Pengadaan (procurement) memiliki fungsi strategis dalam meningkatkan angka profit perusahaan. Pengadaan dapat membantu mengurangi biaya dan mendapatkan pemasok terbaik. Ada 4 jenis pengadaan yang biasa berlangsung di perusahaan.

Banyak yang menyamakan pengadaan (procurement) dengan pembelian (purchasing), padahal keduanya memiliki fungsi yang berbeda. Artikel ini akan menjelaskan arti pengadaan, jenis, dan cara kerjanya.

Pengertian, Jenis Pengadaan, dan Cara Kerja 

Pengadaan merupakan proses pembelian barang atau jasa dan biasanya mengacu pada pengeluaran perusahaan. Apakah yang dimaksud dengan pengadaan? Apa saja jenisnya? Bagaimana cara kerjanya?  Simak penjelasannya di bawah ini.

Apa Itu Pengadaan

Pengadaan mencakup berbagai kegiatan yang terlibat dalam memperoleh barang atau jasa untuk mendukung operasional harian perusahaan. Secara umum tujuannya adalah untuk mendapatkan pasokan dengan harga bersaing yang memberikan nilai paling tinggi. 

Pengadaan mencakup semua tahapan, mulai dari identifikasi barang, mencari pemasok, negosiasi, membuat syarat pembayaran, dan menerima dan memeriksa barang. Divisi pengadaan bahkan juga melakukan komplain, jika ada. 

Perbedaan Jenis Pengadaan dengan Pembelian (Purchasing)

Perbedaan antara pengadaan dan pembelian adalah, pengadaan merupakan aktivitas yang lebih luas dibanding pembelian. Di dalamnya ada perencanaan, pembelian, pengawasan, dan pengiriman.

Adapun pembelian (purchasing) adalah bagian dari pengadaan (procurement). Ini adalah serangkaian kegiatan membeli barang dan jasa yang melibatkan pemesanan, membuat pesanan pembelian, serta menerima dan mengatur pembayaran. 

Jenis Pengadaan

Jenis pengadaan dapat dikategorikan menjadi 4 macam, yaitu direct dan indirect procurement, serta goods dan service procurement. Berikut adalah penjelasannya:

1. Direct Procurement

Direct procurement atau pengadaan langsung mengacu pada memperoleh barang atau jasa apapun yang diperlukan untuk menghasilkan produk akhir. Jenis pengadaan langsung dilakukan dengan membeli input yang dibutuhkan suatu perusahaan.

Bagi perusahaan manufaktur, pengadaan langsung berarti memperoleh input termasuk bahan baku dan komponen. Jika pengecer, input tersebut termasuk barang yang dibeli dari grosir untuk dijual kembali ke pelanggan. 

2. Indirect Procurement

Indirect procurement adalah pengadaan barang atau jasa yang tidak langsung digunakan dalam kegiatan produksi untuk menghasilkan produk akhir suatu perusahaan. Ini biasanya melibatkan pembelian barang untuk operasional harian.

Jenis pengadaan ini tidak secara langsung berkontribusi pada laba perusahaan, namun sangat penting bagi berlangsungnya kegiatan operasional. Contoh pengadaan ini, misalnya perlengkapan kantor, furniture, iklan, konsultasi, dan pemeliharaan peralatan.

3. Goods Procurement

Goods procurement atau pengadaan barang adalah yang mengacu pada pengadaan barang fisik. Tidak hanya itu, pengadaan barang juga dapat mencakup perangkat lunak yang diperlukan dalam kegiatan operasional. 

Pengadaan barang (goods procurement) bisa berlangsung efektif, tergantung pada praktik manajemen pengelolaan pasokan yang baik. Pengadaan barang dapat meliputi pengadaan langsung dan tidak langsung. 

4. Service Goods Procurement

Service procurement adalah pengadaan layanan atau jasa berbasis orang. Pengadaan ini dilakukan saat perusahaan membutuhkan sumber daya manusia yang tidak mampu dipenuhi karyawannya.

Tergantung pada perusahaan, jenis pengadaan ini termasuk mempekerjakan kontraktor individu, firma hukum, atau layanan keamanan dan kebersihan. Ini dapat mencakup pengadaan langsung dan tidak langsung. 

Cara Kerja Pengadaan

Cara Kerja pengadaan umumnya melibatkan beberapa langkah. Mulai dari identifikasi barang atau jasa yang dibutuhkan, mencari pemasok, negosiasi persyaratan dan biaya, lalu membeli dan menerima item yang tepat. Proses pengadaan adalah sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi barang dan atau jasa yang dibutuhkan perusahaan

Bisnis harus mengidentifikasi kebutuhan untuk barang dan atau jasa tertentu. Misalnya, spesifikasi teknis, bahan, suku cadang, atau karakteristik lain. Bisa jadi berupa barang baru yang belum pernah dibeli sebelumnya, barang stok, atau pembaruan berlangganan. 

Bagian pengadaan harus menyelidiki apa yang pastinya dibutuhkan oleh bisnis. Melakukan komunikasi efektif dengan departemen terkait akan memastikan barang yang dibeli akurat dan sesuai dengan kebutuhan tiap departemen.

