Procurement Adalah ? Berikut Manfaat, Tujuan & Prosesnya

procurement-adalah

Berjalannya sebuah perusahaan tentu tidak akan terlepas dari proses procurement. Procurement adalah salah satu proses yang sudah umum dilakukan oleh sebuah perusahaan. Sudah semestinya sebuah perusahaan membutuhkan barang atau jasa untuk mempermudah kinerja di dalamnya. Itu sebabnya tidak akan terlepas dari kegiatan procurement tersebut.

Nah, bagi Anda yang ingin mengenal lebih lanjut terkait procurement itu sendiri, artikel ini akan membahas secara detail terkait manfaat, tujuan dan proses pengadaan barangnya sendiri.

 

Procurement Adalah Sebagai Berikut

Anda perlu tahu bahwa procurement adalah kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan barang. Dalam hal ini barang tersebut berupa peralatan perusahaan, mesin-mesin untuk membantu kegiatan produksi, hingga bahan-bahan bangunan dan equipment reparasi.

Pengadaan barang tersebut penting sekali untuk dilaksanakan, terlebih ketika perusahaan sedang membutuhkan jasa untuk membantu proses berjalannya perusahaan dengan baik. 

Kegiatan pengadaan barang ini hadir sebagai suatu aktivitas  yang memiliki tujuan penting bagi perusahaan. Tujuannya sendiri adalah untuk membantu perusahaan memperoleh barang dan jasa sesuai kebutuhan. Baik dalam hal kualitas, kuantitas, waktu, lokasi, hingga biaya yang dimiliki perusahaan.

Berdasarkan hal-hal tersebut, diharapkan pengadaan yang dilakukan dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan melalui penekanan biaya sekecil mungkin. 

Mengingat procurement adalah bagian penting yang tidak dapat terlepas dari sebuah perusahaan, maka penting juga bagi Anda memilih vendor atau supplier yang tepat. Dengan begitu, semua manfaat dan tujuan dari diadakannya pengadaan bisa Anda peroleh sepenuhnya. Sementara, rincian manfaat dari kegiatan pengadaan atau procurement sendiri sebagai berikut. 

Manfaat Procurement

Setelah mengetahui definisinya, penting juga bagi Anda mengetahui manfaatnya. Secara umum, manfaat dari procurement adalah untuk mempermudah dan melancarkan kegiatan yang ada di dalam perusahaan dalam proses pengadaan barang dan jasa. Namun, secara terperinci, tujuan proses pengadaan atau procurement dapat Anda lihat di bawah ini.

1. Memenuhi Kebutuhan Barang dan Jasa Perusahaan

Manfaat utama dari procurement adalah untuk memenuhi kebutuhan barang dan jasa perusahaan. Sesuai dengan namanya, pengadaan sendiri berarti mengadakan barang-barang seperti alat, mesin, jasa, dan lain sebagainya yang membantu kinerja perusahaan.

Tidak heran jika sebelum diadakannya kegiatan pengadaan, setiap perusahaan wajib menganalisis kebutuhan yang benar-benar memerlukan kegiatan pengadaan. Pertimbangan dilakukannya procurement adalah hal penting yang tidak boleh dilupakan. Pasalnya, melalui analisis dan pertimbangan yang tepat, perusahaan dapat memenuhi kebutuhan barang dan jasa dengan tepat pula.

Artinya, perusahaan nantinya akan jauh dari kata rugi dan tentunya bisa mendapatkan keuntungan dari kegiatan pengadaan yang tepat.

2. Meningkatkan Produktivitas Perusahaan

Selanjutnya, manfaat dari procurement adalah untuk meningkatkan produktivitas perusahaan itu sendiri. Bagaimana tidak, barang-barang yang dibutuhkan pastinya bisa membantu kinerja yang ada di dalam perusahaan.

