Pentingnya Purchasing Software Dalam Dunia Bisnis

pentingnya-purchasing-software-dalam-dunia-bisnis

Tahukah Anda, dalam dunia bisnis sangat diperlukan kelancaran dalam kegiatan operasional seperti halnya dalam pemesanan barang dan jasa yang dibutuhkan. Umumnya setiap perusahaan memiliki sistem sendiri dan tanggung jawab penuh dalam melakukan setiap kegiatan pembelian. Saat ini tersedia Purchasing Software yang berperan penting dalam kegiatan perusahaan. 

Software tersebut memudahkan setiap kegiatan operasional perusahaan dengan sistem procure to pay. Sehingga perusahaan akan mendapatkan pengadaan barang atau jasa dengan kualitas terbaik.

Seberapa Penting Kegunaan Purchasing Software?

Dalam suatu perusahaan tidak akan pernah lepas dari kebutuhan bahan baku dan kebutuhan lainnya seperti pembelian barang atau jasa. Kegiatan seperti ini dinamakan dengan purchasing yang merupakan proses pembelian barang dan jasa oleh perusahaan.

Saat ini banyak kemudahan proses purchasing yang bisa dilakukan oleh perusahaan. Salah satunya dengan sistem purchasing order (PO) yang memanfaatkan teknologi digital untuk berbelanja secara online. Nah, sistem tersebut mengandalkan katalog elektronik sebagai referensi produk.

Dalam hal ini sangat diperlukan Purchasing Software, sebuah aplikasi yang bermanfaat untuk memudahkan sistem PO dengan melakukan pengadaan barang terlebih dahulu. Dengan adanya aplikasi ini dapat menghindari kerugian pemesanan barang yang tidak sesuai dengan rincian karena dilengkapi dengan dokumen penting saat melakukan transaksi.

Tak hanya itu, dengan adanya aplikasi tersebut akan memudahkan purchasing dalam melakukan tanggung jawabnya. Tanggung jawab purchasing diantaranya adalah sebagai berikut ini.

1. Menganalisis kebutuhan perusahaan

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda-beda sesuai dengan apa yang dibutuhkan. Dalam hal ini purchasing harus menerima permintaan pembelian yang berkaitan dengan kebutuhan operasional.

Namun perlu diingat, bahwa purchasing harus menganalisis apakah permintaan tersebut sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau tidak.

2. Memilih supplier dan vendor 

Purchasing bertanggung jawab dalam hal memilih supplier dan vendor terbaik dan berkualitas. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan barang dengan harga yang lebih terjangkau. 

3. Melakukan pemesanan

Setelah menemukan supplier dan vendor yang sesuai, purchasing akan melakukan pemesanan. Pemesanan dilakukan dengan mengisi formulir purchasing order yang nantinya digunakan sebagai arsip. 

4. Memantau pengiriman barang

Staff purchasing harus memantau pengiriman barang yang sudah dipesan. Pemantauan lokasi terkini barang hingga tiba di perusahaan sesuai dengan jumlah pemesanan. Jika produk berupa jasa maka yang perlu dipastikan adalah pekerjaan selesai sesuai perjanjian.

Manfaat Purchasing Software Untuk Meningkatkan Bisnis

Bisnis yang berjalan dengan baik merupakan dambaan setiap perusahaan. Dalam hal ini diperlukan strategi khusus. Salah satunya dengan menggunakan sistem Purchasing Software yang semakin memberikan banyak manfaatnya.

Purchasing Software bermanfaat dalam meningkatkan penjualan perusahaan. Beberapa manfaat yang perlu Anda ketahui adalah sebagai berikut ini.

1. Penyimpanan data dalam jumlah tak terbatas

Salah satu manfaat Purchasing Software adalah dapat digunakan untuk menyimpan data atau informasi perusahaan dalam jumlah tak terbatas. Bahkan penyimpanan dapat dilakukan hingga mencapai ribuan item.

Dengan kemudahan aplikasi yang dapat dibuka kapan saja ini sangat bermanfaat dalam proses pencarian barang dalam waktu yang cepat. Hanya dalam beberapa detik saja, Anda sudah bisa menemukan informasi barang yang dicari.

2. Pelacakan produk dengan cepat

Software aplikasi tersebut memungkinkan untuk melakukan penyimpanan dan pengolahan semua data informasi yang berkaitan dengan produk. Saat Anda menggunakan aplikasi ini, tentu akan lebih mudah dan cepat saat melacak produk.

