Metode pengadaan barang dan jasa adalah cara-cara / tahapan yang digunakan untuk memperoleh barang / jasa. Metode ini biasanya dikerjakan oleh beberapa badan instansi, salah satunya adalah Procurite.

Pengguna dari metode ini biasanya berasal dari banyak perusahaan untuk melindungi aset yang masing-masing perusahaan miliki agar tetap efektif, efisien dan tetap memberikan manfaat kepada masing-masing perusahaan terkait. 

Namun, Anda perlu tahu bahwa dalam Metode pengadaan barang dan jasa, ada beberapa metode di dalamnya yang bisa memastikan agar pelaksanaan metode pengadaan barang dan jasa bisa terintegrasi dengan baik.

Apa saja Metode Pengadaan Barang dan Jasa?

Dalam metode pengadaan barang, ada 4 sub-metode yang perlu Anda tahu, antara lain: 

1. Metode Pemilihan Penyedia

Metode ini merupakan metode pemilihan penyediaan baik dalam jenis barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa yang meliputi, E-purchasing, pengadaan secara langsung, penunjukkan secara langsung, tender cepat dan tender reguler. 

Sedangkan untuk metode pemilihan penyedia jasa untuk konsultasi  memiliki 3 cara yaitu dengan seleksi, pengadaan langsung dan penunjukkan langsung. Singkatnya metode ini dilakukan sebagai mekanisme dalam memperoleh penyedia dari pelaku bisnis.

2. Metode Evaluasi Penawaran

Sama halnya dengan metode sebelumnya, metode ini juga dilaksanakan dalam jenis produk berupa barang, pekerjaan konstruksi dan jasa. Sistem penilaian yang diperhitungkan berdasarkan usia dari barang tersebut dilihat dari sisi ekonomis maupun dari harga terendah dari barang tersebut.

Sedangkan untuk metode evaluasi penawaran dengan jenis produk berupa jasa seperti jasa konsultasi dilakukan dengan melihat kualitas dan biaya yang yang ditentukan, pagu anggaran dan dari biaya terendah produknya.

3. Metode Penyampaian Penawaran

Metode yang satu ini bisa dilakukan dengan menggunakan 1 atau 2 file berupa penyampaian dokumen penawaran pengadaan secara langsung dan penunjukkan secara langsung yang hanya bisa dilakukan pada jenis produk jasa konsultasi. Tentunya juga menggunakan beberapa seleksi file yang ada.

Metode ini juga dilakukan langsung oleh pelaku usaha yang ingin melakukan adanya pengadaan barang dan jasa dengan mengikuti beberapa proses yang telah ditentukan oleh pihak penyedia.

4. Metode Kualifikasi

Metode yang satu ini memiliki kualifikasi dalam proses pelaksanaannya  dengan beberapa cara seperti :

• Menggunakan metode sistem gugur untuk pascakualifikasi yang bisa dilaksanakan selama dilakukan kualifikasi terhadap tender barang / pekerjaan konstruksi / jasa yang lain untuk jenis pengadaan yang memiliki sifat tidak kompleks. Metode ini juga bisa dilaksanakan dengan seleksi jasa konsultasi perorangan.
• Sebelum Anda melakukan pemasukan penawaran dengan metode sistem gugur, untuk penyedia atau sistem pembobotan dengan ambang batas penyedia jasa konsultasi, perlu dilaksanakan pemilihan prakualifikasi dengan tender barang/pekerjaan konstruksi / jasa yang sifatnya kompleks.

Itulah beberapa sub metode yang harus Anda ketahui terutama jika Anda menggunakan cara pengadaan dengan penyedia.

Tata Cara Pengadaan Barang dan Jasa yang Tepat

Agar Anda semakin memahami dan mengerti metode pengadaan barang dan jasa, ada beberapa tata cara yang bisa Anda lakukan dalam pengadaan barang dan jasa di suatu perusahaan, antara lain

1. Menganalisa kebutuhan perusahaan

Hal yang pertama yang perlu dilakukan adalah melakukan analisis terhadap kebutuhan suatu perusahaan. 

Proses ini biasanya dilaksanakan oleh tim procurement yang benar-benar memastikan akan kebutuhan perusahaan agar tidak ada uang yang terbuang sia-sia.