Sebagai contohnya jika perusahaan Anda membutuhkan mesin produksi. Maka, dengan dilakukannya kegiatan pengadaan, proses produksi di perusahaan Anda bisa dilakukan dengan lebih cepat dibandingkan ketika sebelumnya tidak memiliki mesin produksi yang lengkap.

Contoh lain dari manfaat procurement adalah ketika bagian atau ruangan tertentu di dalam perusahaan Anda mengalami kerusakan, sehingga diharuskan untuk dilakukan pemberhentian. Maka pengadaan jasa yang bertugas untuk melakukan perbaikan perlu Anda lakukan. Dengan begitu, produktivitas di dalam perusahaan bisa berjalan kembali dengan lebih maksimal.

3. Menciptakan Hubungan Kerja yang Baik antara Klien dengan Vendor/Supplier

Tanpa disadari, adanya pengadaan juga dapat menciptakan hubungan kerja yang baik. Khususnya untuk pihak perusahaan sebagai klien dan para vendor atau supplier. 

Procurement adalah kegiatan yang melibatkan beberapa pihak dan juga komponen tertentu. Termasuk untuk pihak klien dan juga vendor. Adanya simbiosis mutualisme antara kedua belah pihak tersebut tidak menutup kemungkinan akan memunculkan kerjasama yang saling menguntungkan di kemudian hari.

Sebagai contoh, kepuasan dari pihak klien tentu bisa membuka peluang munculnya kepercayaan tinggi kepada pihak vendor atau supplier. Akibatnya, proses pengadaan kedepannya juga bisa melibatkan peran vendor atau supplier yang sama. 

Nah, hubungan kerja yang baik antara klien atau perusahaan dengan pihak vendor atau supplier ini menjadi salah satu manfaat yang ditimbulkan dari adanya kegiatan pengadaan yang tepat.

Itulah beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan ketika melakukan kegiatan pengadaan atau procurement bersama pihak yang tepat. Selain itu, Anda juga harus mengetahui tujuan sebenarnya dari kegiatan pengadaan itu sendiri yang bisa dibaca pada pembahasan berikut.

Tujuan Procurement

Setelah membaca manfaat pengadaan di atas, tentu Anda semakin penasaran dengan pembahasan selanjutnya bukan? Kali ini, Anda akan mengetahui tujuan dari kegiatan pengadaan itu sendiri. 

Di mana, secara general, tujuan dari procurement adalah untuk mempermudah kegiatan atau produktivitas yang ada di dalam perusahaan. Langsung saja simak tujuan procurement atau kegiatan pengadaan di bawah ini.

1. Mempercepat Produktivitas  Pengadaan Barang yang Terhambat

Sebagaimana yang disinggung sebelumnya, bahwa procurement adalah bagian di dalam perusahaan yang memiliki peran penting untuk meningkatkan produktivitas. Oleh sebab itu, Anda juga perlu tahu bahwa mempercepat produktivitas yang terhambat ini juga menjadi bagian dari tujuan pengadaan.

Tidak adanya mesin atau alat penunjang kegiatan produksi, tentunya membuat kinerja perusahaan menjadi kurang maksimal. Nah, adanya kegiatan pengadaan yang memiliki output berupa kelengkapan barang-barang yang dibutuhkan, tentu dapat membuat produktivitas SDM di dalam perusahaan menjadi meningkat.

Demi persaingan yang bagus, tentu perusahaan harus mengoptimalkan produktivitasnya. Tanpa kegiatan pengadaan yang tepat, perusahaan Anda akan tertinggal dengan perusahan lain sebagai kompetitor yang memiliki tingkat produktivitas lebih tinggi. 

Salah satu cara yang perlu Anda lakukan adalah melalui kegiatan pengadaan. Baik itu pengadaan barang maupun jasa.

2. Analisa Kebutuhan

Tujuan berikutnya dari kegiatan procurement adalah untuk melakukan analisa kebutuhan. Pasalnya, hanya melalui kegiatan pengadaan, Anda bisa mengungkap semua kebutuhan perusahaan dengan terperinci.

