Sebuah perusahaan tentunya sangat membutuhkan adanya penyediaan barang maupun jasa di dalamnya. Namun perlu Anda ketahui, tak sembarang pihak memahami sistem ini. Ada beberapa syarat penyedia barang dan jasa yang mengatur agar semuanya terjaga dengan baik.

Mengenal Syarat Penyedia Barang dan Jasa

Sebelum lanjut pada bagian syarat penyedia barang dan jasa, Anda harus terlebih dahulu mengenal apa itu penyedia barang dan jasa. 

Untuk mengenalnya, Anda bisa mengenal terlebih dahulu kata “penyedia” dalam konteks ini. 

Arti dari penyedia ini adalah pihak yang terlibat dalam menyediakan sesuatu.

Sehingga jika diartikan secara lengkap, maka penyedia barang dan jasa ini adalah pihak atau pelaku yang termasuk ke dalam penyedia, yang meyediakan barang dan jasa yang dibutuhkan dalam perusahaan. 

Keberadaan mereka sangat krusial atau penting,  untuk menunjang segala bentuk kebutuhan kantor, baik untuk operasional, maupun financial.

Penyedia dalam hal ini, bekerja untuk orientasi uang, karena pihak yang terlibat di dalamnya juga menjurus pada hal yang sama. 

Jadi, jika sudah berkaitan dengan penyedia, maka di dalamnya harus ada hubungan timbal balik yang sepadan. 

Cara ini, membuat kerja sama antara pihak yang membutuhkan, dan penyedia menjadi lebih baik nantinya.

Syarat Penyedia Barang dan Jasa

Setelah mengenal pengertian dari penyedia barang dan jasa, maka Anda bisa lebih lanjut untuk mengenal syarat penyedia barang dan jasa. 

Perlu dipahami, untuk menjadi penyedia barang dan jasa di perusahaan, memang ada syarat dan ketentuan yang berlaku. Syarat ini amat penting untuk dipenuhi. Adapun syarat yang mengatur tersebut, bisa dilihat sebagai berikut:

1. Membuat surat pernyataan

Perlu Anda ketahui, bahwa surat pernyatan yang dibuat tersebut harus memenuhi beberapa point penting di bawah ini:

1. Tidak berstatus sebagai aparatur negara tertentu kecuali sedang ada cuti atau tanggungan di luar itu.
2. Tidak sedang dalam pengawasan tindakan pidana atau orang yang bertanggung jawab dalam hal ini.
3. Ada keikutsertaan yang jelas dan tidak ada pihak lain yang menentang keputusan ini.
4. Tidak masuk dalam sanksi atau daftar hitam apapun.

2. Pakta Integritas

Selain membuat surat sebagai kualifikasi penyedia barang dan jasa, harus membuat Pakta integritas. Bukan hanya itu, Anda harus membaca dengan jelas dan menyetujui semua hal yang ada di dalamnya. Terakhir harus membubuhkan tanda tangan asli sebagai proses persetujuannya.

3. NPWP

Dalam hal ini penyedia harus memiliki NPWP atau Nomor Pokok Wajib Pokok dan memenuhi kewajiban berpajak sejak setahun terakhir.

4.  Kartu Identitas

Syarat penyedia barang dan jasa adalah penyedia barang dan jasa, harus memiliki kartu identitas. Kartu identitas ini berupa KTP/Surat keterangan domisili/Paspor.

Anda bisa memilih salah satu diantaranya yang bisa digunakan atau dimiliki.

5.  Kapasitas

Penyedia barang dan jasa, juga harus memenuhi kapasitas yang menjadi syarat pendirian usaha. 

Kapasitas ini harus bisa dibuktikan dengan beberapa surat penting berupa KTP, surat kuasa (berlaku bagi pengajuannya yang diwakilkan ) dan Akta Pendirian Usaha terkait.

6.  Tempat kantor yang jelas

Syarat keenam yang perlu diperhatikan, adalah adanya tempat kantor yang jelas untuk mendirikan usaha yang dimaksud.

Dalam hal ini Anda harus bisa melampirkan beberapa informasi yang jelas terkait tempat usaha/kantor yang jelas. Jelaskan juga sistem kepemilikan kantornya apakah sewa atau milik sendiri.