Bahkan Anda tidak perlu melakukan pelacakan produk secara manual. Karena semua informai tersebut sudah tersedia di aplikasi. Pelacakan pada item tertentu atau penurunan harga pun juga bisa dilakukan.

3. Penentuan order pembelian yang mudah

Dalam proses pembelian barang biasanya akan dicek terlebih dahulu mengenai persediaan barang dengan mencari sumber atau bahan produksi yang telah habis. Proses pengecekan ini bertujuan untuk menghindari kehabisan stok barang.

Dalam prosesnya, pembelian dilakukan menggunakan sistem purchasing order dengan mengisi formulir terlebih dahulu. Pengisian formulir digunakan sebagai bukti otentik saat melakukan pembelian.

Nah, dengan adanya Purchasing Software ini dapat berfungsi sebagai penyedia format purchasing order. Dengan begitu, semakin memudahkan dalam pembuatan laporan pembelian.

4. Tampilan persediaan lebih akurat

Dalam sebuah perusahaan, kondisi persediaan barang merupakan hal yang harus diperhatikan. Hal ini bertujuan untuk menghitung persediaan suatu produk dalam jumlah stok yang ditentukan. 

Dengan mengetahui kondisi persediaan ini tak hanya bertujuan untuk melihat laporan yang sesuai dengan pembukuan. Melainkan juga membantu meningkatkan fungsi Sistem Pengendalian Intern (SPI) suatu perusahaan agar berjalan dengan baik.

SPI berfungsi sebagai pembanding persediaan stok setiap bulannya yang nantinya digunakan untuk memperoleh Harga Pokok Penjualan (HPP) pada laporan keuangan. Sekaligus mengetahui apakah laporan keuangan yang dibuat sesuai dengan fakta data yang dimiliki.

Dengan adanya aplikasi software ini akan menampilkan kondisi persediaan yang lebih akurat. Sehingga lebih sulit untuk melakukan kecurangan dengan memalsukan data-datanya.

5. Kelalaian semakin berkurang

Seringkali manusia memiliki kemampuan terbatas dalam hal mengingat dan mengontrol stok barang perusahaan. Tak mungkin semua karyawan dapat menghafalkan semua stok barang yang dijual.

Dalam kondisi seperti ini dapat meningkatkan terjadinya kelalaian yang akan merugikan perusahaan. Oleh karena itu, Purchasing Software sangat diperlukan sebagai alternatif untuk mengatasi permasalahan ini.

Aplikasi tersebut memiliki keunggulan pada fitur pengelolaan stok barang dengan menyimpan semua informasi data barang dengan tepat. Jadi, Anda bisa melihat stok barang di menu laporan tanpa perlu menghafalkan setiap spesifikasinya. 

Kemudahan Bisnis Dengan Software Procure to Pay Terbaik

Purchasing Software merupakan salah satu perangkat lunak yang membantu perusahaan dalam melakukan pencatatan pembelian secara otomatis. Software ini juga menghubungkan fungsi pembelian dengan fungsi akuntansi.

Dengan adanya software pembelian memberikan keuntungan dalam pengelolaan keuangan yang lebih bijak serta menghemat biaya pengeluaran. Dengan melakukan pengadaan terlebih dahulu lebih menguntungkan bagi perusahaan.

Procurite menyediakan Purchasing Software sebagai solusi procure to pay untuk proses pengadaan yang benar. Penerapan procure to pay yang lebih mudah dan efisien dalam sebuah aplikasi semakin memberikan kemudahan dalam mendapatkan barang atau jasa berkualitas.

Penutup

Procurite menyediakan berbagai fitur menarik yang menguntungkan. Diantaranya adalah pencarian kategori barang sesuai kebutuhan dengan cepat dan efisien, memastikan pembayaran sesuai purchasing order. Barang yang dikirim sesuai estimasi sistem sekaligus penerimaan invoice.

Anda bisa melakukan proses pelelangan yang bertujuan untuk mendapatkan harga yang terjangkau dengan kualitas yang baik. Tentu dengan proses yang cepat tanpa ribet atau menunggu terlalu lama.

Jangan lupa untuk mengatur tingkat approval sesuai tipe dan jumlah pengadaan untuk memudahkan proses permintaan dan pembelian barang yang tepat. Sehingga dengan adanya sistem procure to pay ini akan memberikan kemudahan pada bisnis Anda.

Dapatkan keuntungan dan kesuksesan bersama kami, dengan penggunaan Purchasing Software terbaik dari Procurite. 

logo procurite

Tebet Timur Dalam Raya No 43 Jakarta, Indonesia

procurite phone icon+(62-21) 8357385

procurite phone icon085811417123