Hal tersebut dikarenakan proses analisa masuk sebagai langkah pertama dari kegiatan pengadaan yang Anda lakukan. Tidak heran jika terkadang antara rencana dengan pelaksanaan pengadaan memiliki perbedaan. Apalagi untuk rencana pengadaan yang belum disertai dengan tindakan alalisa secara intensif.

Melalui analisa, semua barang-barang atau jasa yang ternyata membutuhkan supply dari pihak perusahaan, akan ketahuan dengan jelas. Jadi, tidak akan terjadi kondisi di mana proses produksi perusahaan terhambat akibat adanya komponen perusahaan yang tertinggal untuk dilakukan pengadaan.

Berbicara mengenai tahapan procurement, ternyata terdapat beberapa poin yang tidak boleh Anda abaikan. Selengkapnya terkait proses pengadaan bisa langsung Anda simak di pembahasan berikut.

Proses Pada Kegiatan Procurement

Procurement adalah kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan dengan peranan cukup signifikan. Hal tersebut dikarenakan procurement atau pengadaan memiliki hubungan erat dengan kinerja perusahaan. Bisa dikatakan, sukses tidaknya sebuah kegiatan procurement, akan menjadi penentu produktivitas perusahaan nantinya.

Oleh sebab itu, untuk mendapatkan output terbaik dari kegiatan pengadaan, penting bagi Anda melakukan proses procurement dengan baik pula. Caranya, perhatikan setiap tahapan di dalam kegiatan pengadaan dan lakukan dengan saksama serta kehati-hatian yang penuh. Sementara, proses pada kegiatan procurement adalah sebagai berikut.

1. Melakukan Identifikasi Kebutuhan

Proses pertama dari kegiatan procurement adalah melakukan identifikasi kebutuhan. Sebagaimana yang sudah dibahas sebelumnya, identifikasi kebutuhan atau analisa kebutuhan adalah langkah pertama yang wajib Anda lakukan sebelum pengadaan. Perlu diketahui juga, bahwa sukses atau tidaknya kegiatan pengadaan memiliki akar pada identifikasi kebutuhan.

Jadi, dalam proses satu ini, sebaiknya Anda lakukan dengan baik supaya perusahan tidak mengalami kerugian akibat analisa kebutuhan yang salah. Justru, perlu dilakukan dengan baik supaya hasil pengadaan bisa didapatkan dengan tepat dan perusahaan bisa meraup keuntungannya.

Pasalnya, memahami apa yang sedang dibutuhkan oleh perusahaan merupakan bagian yang cukup krusial. Kerugian dari analisa yang salah sebagaimana yang sudah disampaikan sebelumnya bisa jadi akibat dari pembelian barang yang tidak terlalu diperlukan. Pembelian tanpa adanya urgensi didalamnya membuat Anda akan membuang-buang sumber daya perusahaan.

Kembali lagi, mengingat procurement adalah kegiatan yang bergantung pada identifikasi kebutuhan perusahaan, maka lakukan analisis dengan sebaik-baiknya. 

2. Melakukan Otorisasi Pembelian oleh Manajemen

Procurement adalah proses kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan dengan melibatkan beberapa pihak. Termasuk dari pihak manajemen perusahaan itu sendiri. Perlu Anda ketahui, bahwa perusahaan sebaiknya tidak melakukan belanja atau pembelian barang tanpa adanya persetujuan dari pihak manajemen.

Meskipun SOP setiap perusahaan berbeda-beda, namun secara umum manajemen memiliki peran untuk menyetujui atau tidak kegiatan belanja maupun pengadaan perusahaan.

Oleh sebab itu, proses berikutnya dari kegiatan pengadaan atau procurement adalah dengan melakukan otorisasi pembelian oleh pihak manajemen perusahaan. Tentunya perlu dilakukan guna menghindari konflik internal dan sebagai bentuk prosedur kinerja yang baik dalam perusahaan.