2. Persetujuan dari Manajemen

Sebelum diarahkan ke procurement, ada baiknya jika diserahkan terlebih dahulu ke manajemen. 

Dengan menyerahkan pada manajemen, maka otomatis akan mendapatkan persetujuan berupa dokumen tertulis yang menjadi tanda dimulainya proses procurement.

3. Melakukan Tender

Procurement manajemen akan mulai membuka tender terhadap supplier dan vendor. Tim pengadaan akan mencari vendor ataupun supplier yang sesuai dengan kebutuhan dengan kualitas dan harga yang terbaik.

4. Menganalisis Supplier dan Vendor

Setelah dilakukan penawaran tender atau supplier, tim procurement akan melakukan analisis dari penawaran tersebut. 

Biasanya, ada beberapa faktor yang diperhatikan seperti kualitas vendor, pengalaman dari si vendor tersebut, hingga kesesuaian hal yang ditawarkan dengan kebutuhan perusahaan. 

Perlu diperhatikan bahwa kedua hal diatas adalah hal yang penting dan jangan melihat dari segi murahnya harga yang ditawarkan oleh vendor.

1. Meminta Penawaran dan Quotation

Tim pengadaan akan melakukan serangkaian eliminasi dari vendor-vendor atau supplier yang tidak sesuai dengan kriteria dari perusahaan. Lalu perusahaan akan meminta vendor atau supplier yang tersisa untuk memberikan penawaran mereka terhadap perusahaan.

2. Melakukan Negosiasi dan Pemilihan Vendor

Setelah proses penawaran, Anda perlu mengetahui kisaran harga hingga waktu dalam pengerjaan yang vendor atau supplier berikan.

Sehingga perusahaan akan mengetahui vendor atau supplier mana yang akan memenangkan proyek yang dikerjakan. Tim procurement tinggal memilih vendor atau supplier yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

3. Membuat Purchase Order Maupun Kontrak

Setelah pemilihan vendor atau supplier, Anda harus melakukan purchase order. 

Jika kerjasama yang dilakukan perusahan berupa jangka panjang, tim procurement bisa melakukan kontrak dalam beberapa hal tertentu yang dibuat berdasarkan negosiasi yang telah dilakukan sebelumnya.

Dokumen tersebut akan ditandatangani oleh masing-masing pihak yang dalam bentuk purchase ordernya, supplier akan mengirimkan delivery order ataupun work order.

4. Penerimaan Barang & Pengecekan Kualitas

Tim procurement akan melakukan kontrol agar barang dan jasa yang diterima benar-benar diterima oleh perusahaan dengan kualitas yang terbaik. 

Tak hanya itu, procurement management akan memastikan agar kualitasnya sesuai dengan kesepakatan yang dicapai sebelumnya.

5. Pembayaran Pengadaan Barang dan Jasa

Langkah terakhir yang harus Anda tahu selanjutnya adalah pembayaran. Dalam langkah ini perusahaan akan menerima invoice dari vendor atau supplier terpilih. 

Anda perlu melakukan dokumentasi dalam proses ini baik dari mengarsipak setiap pembayaran yang dilakukan, surat-surat PO, kwitansi, bukti pembayaran dan lain sebagainya.

Itulah serangkaian informasi menarik yang perlu Anda tahu mengenai metode pengadaan barang & jasa dalam perusahaan. 

Bicara mengenai metode pengadaan barang & jasa, Anda bisa menggunakan jasa dari Procurite. Procurite adalah aplikasi pengadaan barang yang bisa Anda akses hanya dengan beberapa klik. 

Procurite ini adalah brand dari salah satu anak perusahaan PT Mitra Mandiri Indonesia yang bergerak dalam bidang teknologi informasi khususnya dalam pengembangan aplikasi procurement. 

Procurite juga telah berpengalaman lebih dari 15 tahun dalam bidang ini dan telah memberikan berbagai solusi komprehensif dalam sistem pengadaan barang dan jasa hingga mencapai level enterprise di Indonesia. 

Procurite juga memiliki komitmen dalam mewujudkan metode pengadaan barang dan jasa yang transparan, bermutu standar tinggi, dengan waktu yang efisien.