2. Mengirimkan permintaan pembelian

Ketika karyawan atau tim membutuhkan pasokan atau layanan dalam jumlah signifikan, maka perlu membuat permintaan pembelian. Permintaan pembelian harus dilengkapi spesifikasi, deadline, jumlah, dan hal lain yang perlu diingat oleh tim pembelian.

Departemen yang mengawasi pembelian dapat menyetujui atau menolak permintaan pembelian. Jika disetujui, maka tim pengadaan dapat melanjutkan proses dengan memilih pemasok dan melakukan pembelian.

3. Menilai dan memilih vendor

Setelah mendapatkan permintaan pembelian yang telah disetujui, maka bagian pengadaan mulai mencari pemasok terbaik. Bagian pengadaan mengirimkan permintaan penawaran ke pemasok potensial dan penawaran yang dikirim harus detail. 

Penilaian terhadap supplier tidak hanya fokus pada harga, tetapi juga reputasi, kecepatan, kualitas, dan keandalan. Banyak perusahaan juga mempertimbangkan etika sosial dari pemasok, misalnya peranan pemasok dalam program pelestarian lingkungan.

4. Negosiasi harga dan persyaratan

Dapatkan sedikitnya tiga buah penawaran dari pemasok yang berbeda sebelum membuat keputusan. Periksa setiap syarat dengan hati-hati dan lakukan negosiasi jika memungkinkan. Semua persetujuan persyaratan akhir harus dibuat secara tertulis.

5. Membuat pesanan pembelian

Setelah tercapai kesepakatan, bagian pengadaan membuat pesanan pembelian (Purchase Order) dan mengirimkannya ke pemasok. PO harus terperinci untuk mengidentifikasi layanan atau barang yang dibutuhkan.

6. Menerima dan memeriksa barang yang datang

Bagian pengadaan harus melacak pengiriman barang. Pastikan semuanya terkirim seperti yang telah tercantum di dalam PO. Saat barang datang, pengecekan dilakukan dengan teliti untuk memastikan kualitasnya memenuhi atau bahkan melebihi harapan.

7. Mencocokkan dengan faktur

Bagian pengadaan melakukan pencocokan dengan membandingkan pesanan pembelian, tanda terima pesanan atau packing list, dan faktur. Tujuannya untuk memastikan barang atau jasa yang diterima sesuai dengan pesanan pembelian.

Proses pencocokan ini juga berfungsi untuk mencegah pembayaran terhadap faktur yang keliru atau tidak sah. Jika ada masalah jenis pengadaan berupa perbedaan di antara ketiga dokumen, segera selesaikan sebelum mengatur pembayaran.

8. Menyetujui faktur dan mengatur pembayaran

Jika ketiga dokumen itu cocok, maka bagian pengadaan akan membubuhkan persetujuan untuk membayar tagihan pemasok. Perusahaan harus memiliki proses pembayaran faktur yang konsisten.

Pastikan bahwa pembayaran telah sesuai dengan nilai faktur dan tanggal jatuh tempo. Proses standar ini akan memastikan faktur selalu dibayar tepat waktu, mencegah biaya keterlambatan, dan membangun hubungan baik dengan pemasok.

9. Melakukan pencatatan

Bagian pengadaan perlu menyimpan catatan untuk seluruh proses, mulai dari permintaan pembelian, jenis pengadaan, hingga faktur dan kuitansi. 

Catatan ini penting jika perusahaan hendak memesan ulang barang dengan harga yang tepat di kemudian hari, membantu proses audit, dan penghitungan pajak. Catatan yang akurat juga dapat membantu menyelesaikan setiap potensi perselisihan. 

Baca Juga: 7 Keunggulan E Purchasing dalam Proses Pengadaan Barang

Memanfaatkan Teknologi

Teknologi dapat meningkatkan produktivitas bagian pengadaan dan dapat memangkas biaya proses. Banyak langkah-langkah yang dapat disederhanakan ketika menggunakan perangkat lunak untuk jenis pengadaan.

Anda dapat membuat permintaan penawaran, membuat pesanan, dan melakukan pembayaran secara mudah. Ini juga memungkinkan bagian pengadaan untuk menganalisis cara menghemat dan melacak kinerja pemasok dengan lebih baik.

Bagian pengadaan turut berperan dalam bisnis profit dan kesuksesan. Bagian ini mencakup berbagai aktivitas terkait yang membutuhkan perhatian terhadap detail untuk memastikan bisnis mendapatkan nilai terbaik. 

Pengadaan membutuhkan solusi perangkat lunak yang dapat membantu mempercepat dan menyederhanakan proses. Perangkat lunak ini juga harus membantu menganalisis sehingga dapat mengurangi biaya proses pengadaan.

Apabila Anda membutuhkan perangkat yang berfungsi mengkoordinasikan pembelian, memantau semua proses pengadaan, hingga mampu mengurangi biaya pengeluaran, maka Procurite bisa jadi adalah solusinya.

Anda bisa menghubungi tim Procurite untuk berkonsultasi mengenai penggunaan aplikasi ini. Procurite adalah aplikasi dengan fitur unggulan berbasis cloud yang cocok bagi semua jenis pengadaan di perusahaan Anda.