Sementara, persetujuan pembelian dari pihak manajemen sendiri nantinya dapat berupa dokumen tertulis yang sudah ditandatangani. Nah, melalui persetujuan dari manajemen menjadi tanda bahwa kegiatan procurement adalah kegiatan perusahaan yang sudah bisa dijalankan. Meskipun demikian, lagi-lagi tetap dikembalikan pada SOP perusahaan masing-masing.

3. Pembukaan Tender

Proses selanjutnya adalah pembukaan tender kepada para vendor atau supplier. Kegiatan ini dilakukan untuk mencari kandidat penjual barang-barang dan jasa terbaik untuk perusahaan Anda.  Proses tender dalam procurement adalah sistem lelang yang umumnya memuat pengajuan harga, kualitas, maupun fitur terbaik.

Melalui proses satu ini, vendor dan supplier nantinya akan berlomba-lomba untuk memenangkan proyek pengadaan perusahaan tertentu termasuk perusahaan Anda. Bagi pihak perusahaan yang membuka tender untuk pengadaan, pastinya akan memilih penawaran harga termurah. Selain itu, akan mempertimbangkan juga terkait kualitas yang harus terbaik dari barang-barang yang hendak dibelinya.

4. Identifikasi atau Analisa Vendor dan Supplier

Proses keempat dari kegiatan procurement adalah melakukan identifikasi atau analisis setiap vendor atau supplier yang tergabung dalam lelang. Biasanya, pihak perusahaan akan melakukan analisa terkait latar belakang dan reputasi pihak vendor atau supplier yang tergabung di kegiatan lelang. 

Selain itu, melalui proses ini juga bisa dipertimbangkan terkait beberapa penawaran terbaik dari pihak vendor dan supplier.

Dengan begitu Anda bisa melihat bagaimana track record dari masing-masing vendor maupun supplier. Apakah selalu memiliki pelayanan bagus atau pernah mengalami permasalahan dengan perusahaan yang menjalin kerjasama.

5. Penawaran Barang dan Jasa

Proses berikutnya dari kegiatan procurement adalah adalah penawaran barang dan jasa. Usai melakukan analisis vendor atau supplier, maka besar kemungkinan terjadi eliminasi beberapa perusahaan vendor atau supplier yang terlibat dalam lelang. Eliminasi tersebut tentu juga bukan tanpa alasan. Melainkan sudah melewati pertimbangan yang dirasa paling tepat untuk dilakukan.

Nah, setelah kandidat semakin mengerucut, barulah Anda akan melakukan proses berikutnya yakni penawaran barang dan jasa. Pada tahap ini, juga memiliki peran penting guna membuat Anda dapat menaksirkan mana yang memberikan penawaran terbaik dan tidak.

6. Negosiasi

Proses keenam dari procurement adalah adanya kegiatan negosiasi. Usai Anda melakukan penerimaan penawaran dari pihak vendor atau supplier yang tersisa, maka selanjutnya adalah tinggal melakukan kegiatan negosiasi.

Negosiasi dalam hal ini sendiri dapat meliputi bagaimana cara terkait proses pembayaran, negosiasi harga, waktu, kualitas, dan lain sebagainya. Melalui proses negosiasi, Anda bisa mempertimbangkan vendor atau supplier terbaik. Pasalnya, dari proses satu ini, akan terlihat pihak mana yang akan menerima negosiasi perusahaan Anda dengan baik.

7. Pemilihan Vendor atau Supplier

Tibalah pada proses pemilihan vendor atau supplier. Di mana, dalam hal ini menunjukkan bahwa perusahaan Anda sudah berhasil menemukan pihak yang cocok sebagai supplier kebutuhan barang atau jasa yang dibutuhkan.

