Evaluasi vendor merupakan suatu langkah awal dalam memperoleh kepuasan atas kinerja yang sudah dihasilkan dalam suatu penyelesaian proyek oleh vendor yang terkait.

Secara tidak langsung, hal tersebut dapat meningkatkan kualitas perusahaan serta bisa memberikan efisiensi untuk perusahaan. Evaluasi vendor ini menjadi salah satu faktor dari pemilihan sebuah vendor.

Untuk lebih jelasnya, kami akan membahas lebih lanjut dalam artikel berikut ini.

Apa itu Evaluasi Vendor?

Vendor adalah sebuah mitra kerja lembaga maupun perorangan atau pihak ketiga sebagai penyedia produk, bahan ataupun jasa kepada perusahaan untuk digunakan oleh suatu perusahaan dalam meningkatkan kinerja suatu perusahaan tersebut.

Vendor memiliki peran yang sangat penting sebagai pendukung aktivitas perusahaan dalam proses pengangkutan serta pendistribusian barang ke tempat tujuan secara tepat waktu. Perusahaan pastinya kan mencari vendor dengan persyaratan dan kualifikasi yang memenuhi kriteria perusahaan tersebut. 

Secara umum, kriteria kualitas bisa diartikan sebagai kesesuaian berbagai produk dengan spesifikasi yang telah ditentukan dalam suatu dokumen pengadaan. Umumnya kriteria pengadaan berhubungan dengan waktu pengiriman, sedangkan untuk biaya, kriterianya adalah harga yang harus dikeluarkan oleh perusahaan saat melakukan usaha atau bisnis dengan pemasoknya.

Dengan demikian, diperlukan evaluasi vendor sebagai salah satu upaya untuk memilih vendor yang sesuai dengan keinginan perusahaan. Evaluasi vendor merupakan langkah awal untuk mendapat kepuasan serta keuntungan mengenai kinerja yang dihasilkan dalam penyelesaian suatu proyek oleh vendor dan secara tidak langsung, hal ini bisa meningkatkan kualitas perusahaan serta bisa memberi efisiensi untuk perusahaan.

Tujuan Evaluasi Vendor

Evaluasi vendor dilakukan sebagai langkah untuk memilih vendor yang nantinya akan diajak untuk bekerjasama dalam melakukan pekerjaan yang akan dilakukan. Dari banyaknya vendor yang ada, akan dilakukan proses seleksi hingga memperoleh jumlah pilihan menjadi lebih sedikit. 

Agar sampai ke tahapan tersebut, dilakukan survey untuk memperoleh informasi mengenai keadaan vendor. Informasi yang mencakup tentang kemampuan vendor dari segi teknis bisa diperoleh dari ketersediaan tenaga ahli serta alat-alat produksi.

Adapun tujuan dari adanya evaluasi vendor, diantaranya:

1. Bisa membantu dalam membuat penilaian yang setara terhadap kinerja pemasok untuk seluruh kategori kebutuhan para pembeli.
2. Untuk menghasilkan pengukuran yang objektif serta kuantitatif terhadap adanya kinerja pemasok.
3. Membantu menyediakan informasi yang faktual tentang keseluruhan kinerja, baik itu untuk pembeli ataupun untuk pemasok.
4. Sebagai pengidentifikasi berbagai hal yang bermasalah sehingga dapat mengkonsentrasikan tindakan yang korektif.

Secara umum, dalam melakukan pemilihan vendor, bagian unit pengadaan dari sebuah perusahaan terkait hanya akan menentukan pilihannya berdasarkan biaya atau harga. Padahal, apabila sebuah perusahaan ingin memperoleh kesuksesan dalam menjalankan bisnisnya, memenuhi berbagai kriteria yang perlu dimiliki suatu vendor juga harus terus berkembang.

Vendor dalam kriterianya juga harus melingkupi berbagai konsep pengiriman, dukungan vendor terhadap proyek perusahaan, hubungan manajemen maupun ekspansi di masa yang akan datang.

Selain itu, faktor lainnya yang perlu menjadi pertimbangan dalam kriteria seleksi adalah pelayanan vendor. Jadi sangat penting untuk melakukan evaluasi vendor sebelum memutuskan untuk bekerjasama.

Baca Juga: Mekanisme Pengadaan Barang dan Jasa

Hal Penting yang Perlu di Pertimbangkan dalam Evaluasi Vendor

Adapun beberapa data penting yang perlu Anda pertimbangkan dalam melakukan seleksi terhadap perusahaan yang nantinya akan menjadi supplier atau vendor di tempat Anda, diantaranya:

1. Kategori produk serta jenis bisnis atau usaha
2. Perolehan materialnya
3. Jenis peralatan yang dimiliki serta kapasitas produksi
4. Status suatu perusahaan
5. Sistem pengendalian suatu proses produksi
6. Sistem dalam pengendalian kualitas
7. Nilai suatu aset
8. Struktur organisasi di perusahaan
9. Referensi mengenai perusahaan yang telah menjadi pelanggannya
10. Sistem manajemen mutu atau sertifikat ISO

Beberapa data yang sudah disebutkan sangat penting untuk dipelajari dan dipahami dengan baik, karena nantinya akan menjadi bahan pertimbangan dalam memutuskan bisa atau tidaknya perusahaan itu diterima sebagai supplier atau vendor.

