantu mendata kebenaran kegiatan yang terjadi. Anda sama sekali tidak perlu pergi ke luar kota untuk bertemu dengan vendor terkait. Tentunya bisa membuat biaya untuk transportasinya lebih murah dan menghindari penyebaran COVID 19. 

Dalam hal ini Anda hanya perlu mengeluarkan biaya pengirimannya saja yang nantinya dihitung berdasarkan kecepatan pengiriman dan beratnya barang yang bakalan dikirim ke alamat Anda. Untuk mengurus semua kebutuhan tersebut juga cukup diselesaikan secara online saja. 

logo procurite

Tebet Timur Dalam Raya No 43 Jakarta, Indonesia

procurite phone icon+(62-21) 8357385

procurite phone icon085811417123