Berdasarkan pertimbangan yang cukup panjang, maka adanya pihak vendor atau supplier dengan penawaran terbaik berhasil memenangkan tender pengadaan yang dilakukan oleh perusahaan Anda.

8. Pembuatan Tanda Jadi Pembelian dan Penerimaan

Proses selanjutnya dari kegiatan procurement adalah adanya pembuatan tanda jadi pembelian. Proses satu ini dikenal juga sebagai purchase order atau PO yang umumnya melibatkan beberapa pihak.

Khususnya dari pihak perusahaan dengan pihak vendor atau supplier terpilih. Sementara, isi dari dokumen ini sendiri berkaitan dengan tanda jadi pembelian yang ditandatangani oleh individu dari pihak manajemen.

Usai dilakukan PO, maka selanjutnya akan dilakukan DO atau penerimaan delivery order. Sedangkan isi dari DO sendiri memuat bukti konfirmasi ulang yang dikirimkan supplier atau vendor ke pihak perusahaan. DO dikirim untuk kembali ditandatangani terkait kegiatan pengadaan yang akan dilakukan.

9. Penerimaan, Pengecekan, dan Dokumentasi Invoice

Setelah melewati beberapa tahapan di atas, berikutnya proses kegiatan procurement adalah penerimaan dan pengecekan kualitas barang dan jasa. 

Setelah perusahaan menerima barang atau jasa buah dari kegiatan pengadaan, maka akan melalui pengecekan yang dapat berupa jumlah, kualitas, dan lain sebagainya.

Setelah itu, barulah dilakukan dokumentasi invoice sebagai bukti pembelian yang dilakukan oleh perusahaan. Di samping itu, perlu juga dilakukan pengecekan invoice, PO, dan DO. Langkah ini harus dilakukan supaya tidak terjadi kesalahan terkait nominal pembayaran. Perhatikan juga pajak pembelian dan pajak lain jika ada.

10. Pembayaran

Setelah pengecekan dilakukan, maka langkah terakhir dari kegiatan procurement adalah proses pembayaran. Tentunya sesuai dengan persetujuan dengan pihak vendor atau supplier.

Itulah beberapa proses dari kegiatan procurement yang perlu Anda ketahui. Supaya dapat memperlancar kegiatan procurement itu sendiri, sangat direkomendasikan bagi Anda menggunakan layanan kami di Procurite.

Bersama Procurite, Sukseskan Kegiatan Procurement Anda!

Pengadaan memiliki peran penting bagi perusahaan Anda. Khususnya dapat membantu dalam hal peningkatan produktivitas perusahaan. Oleh sebab itu, memudahkan kegiatan pengadaan, maka gunakan Procurite sekarang juga.

Procurite bisa Anda jadikan sebagai solusi jitu guna melakukan pengadaan terpercaya dan mudah. Procurite sendiri merupakan software e-procurement Indonesia yang mempermudah Anda untuk melakukan pengadaan perusahaan maupun instansi. Menariknya, di dalam layanan kami di Procurite terdapat fitur on cloud atau cloud base. Bantuan fitur on-cloud/cloud base membuat pengoperasian pengadaan perusahaan Anda bisa dilakukan dengan lebih mudah.

Kami memiliki pengalaman lebih dari 15 tahun di bidang pengadaan di Indonesia. Itu sebabnya Anda tidak perlu khawatir sebab kami bisa melayani kebutuhan pengadaan Anda dengan profesional.

Mengingat kegiatan procurement adalah bagian penting perusahaan yang tidak boleh diabaikan, maka lakukan setiap prosedurnya dengan maksimal. Jadi, tunggu apa lagi, sukseskan pengadaan bersama kami sekarang juga di sini. Yakni hanya bersama Procurite sebagai solusi pengadaan terbaik dan terpercaya di Indonesia. 

logo procurite

Tebet Timur Dalam Raya No 43 Jakarta, Indonesia

procurite phone icon+(62-21) 8357385

procurite phone icon085811417123