Evaluasi vendor dapat dilakukan dengan dua tahapan, yakni:

1. Penilaian yang berdasarkan berbagai data perusahaan/vendor. Data-data ini biasanya akan disiapkan oleh perusahaan terkait dalam bentuk company profile. Nantinya ini akan menjadi perusahaan supplier atau vendor.
2. Mengunjungi perusahaan untuk melakukan penelitian lebih lanjut. Hal tersebut dimaksudkan untuk memastikan kesesuaian antara syarat yang sudah ditetapkan dengan keadaan perusahaan yang sebenarnya.

Apabila sudah sesuai, perusahaan tersebut akan ditetapkan sebagai vendor atau perusahaan supplier.

Selain itu, terdapat beberapa subjek persyaratan yang perlu dievaluasi sebelum menetapkan perusahaan terkait menjadi supplier, yakni:

1. Responsibility atau tanggung jawab lingkungan
2. Manajemen perusahaan tersebut
3. Proses produksi
4. Quality control
5. Biaya/harga

Perjanjian Melakukan Kerja Sama

Dalam melakukan kontrak kerjasama, secara garis besar harus memuat beberapa hal berikut:

1. Pembuat kontrak

Suatu perjanjian harus ditandatangani oleh masing-masing penanggung jawab di perusahaan, hal ini dikarenakan akan berkaitan dengan kebijakan perusahaan.

2. Harga

Hal ini berkaitan dengan prosedur penetapan harga apabila nantinya terjadi perubahan harga untuk periode kontrak ataupun adanya penambahan item material baru yang akan diperlukan.

3. Masa kontrak yang berlaku

Surat kontrak harus memiliki batas berlaku, walaupun nantinya bisa diperpanjang untuk periode berikutnya. 

4. Surat pesanan 

Surat pesanan memang perlu dipelajari oleh supplier atau vendor dan harus dikembalikan setelah ditandatangani, karena ini sebagai persetujuan. Jika terjadi permasalahan, perlu secepatnya dibicarakan agar segera dicari penyelesaiannya.

5. Kualitas dari material

Suatu vendor harus memberi jaminan bahwa mutu material benar-benar terjaga dan sesuai dengan kualitas yang ditentukan. 

6. Penyerahan material

Hal ini berisi mengenai syarat-syarat penyerahan material mengenai ketepatan waktu penyerahan yang sesuai dengan jadwal penyerahannya, standar kemasan dan dokumen yang perlu dilampirkan.

7. Syarat serta waktu pembayaran

Secara tegas, waktu dan syarat pembayaran perlu diatur juga.

8. Kerahasiaan

Suatu perusahaan vendor atau supplier diharuskan untuk menjaga kerahasiaan perusahaan client terkait. Ini dilakukan untuk menghindari kemungkinan terjadinya resiko kerugian yang secara langsung maupun tidak langsung.

Untuk memenuhi evaluasi vendor, Anda juga perlu bekerjasama dengan perusahaan pengadaan yang sudah terpercaya. Jika Anda sedang mencari perusahaan tersebut, kami Procurite dapat mewujudkanya.

Keuntungan Bekerjasama dengan Procurite

Procurite merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang pengadaan atau procurement yang sangat penting untuk kesejahteraan dalam sebuah perusahaan.

Terdapat banyak keuntungan yang bisa Anda dapatkan jika mempercayakannya pada kami, yakni: 

1. Segala bentuk kegiatan akan terangkum dengan baik serta terstruktur jadi Anda tidak perlu khawatir jika terjadi tindakan yang tidak diinginkan.
2. Semua bentuk kegiatan akan terus disampaikan atau dilaporkan serta kami akan lebih transparan.
3. Dengan adanya sistem RFQ, semua rekaman data sangat aman,  jadi sangat menjamin tidak akan ada kebocoran di dalamnya.
4. Dengan mempercayai Procurite, Anda akan lebih hemat daripada harus mengatur semua sendiri.
5. Tidak perlu ribet, karena segala bentuk kebutuhan Anda hanya perlu dilakukan dengan sistem online. Dengan begitu tentunya akan lebih terkendali dan hemat waktu.

Kami menjamin, kerjasama ini akan membuahkan dampak yang cukup baik antara dua pihak tentunya. Pengadaan yang asal-asalan dan tidak sesuai dengan skala prioritas juga akan menyebabkan masalah baru yang kurang sesuai. 

Jadi, dalam hal pengadaan, tentunya akan membutuhkan analisis yang tepat untuk barang dan lainnya yang dibutuhkan. Sehingga evaluasi vendor perusahaan pun akan menghasilkan laporan yang baik. 

Tunggu apalagi, yuk pakai jasa Procurite sekarang juga!