7.  TDP

Perusahaan dan lokasi yang dimaksud juga harus memiliki perizinan yang jelas. Dalam hal ini, dokumen yang bisa membuktikannya, adalah TDP atau yang disebut dengan Tanda Daftar Perusahaan. 

Dengan begitu, kredibilitas dan kualitas dari perusahaan tersebut bisa dibuktikan dengan baik.

8.  Usaha perorangan

Lalu bagaimana dengan usaha yang dijalankan sendirian dan masih dalam taraf memulai? 

Banyak orang juga yang bertanya terkait hal yang satu ini. Ternyata kabar baiknya untuk usaha dalam bentuk perorangan tidak perlu perizinan di dalamnya.

9.  Miliki usaha yang jelas

Untuk menjadi penyedia barang dan jasa, jelas saja harus memiliki usaha yang jelas di dalamnya.

Kepemilikan usaha harus sesuai dengan kualifikasi, dan golongan tertentu yang memenuhi syarat untuk membukanya.

Penyedia barang dan jasa memiliki kualifikasi yang berbeda. Adapun kualifikasi yang dimaksud bisa dilihat sebagai berikut:

• Penyedia jasa

Untuk penyedia jasa ini harus memenuhi kualifikasi teknik penting di dalamnya. Adapun teknik yang dimaksud bisa dilihat sebagai berikut:

• Penyediaan sumber daya manusia dan peralatan yang mumpuni

Komponen pertama yang diperhatikan, adalah kemampuan untuk memberikan pelayanan yang terbaik, dengan adanya sumber daya manusia, dan peralatan penunjang dengan baik.

Hal ini sangat menentukan kualitas yang diberikan dari penyedia jasa terkait.

• Pengalaman

Komponen kedua yang penting adalah pengalaman. Penyedia jasa juga harus memiliki pengalaman dan kinerja yang baik dalam memberikan pelayanan jasa bagi perusahaan yang membutuhkan.

• Penyedia barang

Untuk penyedia barang juga harus memenuhi beberapa kualifikasi penting di dalamnya. Adapun kualifikasi yang dimaksud bisa dilihat sebagai berikut:

• Penyediaan sumber daya manusia dan peralatan yang mumpuni

Barang yang disediakan ini harus didukung dengan adanya penyediaan sumber daya manusia dan peralatan yang mumpuni untuk membuatnya.

• Pengalaman

Sama dengan jasa, ternyata untuk penyedia barang, juga harus memiliki pengalaman yang sesuai. Pengalaman ini berkaitan dengan lamanya berkecimpung di dunia penyedia, dan juga kualitas yang diberikan pada para pelanggannya.

Anda bingung untuk mendapatkan penyedia barang dan jasa yang sesuai? 

Jangan khawatir saat ini hadir www.procurite.com. Anda bisa menemukan berbagai macam hal yang dibutuhkan untuk pengelolaan perusahaan menjadi lebih baik. 

Apalagi sistem yang digunakan adalah procure to pay, jadi pasti banyak keuntungan yang didapatkan di dalamnya.

Seperti halnya adanya evaluasi setiap kinerja, yang telah dilakukan setiap pekan yang ditentukan. 

Selain itu, procurite juga memiliki  sistem pembayaran vendor yang terstruktur dan tepat waktu. 

Procurite mempunyai pencocokan dan persetujuan faktur atau sering disebut juga dengan invoice. Hal ini juga cukup krusial, dalam kebutuhan penerimaan barang dan jasa.

Kelima, Anda bisa menggunakannya untuk mempermudah pencatatan pesanan dan pembelian dalam bentuk PO maupun Purchase Order.

Baca Juga: Tujuan Pengadaan Kantor

Jadi perusahaan bisa meminimalisir adanya kesalahan dan ketidakpuasan pelanggan di dalamnya.

Anda juga harus tahu bahwa, dalam pembahasan syarat penyedia barang dan jasa ini memang cukup penting, khususnya dalam suatu perusahaan yang mendalami penyediaan barang dan jasa. 

Pengetahuan tersebut, juga sangat mendukung perkembangan suatu perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya. 

Ketika perusahaan memiliki sistem yang baik, otomatis mempengaruhi tingkat keuntungan yang didapatkan, baik dalam segi operasional maupun financial.